home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / bilpwr53.arc / BILLPWR.EXE / lha / BILLPOWR.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-11-24  |  229KB  |  4,979 lines
  1.                A FEW OTHER PROGRAMS IN THE "POWER OFFICE" LINE-UP
  2.  
  3.  
  4. TICKLEX
  5.  
  6.      TickleX  ($50) is a tickler/calendar program that will keep track of  your 
  7. appointments  and deadlines, print your itinerary at the beginning of each  day 
  8. day,  keep  a "to-do" list, and chart the projected course of each  matter  you 
  9. handle.   It will also schedule trips and vacations, print weekly  and  monthly 
  10. calendars, and beep at you when you need to do something.  
  11.  
  12.      TickleX  is  unusual in its ability to dynamically link reminders  to  ap-
  13. pointments and deadlines.  Assume, for example, that you have a very  important 
  14. meeting  scheduled for 15 August.  As with other programs, you could  establish 
  15. reminders  several days or weeks in advance to allow adequate  preparation  for 
  16. the meeting.  For the purposes of this example, let's say that you have entered 
  17. a  reminder  one week in advance and another two weeks in advance.   Now,  what 
  18. happens if the meeting is moved forward one week to 22 August?  Again, all tic-
  19. kler  programs  would  allow  you to reschedule  it.   But  TickleX  will  also 
  20. automatically  update the two reminders, moving each one week forward in  order 
  21. to maintain the original reminder intervals.  Other programs would require  you 
  22. to  search  for each reminder, delete it, and then enter it  again  on  another 
  23. date.  This TickleX exclusive is an absolute "must" for offices that have  fre-
  24. quent schedule changes.
  25.  
  26.      TickleX  is also unique in the way it handles multi-day  events.   TickleX 
  27. allows  you  to enter an event such as a week-long trip with  just  one  entry.  
  28. Other  programs might require a separate entry to be made for each day  of  the 
  29. trip.   If your trip plans change, you need change only a single entry  if  you 
  30. have TickleX.
  31.  
  32.      TickleX  even has built-in project planning.  No fancy charts,  mind  you.  
  33. Just a very simplistic means of linking and updating related events.  And  it's 
  34. completely  integrated into the TickleX system.  All project updates are  auto-
  35. matically incorporated into the same schedule that contains appointments, dead-
  36. lines, vacations, etc.
  37.  
  38.      Add to these features an attractive user interface, the ability to  attach 
  39. extensive  notes to each scheduled event, a number of other nice  touches,  and 
  40. TickleX comes up a winner.
  41.  
  42.  
  43. MOE
  44.  
  45.      MOE  ($50) is a handy "pop-up" program that contains a number of  features 
  46. useful in a business environment.  It will:
  47.  
  48.      --> schedule upcoming events,  allowing  up to 20 alarms  per day;
  49.      --> maintain a record of your expenses and the time you spend  wor-    
  50.          king  on various projects; 
  51.      --> provide a calculator with a 20-line "tape" and the  ability  to     
  52.          transfer  results  to  your word processor  or  other  program;  
  53.      --> provide a pop-up phone directory that will dial for you; 
  54.      --> allow you to establish numerous mini-databases, such  as  to-do     
  55.          lists, general ledger account numbers, etc.; and
  56.      --> provide a convenient means of sending your  printer  the  codes     
  57.          it needs to change fonts, margins, etc.
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.      Once  MOE  is installed (it needs 100K), it's instantly available  at  the 
  63. touch  of  a few keys.  It may be called up from within most  word  processors, 
  64. spreadsheets, and other primary applications.  If you also happen to have Bill-
  65. Power  and TickleX, you'll find that MOE ties in beautifully with them.   What-
  66. ever appointments or deadlines you've scheduled with MOE will be  automatically 
  67. picked up by TickleX, while BillPower will automatically take in the  services, 
  68. expenses, and receipts you've logged with MOE.  TickleX and BillPower can  even 
  69. assimilate entries made into MOE by users on other computers around the office.  
  70. All you need to do is "OUTPUT" those entries to floppy disks, carry them to the 
  71. central  computer that maintains the BillPower/TickleX data bases, and then  go 
  72. through a simple "INPUT" routine.
  73.  
  74.  
  75. RESEARCH
  76.  
  77.      ReSearch   ($50)  is a program designed to help you keep  track   of   re-
  78. search,  chronologies,  and evidence.  When you enter an item of research,  you 
  79. may  tell ReSearch such things as the source, page, and line number where  that 
  80. item  can be found.  You may also enter an eleven-line summary of the item  and 
  81. indicate  the subject category into which the item falls. 
  82.  
  83.      A prime use of this program is to create printouts of research data,  sor-
  84. ted  alphabetically  by subject abbreviation.  Another use is to keep  tabs  on 
  85. documents  and other evidence (who sent it, who received it, its current  loca-
  86. tion,  etc.).  It can also be used to prepare a chronological report of  a  se-
  87. quence  of  events which may have been entered at random into  the  data  base.  
  88. Finally,  it can scan depositions provided to you on disk in  industry-standard 
  89. ASCII  format and transfer verbatim text directly from the depositions  to  its 
  90. data base.
  91. TO:  INTEGRA COMPUTING, Box 72063, Marietta, GA  30007-2063
  92.  
  93.             Name __________________________________________________________
  94.        Firm Name __________________________________  Phone ________________
  95.          Address __________________________________________________________
  96.             City _________________  State ___  Zip _______  County ________
  97.  # Professionals _____  # Employees ____  Type of Practice ________________
  98. I first heard of Integra Computing from ___________________________________
  99. Prices and availability are subject to change without notice. 
  100.  
  101. Send unregistered** copies of the following:
  102. ___ copies of TickleX        at $10 ea                                   $_____
  103. ___ copies of MultiTrack     at $10 ea                                   $_____
  104. ___ copies of MOE            at $10 ea                                   $_____
  105. ___ copies of Nifty          at $10 ea                                   $_____
  106. ___ copies of PopForm        at $10 ea                                   $_____
  107. ___ copies of ReSearch       at $10 ea                                   $_____
  108. ___ copies of BillPower      at $10 ea                                   $_____
  109.  
  110. Send registered** copies of the following:
  111. ___ copies of MOE            at $50  [$25 w/TickleX/BillPower/MultiTrack]$_____
  112. ___ copies of Nifty          at $50  [$25 with ANY other program]        $_____
  113. ___ copies of PopForm        at $50  [$25 w/TickleX/BillPower/MultiTrack]$_____
  114. ___ copies of ReSearch       at $50  [+ $60  extra to get 1 hr support]* $_____
  115. ___ copies of TickleX        at $50  [+ $60  extra to get 1 hr support]* $_____
  116. ___ copies of MultiTrack     at $100 [+ $110 extra to get 2 hr support]* $_____
  117. ___ copies of BillPower      at $100 [+ $110 extra to get 2 hr support]* $_____
  118. ___ copies of BillPower Plus at $150 [+ $200 extra to get 4 hr support]* $_____
  119.  
  120. To have the programs supplied on 3.5" media,  please enclose $5.00 extra $_____
  121. If you don't live in the U.S., Canada, or Mexico, please add $10.00 more $_____
  122.  
  123.                                                              TOTAL ORDER $_____
  124.           ___% Sales Tax for ___________ county, if you're a GA resident $_____
  125.                                                     GRAND TOTAL ENCLOSED $_____
  126.  
  127. I have read and agree to all the terms of the Disclaimer found below.
  128.  
  129. _______________________________________                       _________________
  130. SIGNATURE                                                     DATE
  131.  
  132. *   Telephone support will be provided if you pre-purchase it with  this  order 
  133. form.  Such support must be used within a year.  When you need assistance,  you 
  134. may reach Integra Computing (404-973-3586) most weekdays from 4:30pm to 6:30pm, 
  135. Eastern Time.  Because so much time is required to respond to mailed correspon-
  136. dence,  letters requesting assistance may not be answered.  If you  need  help, 
  137. call  -- don't write.  But please don't even call unless  you've  pre-purchased 
  138. support  with this order form; if you call without having prepaid for  support, 
  139. each call will cost you a minimum of $15, plus $1 per minute.
  140. **  Unregistered  software is programmed to  remind  you to  register.   Please 
  141. note that no credit will be  given at the time of registration for the cost  of 
  142. an unregistered copy.
  143.      BILLPOWER,  TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM, RESEARCH, MOE, NIFTY, AND  THEIR 
  144. INSTRUCTIONS  ARE PROVIDED  "AS  IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY  KIND  (INCLUDING 
  145. THE  IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY  AND FITNESS FOR A  PARTICULAR  PUR-
  146. POSE).   NO ORAL OR WRITTEN INFORMATION  OR ADVICE  PROVIDED  BY  INTEGRA,  ITS 
  147. DEALERS,  DISTRIBUTORS, AGENTS,  OR  EMPLOYEES SHALL  CREATE A WARRANTY OF  ANY 
  148. KIND REGARDING BILLPOWER, TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM, RESEARCH,MOE, OR NIFTY, 
  149. AND  YOU  MAY  NOT RELY UPON SUCH INFORMATION OR  ADVICE.
  150.      NEITHER  INTEGRA NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN  THE   CREATION, 
  151. PRODUCTION,  OR DELIVERY OF BILLPOWER, TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM,  RESEARCH, 
  152. MOE, OR NIFTY SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCI-
  153. DENTAL  DAMAGES (INCLUDING, BUT  NOT LIMITED  TO, DAMAGES FOR LOSS OF  BUSINESS 
  154. PROFITS,  BUSINESS  INTERRUPTION,  AND LOSS  OF  BUSINESS INFORMATION)  ARISING 
  155. FROM THE USE OF (OR INABILITY TO USE) BILLPOWER,  TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM, 
  156. RESEARCH, MOE, OR NIFTY.
  157. -- LICENSE:
  158.      BillPower,  TickleX, MultiTrack, PopForm, ReSearch, Nifty, MOE, and  their 
  159. documentation are  copyrighted in 1985 to 1989 by R.A. Kelly.  You may use  any 
  160. program on as many computers as you like, as long as it is never installed with 
  161. a SERIAL NUMBER (provided to you when you register as a user) on more than  one 
  162. computer at a time and as long as you do not alter the program in any way.  You 
  163. may distribute any of these programs to potential new users, provided that  you 
  164. never  divulge  your SERIAL NUMBER to anyone, that you charge no  fee  for  the 
  165. program, and that you do not bundle it with (or use it as an incentive to  pur-
  166. chase or  lease) any  other product or service, without the written consent  of 
  167. R.A. Kelly.  All rights not expressly granted above are reserved in R.A. Kelly.
  168.  
  169. -- DISCLAIMER:
  170.      BillPower, TickleX, MultiTrack, PopForm, ReSearch, Nifty, and MOE may con-
  171. tain  design and  programming  flaws.  Before using ANY software on  a  regular 
  172. basis,  try estimating the potential harm that could result from your  reliance 
  173. upon  it.  Please don't use any of these programs unless you're willing to  as-
  174. sume  the  associated risks, such as billing and report inaccuracies  and  data 
  175. loss.
  176.  
  177.      BILLPOWER,  TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM, RESEARCH, NIFTY, MOE, AND  THEIR 
  178. INSTRUCTIONS ARE PROVIDED "AS  IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND (INCLUDING THE 
  179. IMPLIED  WARRANTIES OF MERCHANTABILITY  AND FITNESS FOR A PARTICULAR  PURPOSE).  
  180. NO  ORAL OR WRITTEN INFORMATION  OR ADVICE  PROVIDED  BY INTEGRA, ITS  DEALERS, 
  181. DISTRIBUTORS,  AGENTS,  OR  EMPLOYEES SHALL  CREATE A WARRANTY OF ANY KIND  RE-
  182. GARDING  BILLPOWER, TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM, RESEARCH, NIFTY, OR MOE,  AND  
  183. YOU  MAY  NOT RELY UPON SUCH INFORMATION OR  ADVICE.   USE  OF  BILLPOWER, TIC-
  184. KLEX, MULTITRACK, POPFORM, RESEARCH, NIFTY,OR MOE IS ENTIRELY AT YOUR OWN RISK. 
  185.      NEITHER  INTEGRA NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN  THE   CREATION, 
  186. PRODUCTION,  OR DELIVERY OF BILLPOWER, TICKLEX, MULTITRACK, POPFORM,  RESEARCH, 
  187. NIFTY, OR MOE SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCI-
  188. DENTAL  DAMAGES (INCLUDING, BUT  NOT LIMITED  TO, DAMAGES FOR LOSS OF  BUSINESS 
  189. PROFITS, BUSINESS  INTERRUPTION,  AND LOSS  OF  BUSINESS INFORMATION)  ARISING 
  190. FROM  THE USE OF (OR INABILITY  TO  USE) BILLPOWER,  TICKLEX, MULTITRACK,  POP
  191. FORM,  RESEARCH, NIFTY, OR MOE, EVEN THOUGH INTEGRA MAY BE ADVISED   THAT  SUCH 
  192. DAMAGES ARE POSSIBLE.
  193. -- AGREEMENT:
  194.      As  used  in this Agreement, the terms "BillPower"  ,  "TickleX",  "Multi-
  195. Track", "PopForm", "ReSearch", "Nifty", and "MOE", if not followed by a  series 
  196. or  version  designation, mean any version or series  of  BillPower,  BillPower 
  197. Plus, TickleX, MultiTrack, PopForm, ReSearch, Nifty, or MOE provided to you now 
  198. or in the future.
  199.      Your   attempt to use BillPower, TickleX, MultiTrack,  PopForm,  ReSearch, 
  200. Nifty, or MOE constitutes your  acceptance of the terms set forth in the  fore-
  201. going  LICENSE  and DISCLAIMER (which are incorporated  into  this  Agreement).  
  202. Your attempt to use BillPower,  TickleX, MultiTrack, PopForm, ReSearch,  Nifty, 
  203. or MOE also constitutes your agreement that if you bring any legal action  rel-
  204. ating  to BillPower, TickleX, MultiTrack, PopForm, ReSearch, Nifty, or MOE,  1) 
  205. your sole remedy for the damages for which any defendant is found liable  (inc-
  206. luding direct, indirect, incidental and consequential damages) will be the  re-
  207. covery  of whatever you paid to register as a  user of the program, and 2)  you 
  208. will  pay all defendants' attorneys fees  and other legal costs if you  do  not 
  209. prevail on all claims made in your pleadings.
  210.      The  terms of this Agreement are governed by Georgia law.  If any of  this 
  211. Agreement's  terms shall be held invalid to any extent, the remainder  of  this 
  212. Agreement shall be unaffected by such invalidity.
  213.  
  214.      THE ABOVE PARAGRAPHS CONSTITUTE THE ENTIRE AGREEMENT BETWEEN YOU AND INTE-
  215. GRA.  NO ORAL OR WRITTEN COMMUNICATION, INFORMATION, OR ADVICE FROM ANY  SOURCE  
  216. MAY ALTER THE AGREEMENT AS SET FORTH ABOVE.
  217.  
  218.      SOME STATES DO NOT ALLOW THE EXCLUSION OF IMPLIED WARRANTIES OR OF LIABIL-
  219. ITY  FOR INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES, SO SOME OF THE  ABOVE  EXCLUSIONS  
  220. AND  LIMITATIONS  MAY NOT APPLY TO YOU.  YOU MAY HAVE OTHER  RIGHTS  WHICH  MAY 
  221. VARY FROM STATE TO STATE.
  222.  
  223.                               BILLPOWER
  224.                              INSTRUCTIONS
  225.  
  226.  
  227.     INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  228.       OVERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  229.       FOUNDING PHILOSOPHY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  230.       WHAT BILLPOWER WILL DO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
  231.       HOW BILLPOWER ORGANIZES ITS DATA . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  232.       A FEW DEFINITIONS AND INSTRUCTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  233.  
  234.     SETTING UP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  235.       LOADING BILLPOWER  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  236.       CUSTOMIZING THE PROGRAM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  237.     OPENING THE DATA FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  238.  
  239.     MAIN MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  240.       UTILIZE UTILITIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  241.       CUSTOMIZE THE PROGRAM  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  242.       EDIT TEXT FILES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  243.  
  244.     CASE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
  245.       MAKE A NEW RECORD  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
  246.       EDIT/EXAMINE A RECORD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  247.       HUNT FOR SOME INFORMATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  248.       OMIT ALL RECORDS TAGGED FOR OMISSION . . . . . . . . . . . . . . . 39
  249.  
  250.     SERVICES/FEES MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  251.       MAKE A TIME SLIP OR FEE RECORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  252.       EDIT A TIME SLIP OR FEE RECORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  253.       HUNT FOR SOME INFORMANTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  254.       ZIP TO A TIME SLIP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  255.  
  256.     DISBURSEMENTS MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  257.       MAKE A DISBURSEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  258.       EDIT A DISBURSEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
  259.  
  260.     RECEIPTS MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  261.  
  262.     ADJUSTMENT MODULE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  263.  
  264.     GENERAL LEDGER MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  265.       OPEN A NEW ACCOUNT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  266.       MAKE A TRANSACTION ENTRY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
  267.       HUNT FOR SOME INFORMATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
  268.       OMITTING ACCOUNTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
  269.       ORGANIZING YOUR BOOKS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
  270.       DOUBLE ENTRY ACCOUNTING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
  271.  
  272.     BILLS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  273.       COMPOSITION OF A BILL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  274.       BILLING FORMATS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  275.       RETURN ADDRESS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  276.       OPENING STATEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  277.       CLOSING STATEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  278.       SIGNATURE BLOCK  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  279.       SUMMARY SHEET  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  280.       PREPARING A BILL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
  281.       PRE-BILLS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  282.       DEFERRED BILLING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
  283.       STATEMENT RE-PREPARATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
  284.       "UPDATED COPY" BILLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  285.       CUSTOMIZED BILL FORMATS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  286.  
  287.     NOTE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
  288.  
  289.     PEOPLE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  290.  
  291.     UTILITIES MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
  292.       BACK UP DATA FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
  293.       RESTORE BACKUP FILES FROM A BACKUP DISK  . . . . . . . . . . . . . 72
  294.       SORT TRANSACTIONS CHRONOLOGICALLY  . . . . . . . . . . . . . . . . 74
  295.       ERASE DATA FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
  296.       CASE RE-INDEXING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
  297.       TRANSACTION RE-INDEXING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
  298.  
  299.     CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM. . . . . . . . . . . 76
  300.       CATEGORIES and ABBREVIATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
  301.       AREAS OF BUSINESS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  302.       NUMBERING SYSTEM PROPOSAL  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  303.  
  304.     USING BILLPOWER WITH OLD CASES AND ACCOUNTS  . . . . . . . . . . . . 79
  305.  
  306.     MESSAGES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
  307.  
  308.     BILLPOWER ON A LOCAL AREA NETWORK  . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
  309.  
  310.     APPENDICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                                    BILLPOWER
  316.  
  317.  
  318.        
  319.  
  320.           This documentation contains references to several features found 
  321.      only in BillPower Plus, which may be obtained directly from Integra 
  322.      Computing for $150 ($75, if you're already a registered BillPower 
  323.      user).  Prices are subject to change without notice.
  324.  
  325.  
  326.      OVERVIEW
  327.  
  328.           BillPower is a timekeeping, billing and bookkeeping program de-
  329.      signed specifically for small firms.  It will track time worked on 
  330.      professional matters and calculate the amount owed by each client.  It 
  331.      will also keep up with receipts and disbursements, and it will main-
  332.      tain such accounts as you wish, allowing you to carry out simple book-
  333.      keeping functions.  Perhaps most importantly, it will automatically 
  334.      compile service, disbursement, and receipt transactions for each cli-
  335.      ent into monthly bills.
  336.  
  337.           BillPower is a member of the "ManageX" series of productivity-
  338.      enhancing software.  As such, it must reside in a MANAGEX directory on 
  339.      your hard disk.  Other programs in the series include ReSearch, a pro-
  340.      gram used to keep track of research and/or evidence, and TickleX, the 
  341.      most powerful scheduler/tickler available.
  342.  
  343.           If you are already familiar with computer accounting programs, 
  344.      you may be in for a shock, because BillPower represents an entirely 
  345.      new approach to various aspects of bookkeeping.  BillPower is far more 
  346.      flexible than other programs which lock you into an electronic version 
  347.      of ancient manual accounting procedures.  If you are an "old hand" at 
  348.      bookkeeping, then open your mind to a different system which does not 
  349.      require monthly "postings" or year-end "close-outs"; one that never 
  350.      destroys old data from past months in the interest of consolidation.
  351.  
  352.           While other time and billing programs may offer "links" to exter-
  353.      nal accounting software, BillPower completely integrates its bookkeep-
  354.      ing functions into the rest of the program.  BillPower Plus can, in 
  355.      fact, SIMULTANEOUSLY update affected G/L accounts (as well as a cli-
  356.      ent's balance and aged receivables) at the time that a disbursement or 
  357.      receipt is entered.  This "real-time" approach to bookkeeping, vir-
  358.      tually unprecedented in a time and billing program, saves you the time 
  359.      you would otherwise spend making duplicate G/L entries, posting trans-
  360.      actions, and/or transferring files from one program to another.  With 
  361.      BillPower, a SINGLE entry can handle all the updating that needs to be 
  362.      done.  No other program offers such a degree of integration.
  363.  
  364.           BillPower is designed as a unique "free entry" system.  You may, 
  365.      for instance, open accounts at will, any time you want.  If, several 
  366.      months after having established your chart of accounts, you discover 
  367.  
  368.  
  369.      INTRODUCTION                         4
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.      that you need to add a new account, you may easily do so.  With Bill-
  375.      Power, you may also correct nearly ANY entry made at ANY time in the 
  376.      past.  Assume, for instance, that you wish to modify the service des-
  377.      cription or charge appearing on a time slip that was entered three or 
  378.      four months ago.  While some other office management systems would 
  379.      require the awkward procedure of entering a corrective time slip to 
  380.      offset the faulty one, BillPower allows you to follow your natural in-
  381.      clination: simply calling the erroneous time slip to the screen and 
  382.      editing it.  That keeps your files uncluttered and your reports and 
  383.      bills neat. 
  384.  
  385.           Also unique is BillPower's ability to re-prepare bills.  Other 
  386.      programs won't redo a client's bill after transactions for that client 
  387.      have been "posted" or "closed out", since these procedures often in-
  388.      volve the subsequent destruction of those transactions' data.  Posting 
  389.      and closing out are tedious bookkeeping procedures which are necessary 
  390.      with manual systems, and which have been emulated in many computer 
  391.      accounting programs.  BillPower, however, has been designed to capi-
  392.      talize upon the power of the computer.  It will automatically update 
  393.      all data as each transaction is entered into the computer.  No time-
  394.      consuming posting or close-out procedures are required, and there is 
  395.      no data destruction; therefore, you may re-prepare bills that may be 
  396.      even several months old.  If a client asks you to correct and re-sub-
  397.      mit a bill, it's no problem with BillPower. 
  398.  
  399.           BillPower's aged receivables are also more meaningful than other 
  400.      programs'.  Other programs might report aging periods of "0-30 days", 
  401.      "31-60 days", etc.  These periods are typically figured backward in 
  402.      time, beginning with the latest posting date.  If you haven't posted 
  403.      for some time, you will find yourself doing mental gymnastics to cal-
  404.      culate how the aging periods relate to the CURRENT date (who really 
  405.      cares about the last posting date?).  With BillPower, which does not 
  406.      require posting, the aging periods are reported as "OwedSince FEB", 
  407.      "OwedSince JAN", "OwedSince DEC", etc.  Hence, you know at a glance 
  408.      how much of the money CURRENTLY owed you has been owed since the end 
  409.      of each month shown in the receivables report.  
  410.  
  411.  
  412.      FOUNDING PHILOSOPHY
  413.  
  414.           BillPower is based upon the proposition that it is usually best 
  415.      to send a statement to each client at some regular interval, preferab-
  416.      ly every month.  Even when nothing is due from the client for work 
  417.      done during that period, a statement should be sent, if for no other 
  418.      reason, to let him know that you're still thinking of him.  With this 
  419.      principle in mind, you may select a regular billing interval of 1, 2, 
  420.      3, 4, 5, or 6 months for each client, though, for simplicity's sake, 
  421.      you are urged to use the one-month interval for as many of your cli-
  422.      ents as you can.
  423.  
  424.           Even if a case or project is a fixed fee or contingency one, a 
  425.      statement should be sent to the client on a regular basis before the 
  426.  
  427.  
  428.      INTRODUCTION                         5
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.      case has been completed, so that he may have an ongoing appreciation 
  434.      of all that you are doing for him.  It takes only about a minute for 
  435.      BillPower to prepare the bill.  Your investment in time, paper and 
  436.      postage will be insignificant in comparison to the payoff resulting 
  437.      from keeping each client informed of what you're doing.
  438.  
  439.  
  440.      WHAT BILLPOWER WILL DO
  441.  
  442.           BillPower can handle any combination of the following:
  443.  
  444.           15 timekeepers/employees (partners, secretaries, and others);
  445.           4000 cases/projects;
  446.           4000 accounts; and
  447.           8000 transaction entries per month (services, disbursements, etc).
  448.  
  449.           Each client may be set up for either "Periodic" or "Occasional" 
  450.      billing.  The vast majority of your clients will probably be ones whom 
  451.      you want to bill on a regular basis (monthly, bi-monthly, quarterly, 
  452.      etc.).  These should be set up for Periodic billing, whereas those few 
  453.      clients that are to be billed haphazardly, or only once, may be as-
  454.      signed to Occasional billing.  
  455.  
  456.           BillPower is unique in that it allows you to prepare bills for 
  457.      the same period many times, not just once.  Each bill sent out for any 
  458.      period of time reflects the most current status of the client's ac-
  459.      count with you for that period.  Correcting and re-submitting bills to 
  460.      your clients present no problem to BillPower.
  461.  
  462.  
  463.      Periodic Billing
  464.  
  465.           There is a nominal "minimum" period for which a client set up for 
  466.      Periodic billing will be be billed: one calendar month.  Each bill 
  467.      will include all transactions from the beginning of the first month 
  468.      covered by the bill to the end of the last month covered.  A bill may 
  469.      be re-prepared for the same calendar month (or months) several times.  
  470.      For example, if it were now January 15, and you wanted to send Mr. 
  471.      Smith's bill for work done so far this month, the bill prepared by 
  472.      BillPower would cover all work done during the entire month of January 
  473.      (the beginning of the first month covered by the bill is January 1, 
  474.      and the end of the last month covered is January 31).  However, since 
  475.      no work will have been done after the fifteenth, the bill will effec-
  476.      tively be one for only the period from January 1 to January 15.  
  477.  
  478.           If, in February, you had some reason to prepare another January 
  479.      bill for Mr. Smith, that bill would also show work done during the 
  480.      entire month.  Included on the second January bill would be 1) a recap 
  481.      of what had already been shown on the previous January bill and 2) a 
  482.      listing of what, if anything, had been done from the 16th to the 31st.  
  483.      You may not request a bill for only the period from January 16 to Jan-
  484.      uary 31, since, as mentioned above, the minimum billing period is one 
  485.  
  486.  
  487.      INTRODUCTION                         6
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.      calendar month.  But don't worry.  Mr. Smith will NOT be charged again 
  493.      for the work already reflected in the first bill.  The second bill 
  494.      will SHOW that work for a second time (as a recap), but will not 
  495.      CHARGE him a second time for it.  Of course, if Mr. Smith had sent any 
  496.      payments since the first bill was mailed, those payments would also be 
  497.      reflected on the second bill.  
  498.  
  499.           Clients set up for Periodic billing must be billed at least once 
  500.      every nine months.  As long as you run at least one mass billing per 
  501.      month, BillPower will insure that at no Periodic client goes too long 
  502.      without a bill.
  503.  
  504.  
  505.      Occasional Billing
  506.  
  507.           There is no minimum billing period for clients set up for Occa-
  508.      sional billing.  If you wish, you may prepare one bill today, another 
  509.      tomorrow, another next week, and yet another eight months from now.  
  510.      Each bill will contain only those transactions falling AFTER the date 
  511.      of the last transaction on the preceding bill.  As is the case with 
  512.      Periodic clients, current and previous bills may be re-prepared as 
  513.      needed.  
  514.  
  515.           The advantage of Occasional billing is that you may allow as much 
  516.      time as you wish to elapse between bills (while nine months is the 
  517.      maximum for clients billed Periodically).  One disadvantage is that 
  518.      BillPower will not automatically compute a client's interest, taxes, 
  519.      or monthly retainer fee (as it would if the client were set up for 
  520.      Periodic billing).  And, while clients set up for Occasional billing 
  521.      will be included in mass billings (along with Periodic clients), they 
  522.      can't be RE-BILLED en masse (as can be done with clients set up for 
  523.      Periodic billing).  Thus, if you've already prepared actual (final) 
  524.      bills for a given period of time, and then for some reason need to re-
  525.      do those bills, your Periodic clients may be handled with a mass bil-
  526.      ling.  Your Occasional clients may also be re-billed, but you must 
  527.      handle each individually. 
  528.  
  529.      The Best Billing Method
  530.  
  531.           By far the simplest billing method is Periodic.  It assumes that 
  532.      most of your clients are the sort that should be billed regularly.  And it 
  533.      requires that you have the discipline to set aside a few hours at the 
  534.      beginning of each month to do your billing for the prior month.  Don't 
  535.      do sporadic billing unless it's absolutely necessary.  The scattergun 
  536.      approach is an awful time waster.
  537.  
  538.           Still, you may have a few clients for which regular billing is 
  539.      not appropriate.  These clients should be set up for Occasional bil-
  540.      ling, unless you need to have BillPower automatically calculate inter-
  541.      est, taxes or monthly retainer fees.  And if you think you lack the 
  542.      discipline to stick to a regular billing schedule, you might consider 
  543.      billing ALL your clients with the Occasional method.
  544.  
  545.  
  546.      INTRODUCTION                         7
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.      Automatic Adjustment of Billing Periods
  554.  
  555.           A mentioned previously, BillPower is unusaual in its ability to 
  556.      accept new or changed transactions for dates anytime in the past and 
  557.      to re-prepare old bills.  But there's an effect you may not have 
  558.      considered.
  559.  
  560.           Let's say that the current month is March and that you've already 
  561.      prepared a bill for each of January and February.  Now, for some rea-
  562.      son, you want to enter a new transaction with a January date.  Doing 
  563.      so will, of course, change January's balance forwarded to February 
  564.      (and February's to March).  Since this complication doesn't even occur 
  565.      to most users, BillPower has to somehow account for the changes auto-
  566.      matically.  
  567.  
  568.           What BillPower does is to assume that you'll want the next bill 
  569.      prepared (March's) to reflect the new January entry.  The only way to 
  570.      do so is to insure that the bill includes everything entered since 
  571.      January.  Therefore, the bill prepared for March will actually be one 
  572.      for January, February and March.  Normally, a March bill will contain 
  573.      only transactions entered for March, but, in this case, BillPower has 
  574.      found it necessary to also include a recap of January and February.  
  575.      In this fashion, BillPower attempts to insure that your clients are 
  576.      apprised of changes made in prior months' data.
  577.  
  578.  
  579.      HOW BILLPOWER ORGANIZES ITS DATA
  580.  
  581.           BillPower consists of the following files:
  582.  
  583.           BP.BAT            the batch file used to load BillPower
  584.           BILLPOWR.EXE      the main program file
  585.           BILLPOWR.OVR      overlays for the main program
  586.           EDIT.EXE          an ASCII text editor
  587.           ________.LBF      major data files maintained by the program
  588.           ________.LBI      indices to the major data files
  589.           ________.HLP      help files accessed when you press the F1 key
  590.           ________.LTR      files that contain the text portions of bills
  591.           ________.DAT      miscellaneous minor data files
  592.  
  593.  
  594.  
  595.           BillPower considers each matter handled by the firm to be a 
  596.      "case", unless you customize the program to use another term, such as 
  597.      "project" (see the CUSTOMIZING THE PROGRAM section below).  If you do 
  598.      select another term, you'll have to mentally translate these instruc-
  599.      tions wherever the term "case" appears. 
  600.  
  601.           Each case will be assigned a Case Name, a Case Number and a "Mas-
  602.      terRcrd" Number.  The Case Name is simply a convenient name by which 
  603.  
  604.  
  605.      INTRODUCTION                         8
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.      you can recognize the case, such as "Smith Project" or "State v. Wil-
  611.      liams".  The Case Number is used by the program to locate the case re-
  612.      cord in the computer's data files.  It may be in the same format as 
  613.      that used by your firm to manually file the paperwork pertaining to 
  614.      that case.  The MasterRcrd Number is used to link up to 500 subordin-
  615.      ate case records to their master record.
  616.  
  617.           Each case is subordinate to its master.  If a case is indepen-
  618.      dent (that is, not subordinate to another), then it is its OWN mas-
  619.      ter, and its Case Number and MasterRcrd Number will be the same.  If, 
  620.      however, it is subordinate to another, then the other's Case Number 
  621.      will be the subordinate's MasterRcrd Number.  For example, if case 
  622.      number 2 were subordinate to case number 1, then case 2's MasterRcrd 
  623.      Number would be "1" (case 1, being its own master, would also be as-
  624.      signed MasterRcrd Number 1).
  625.  
  626.           When would you want to subordinate one case to another?  Assume 
  627.      that you and Mr. Smith had a retainer agreement whereby he would pay 
  628.      you $150 per month for any services he needed from you at any time.  
  629.      You might set up a case record with the Case Name, "Smith Retainer" 
  630.      and the Case Number, "SMITJO1".  If Mr. Smith subsequently asked you 
  631.      to help him with a building contract, you might do one of two things.  
  632.      One would be to charge the time you spend working on the contract to 
  633.      the "Smith Retainer" (SMITJO1) case.
  634.  
  635.           The other would be to establish a separate case record, perhaps 
  636.      named "Smith Contract" and possibly numbered "SMITJO2".  If you wanted 
  637.      to make sure that both Mr. Smith's cases were linked for easy subse-
  638.      quent identification, you would assign to the new SMITJO2 case the 
  639.      MasterRcrd Number, "SMITJO1".  A graphic representation of this mas-
  640.      ter-subordinate relationship follows:
  641.  
  642.            MASTER                           SUBORDINATES
  643.                                             Case #:        SmitJo1
  644.                                             Case Name:     Smith Retainer
  645.            Case #:        SmitJo1           MasterRcrd #:  SmitJo1 
  646.            Case Name:     Smith Retainer
  647.            MasterRcrd #:  SmitJo1           Case #:        SmitJo2
  648.                                             Case Name:     Smith Contract
  649.                                             MasterRcrd #:  SmitJo1
  650.  
  651.      As can be seen, the SMITJO1 case is its own master, and it also acts 
  652.      as a master for the SMITJO2 case.  In the future, whenever you want to 
  653.      look through ALL of Mr. Smith's cases, it will be easy, because they 
  654.      all have the same MasterRcrd Number.  MasterRcrd Numbers LINK several 
  655.      cases together for future reference.
  656.  
  657.           Now, on to a related matter.  Unlike some other programs, Bill-
  658.      Power does not require you to set up a separate "client record" before 
  659.      you open any case (or "matter") records for the client.  Each Bill-
  660.      Power case record contains both matter AND client information.  Hence, 
  661.      if you have a client for whom you do not expect to be handling more 
  662.  
  663.  
  664.      INTRODUCTION                         9
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.      than one matter, you need open only ONE record (a case record) for 
  670.      him, rather than TWO (a client record and a matter record).  If, sub-
  671.      sequent to your having opened that single record for him, the client 
  672.      comes to you with more work, you may either: 1) do that additional 
  673.      work under the same case already opened, or 2) set up another case for 
  674.      him.  If you do the latter, you may, though you do not HAVE to, link 
  675.      the two cases by making the first record the second's MasterRcrd.
  676.  
  677.           Though BillPower does not REQUIRE you to do so, you may set up 
  678.      something comparable to a separate "client record" for each client 
  679.      before opening actual cases for him.  To do so, you would actually set 
  680.      up a "case" record for the client and use it as a MasterRcrd for the 
  681.      several matters that you handle for him.  After all, a "client record" 
  682.      does nothing more than link several cases together under one client, 
  683.      and a BillPower MasterRcrd can serve the same function.  You would 
  684.      tell BillPower that this record is intended to serve as a simple cli-
  685.      ent record by beginning its "case" name with an asterisk.  An example 
  686.      of a "client" record follows:
  687.  
  688.          MASTER                             SUBORDINATES
  689.                                             Case #:        SmitJo1
  690.                                             Case Name:     Smith Retainer
  691.          Case #:        SmitJo              MasterRcrd #:  SmitJo 
  692.          Case Name:     *John Smith Cases
  693.          MasterRcrd #:  SmitJo              Case #:        SmitJo2
  694.                                             Case Name:     Smith Contract
  695.                                             MasterRcrd #:  SmitJo
  696.  
  697.           In the above example, the SMITJO record is a "client" record, 
  698.      which contains only the client's name, address, salutation, bil-
  699.      ling interval, responsible employee and a "case" name beginning with 
  700.      an asterisk (any other information filled in will be disregarded by 
  701.      BillPower, since this is only a "client", not a real "case", record).
  702.  
  703.  
  704.      A FEW DEFINITIONS AND INSTRUCTIONS
  705.  
  706.  
  707.      Monitor Contrast
  708.  
  709.           Make sure your monitor's contrast is set so that the screen can 
  710.      display different shades.  If it's not set properly, BillPower's 
  711.      instructions will occasionally seem confusing.
  712.  
  713.  
  714.      Keyboard Entries
  715.  
  716.           Using BillPower requires you to make data entries at your compu-
  717.      ter keyboard.  When you are asked to `enter' something, you should 
  718.      type in the response at the keyboard and then finish your entry by 
  719.      pressing RET (the Return or Enter key).  `Enter', therefore, implies 
  720.      that you will complete your entry with a RET.  If you are asked merely 
  721.  
  722.  
  723.      INTRODUCTION                         10
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.      to `press' a key, you should not press RET after you have pressed the 
  729.      appropriate key.  `Press' means that you need make only one keystroke; 
  730.      'enter' implies that more that one keystroke is permissible, since all 
  731.      entries must end with RET.  
  732.  
  733.  
  734.      Control Characters
  735.  
  736.           On-screen instructions will frequently instruct you to press con-
  737.      trol characters.  A control character is represented graphically as a 
  738.      letter preceded by an up caret (eg: ^A or ^H).  If you are instructed 
  739.      to press a control character, you must hold the Ctrl key down, while 
  740.      simultaneously pressing the appropriate letter key.  For example, to 
  741.      press ^O, hold down the Ctrl key and tap the "O" (or "o") key.  Do not 
  742.      actually press the up caret key; the up carrot is used merely as a 
  743.      graphic representation of the control key. 
  744.  
  745.  
  746.      Entering Numbers
  747.  
  748.           When prices or other monetary figures are entered, never enter a 
  749.      dollar sign, comma or any symbol other than a minus sign.  If, for 
  750.      instance, a price were $9,999.95, you would enter only "9999.95", not 
  751.      "$9999.95" or "9,999.95".  Numbers may usually be up to eight charac-
  752.      ters in length, including the decimal point's position, if there is 
  753.      one.  Entering something other than a number when only a number is 
  754.      called for will result in an entry different from what you intend. 
  755.  
  756.  
  757.      Pausing and Aborting
  758.  
  759.           When you find the computer in the middle of some lengthy proce-
  760.      dure, such as printing a report, and you want to pause, press the 
  761.      space bar.  Doing so will cause the process to stop until you press 
  762.      the space bar again.  This use of the space bar will not work in all 
  763.      of the program's operational modes, but it will in most.  Pressing the 
  764.      space bar will often take a few seconds to have an effect, so be pa-
  765.      tient.
  766.  
  767.           If, instead of wishing that the computer pause in the middle of a 
  768.      procedure, you prefer to abort that procedure altogether, press ESC 
  769.      (the Escape key).  As with the space bar, this key may not work in all 
  770.      parts of the program, and it may take a few seconds to have effect.
  771.  
  772.  
  773.      Printer Toggling and Writing Reports to a Disk File
  774.  
  775.           Whenever you are about to have a report printed on the screen, 
  776.      and you would prefer that it be printed on your printer, press ALT-P 
  777.      (that is, hold down the ALT key and tap "P") just before the report 
  778.      preparation begins.  ALT-P is the printing toggle, and it turns the 
  779.      flow of data to the printer on and off.  You may alternatively send 
  780.  
  781.  
  782.      INTRODUCTION                         11
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.      the data to a disk file, instead of the printer, by pressing ALT-F (in 
  788.      place of ALT-P).  The file created or appended, named "TEXT.MX", may 
  789.      then be modified with most any text editor capable of handling indus-
  790.      try-standard ASCII characters.  Writing reports to the disk is useful 
  791.      if you need to make unusual changes.  And you may wish to occasionally 
  792.      write a bill to the disk, so that you can modify it with your word 
  793.      processor before having it printed. 
  794.  
  795.  
  796.      Message Line
  797.  
  798.           The last line on the display screen will nearly always have a 
  799.      message for you.  If you are ever unclear about what you are supposed 
  800.      to do next, look at the message line, which will be printed in reverse 
  801.      video.  If the intent of the message is not clear, you might find an 
  802.      explanation of it in the MESSAGES section of these instructions.
  803.  
  804.  
  805.      On-Line Help
  806.  
  807.           Any time you want help, the best place to look for it is in this 
  808.      documentation.  However, you may find just the tidbit of information 
  809.      you require if you press the F1 key.
  810.       
  811.  
  812.      Accounts
  813.  
  814.           Certain accounts are opened and maintained automatically by Bill-
  815.      Power.  These are each case's balance due and aged receivable ac-
  816.      counts.  In order to see one of these accounts' status, you need sim-
  817.      ply (E)dit/Examine the appropriate case's record, as explained in the 
  818.      CASE module section.  
  819.  
  820.           Some accounts, however, will NOT be automatically opened by the 
  821.      program.  You will have open them, yourself, in the GENERAL LEDGER 
  822.      module.  These discretionary accounts may include case retainer and 
  823.      trust accounts, as well as escrow, checking, and ANY other type of 
  824.      account you can think of.  BillPower will track up to 4000 such ac-
  825.      counts. 
  826.  
  827.  
  828.      The EDIT Program
  829.  
  830.           There are a few files which will need to be created or modified 
  831.      by BillPower's text editor, EDIT, before you can realize the full pot-
  832.      ential of the program.  For instance, you will certainly want to cus-
  833.      tomize the return address file, so that your correct return address 
  834.      will be reflected on bills prepared by BillPower.  You will have to 
  835.      set up these files only once, unless you wish to subsequently modify 
  836.      them. 
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.      INTRODUCTION                         12
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.           EDIT manipulates simple industry-standard ASCII code.  An extra 
  848.      facility is the ability to embed printer codes in the text prepared 
  849.      with EDIT.  If, for instance, you want your printer to switch to let-
  850.      ter-quality mode when it prepares bills, you could place the appro-
  851.      priate printer code (available in your printer's manual) at the top of 
  852.      the return address file.  To embed any control character (such as the 
  853.      escape character), press ^P first.  For instance, to embed "esc N", 
  854.      actually enter "^P esc N".
  855.  
  856.           You may access EDIT from BillPower's MAIN MENU by pressing ^E.  
  857.      Incidentally, you may also access it directly from the DOS prompt by 
  858.      entering "EDIT". 
  859.  
  860.  
  861.      Deciding which module to use
  862.  
  863.           Use of BillPower requires your understanding its basic modular 
  864.      organization.  Each choice in the MAIN MENU corresponds to a different 
  865.      module.  There is a SERVICE/FEE module, a BILLS module, a DISBURSE-
  866.      MENTS module, and so on.  Whenever you want to do ANYTHING in this 
  867.      program, you should go to the module whose subject matter most prob-
  868.      ably encompasses what you want to do.  For instance, to run a report 
  869.      showing all your services performed during any period, you would go to 
  870.      the SERVICES/FEES module, not to the BILLS module or CASES module.  
  871.      There may be times when your first guess as to the proper module is 
  872.      incorrect.  In that case, take a second guess, and you'll be right.
  873.  
  874.           It is important that you clearly distinguish among the concepts 
  875.      of a disbursement, a receipt, and a service/fee.  If you do not un-
  876.      derstand the differences among them, you will make entries into the 
  877.      wrong modules. 
  878.  
  879.           A service is an amount of WORK performed for a client.  A fee is 
  880.      an amount charged to the client for services performed.  Both services 
  881.      and fees are entered in BillPower's SERVICE/FEE module.
  882.  
  883.           A disbursement is an amount ADVANCED or PAID BY YOU for some-
  884.      thing.  It must be entered in the DISBURSEMENTS module.  If, for in-
  885.      stance, you have paid court costs of $55, this expenditure is a dis-
  886.      bursement.  Do not enter it on a time slip in the SERVICE/FEE module.
  887.  
  888.           A receipt is a sum of money PAID TO YOU.  It is not a disburse-
  889.      ment (which is a sum paid BY you).  BillPower considers receipts to be 
  890.      income, not expenses.  Do not enter into the RECEIPTS module any items 
  891.      purchased by you, since these purchases are properly entered into the 
  892.      DISBURSEMENTS module.  
  893.  
  894.           Receipts are often a source of confusion.  Remember that they are 
  895.      money PAID TO YOU, that is, money that you intend to put into YOUR 
  896.      coffers.  Money given to you in trust is NOT a receipt.  If a client 
  897.      gives you $100 and you intend to put it into trust for him, DO NOT 
  898.  
  899.  
  900.      INTRODUCTION                         13
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.      enter it as a receipt.  That $100 should be registered with BillPower 
  906.      in the GENERAL LEDGER module, where you can follow trusts, escrows, 
  907.      retainers, and other types of accounts.  That $100 is not meant to be 
  908.      a present payment to you for past or future services; rather, it is 
  909.      meant to be placed into trust for the client (in the GENERAL LEDGER 
  910.      module).  At some future time, you might withdraw part or all of it 
  911.      from the trust account as a payment to you, but, until that time, it 
  912.      is not a RECEIPT; it is merely money given to you in trust.  Remember, 
  913.      money given to you is a RECEIPT only if it is going directly into YOUR 
  914.      pocket.
  915.  
  916.           Likewise, a disbursement is money paid by YOU, from YOUR FIRM's 
  917.      accounts, not from a trust account.  DO NOT enter as a disbursement 
  918.      any payment from a trust account.  Remember, it is not a disbursement 
  919.      unless it comes from your firm's own funds.  Money taken out of a 
  920.      trust account is NOT a disbursement, as BillPower understands the term 
  921.      -- it is simply a withdrawal of money from an account, to be handled 
  922.      in the GENERAL LEDGER module, not the DISBURSEMENTS module. 
  923.  
  924.           Do not read further until you understand the discussion, so far. 
  925.  
  926.           Sometimes, the item you wish to enter does not seem to fit well 
  927.      into the main categories of services/fees, disbursements, and re-
  928.      ceipts.  For instance, an established client's current (at the time 
  929.      you first enter his data into BillPower's files) balance is not strict-
  930.      ly a "fee", since it does not apply to a specific single event or 
  931.      transaction.  Nevertheless, it must be entered somewhere.  The AD-
  932.      JUSTMENTS module exists for the purpose of adjusting client bills for 
  933.      things that do not seem to fit well into the categories discussed 
  934.      above.  If, for instance, you wished to decrease the amount due re-
  935.      flected on a bill, you would probably wish to register an adjustment 
  936.      in the form of a write-off. 
  937.  
  938.  
  939.      Obtaining Reports
  940.  
  941.           In order to obtain a report, you will have to go to the approp-
  942.      riate module and request a (H)unt through that module's records (Hunt-
  943.      ing will be explained in later sections).  The records found in the 
  944.      hunts may be displayed on screen or on your printer (ALT-P toggles the 
  945.      printer, remember?).  
  946.  
  947.           Which module contains the report you want?  Just ask yourself 
  948.      what the report concerns.  If it concerns services performed, fees 
  949.      charged or hours worked, then you should go to the SERVICE/FEE module.  
  950.      If it concerns money received, go to the RECEIPTS module.  For a re-
  951.      port on money paid out by the firm, the DISBURSEMENTS module is appro-
  952.      priate.  The GENERAL LEDGER module will give you a report about ac-
  953.      counts and their balances, while the ADJUSTMENTS module will report on 
  954.      write-offs and other adjustments.  If you are looking for general in-
  955.      formation about cases, such as a case's balance, try the CASE module 
  956.      (which contains data for each case that would typically be kept on the 
  957.  
  958.  
  959.      INTRODUCTION                         14
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.      "cover sheet" for that case's file folder).
  965.  
  966.  
  967.      Omitting Records
  968.  
  969.           Records may be physically omitted from any of the Case, and Ac-
  970.      counts files when such records are no longer needed.  The process in-
  971.      volves two steps:  first, "tagging" a record for omission in the Edit 
  972.      mode by pressing ^O; and second, actually omitting all the records in 
  973.      the file which have been tagged.
  974.  
  975.           Though a record may not be physically omitted from the transac-
  976.      tions (Services/Fees/Disbursements/Receipts/Adjustments) file, ^O 
  977.      (pressed while the record is being edited) will cancel its EFFECTS, 
  978.      just the same.  In these files, ^O does not "tag" a file for future 
  979.      omission; it simply deletes all the data on the affected record, 
  980.      thereby canceling its effect.  The record will still physically exist 
  981.      after it is "omitted", but it will be empty and will have no effect.
  982.  
  983.  
  984.      Tricking BillPower
  985.  
  986.      WARNING!
  987.       
  988.           When BillPower asks for some information, NEVER, NEVER try to 
  989.      manipulate it by giving false data.  Doing so will almost certainly 
  990.      cause errors resulting from BillPower's reliance upon your input.  
  991.      Never, for instance, succumb to the temptation to tell BillPower that 
  992.      today is any date other than today's real date.  There is no way you 
  993.      can anticipate all that BillPower will do with the false data you may 
  994.      give it.
  995.  
  996.  
  997.      Moving BillPower to a new Computer
  998.  
  999.           BillPower intimately binds itself to the data base you create on 
  1000.      your computer.  Therefore, if you wish to move BillPower to a computer 
  1001.      other than the one on which it is presently being used, be sure to 
  1002.      transfer ALL the files contained in the MANAGEX sub-directory to the 
  1003.      new computer.  Also and make sure that the new computer's MANAGEX dir-
  1004.      ectory is on the drive whose designation (eg: C, D, or E) is the same 
  1005.      as the old computer's. 
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.      INTRODUCTION                         15
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.      SETTING UP
  1024.  
  1025.  
  1026.      LOADING BILLPOWER
  1027.  
  1028.           The first thing you must do to get BillPower into operation is to 
  1029.      make sure that all the files found on the distribution disks are put 
  1030.      into the ManageX subdirectory of your hard disk.
  1031.  
  1032.           When you've done that, you will be ready for the next few para-
  1033.      graphs' CAUTION.  Remember that disk data is easily corrupted or des-
  1034.      troyed.  Therefore, you should be aware of the need to make backup 
  1035.      copies of your data on a daily basis. 
  1036.  
  1037.           Integra recommends that you keep at least two separate sets of 
  1038.      backup disks for your data.  Label the disks in one set "odd" and the 
  1039.      other "even".  On odd dates, use the "odd" disks for backups, and on 
  1040.      even dates use the "even" ones.  In this way, even in the event that 
  1041.      one of your backups sets fails, you will still have the other contain-
  1042.      ing data no more than two or three working days old.  You should also 
  1043.      have another set that you use for weekly backups and yet another for 
  1044.      monthly backups.
  1045.  
  1046.           Note that, as your data base grows over time, you will have to 
  1047.      add more backup disks.  When you start out, you'll probably need only 
  1048.      one disk in each of your ODD and EVEN sets.  But, as time goes by, 
  1049.      you may end up with as many as three or four backups per set.  If 
  1050.      your data base grows beyond that, you may decide to erase some 
  1051.      files from the hard disk. 
  1052.  
  1053.           NOTE:
  1054.                Before you erase ANY records, you should re-label your 
  1055.           most recent set of backup disks as "archives", to be stored 
  1056.           perpetually.  You should indicate on them the months whose 
  1057.           data they contain.  Then, start a new set of backups (to 
  1058.           take the place of the ones converted to archive use).  Bac-
  1059.           kup disks are to be used regularly.  Archives are to be 
  1060.           stored permanently, so that, if ever needed, you will be 
  1061.           able to retrieve data long ago deleted from the hard disk, 
  1062.           and no longer being backed up on the backups.
  1063.  
  1064.                NEVER, NEVER erase any data files until you have first 
  1065.           designated your most recent backups disks as archive disks.  
  1066.           They must not take the place of archives made earlier; rather,
  1067.           they should be ADDED TO your archive collection. 
  1068.  
  1069.           
  1070.      CUSTOMIZING THE PROGRAM
  1071.  
  1072.           Now that all the BillPower files are located on the ManageX sub-
  1073.      directory, you should move to that subdirectory to use the program.  
  1074.      To start the program, enter "BP" (for "BillPower") at the keyboard.
  1075.  
  1076.  
  1077.      SETTING UP                           16
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.           NOTE:
  1084.                You must be sure that you are in the hard disk ManageX
  1085.           subdirectory.  
  1086.  
  1087.           FOR USERS FAMILIAR WITH DOS:
  1088.                If you wish to access BillPower from a batch file lo-
  1089.           cated in another subdirectory, you must put BP.BAT into 
  1090.           that other subdirectory and erase it from the ManageX sub-
  1091.           directory.  Use EDIT to modify the subdirectory refer-
  1092.           ences at the top and bottom of the BP.BAT file.  Do not 
  1093.           change BP.BAT's name, and make sure that the subdirectory 
  1094.           that contains it is in the DOS path.  NEVER rename BP.BAT 
  1095.           (BillPower must always be entered from a batch file called 
  1096.           "BP.BAT"), and make no modifications other than to change 
  1097.           its references to subdirectories at the top and bottom of 
  1098.           the file.
  1099.  
  1100.           If this is your first use of the program, one of the first 
  1101.      screens that appears will contain a series of prompts whose purpose is 
  1102.      to find out how your computer system is configured and how you want 
  1103.      BillPower to work for you.
  1104.  
  1105.  
  1106.      Period during which no interest will be charged
  1107.  
  1108.           This figure is the number of days after a bill is sent that you
  1109.      will allow a client as a grace period before interest is charged.  If
  1110.      you don't intend to charge interest, this figure is irrelevant, and 
  1111.      you may ignore the prompt by simply pressing RET.
  1112.  
  1113.           As you set up each case's record, you will have the opportunity 
  1114.      to enter a monthly rate at which interest will be charged the client 
  1115.      (if no interest is to be charged, you may just enter "0" at that 
  1116.      time).  When that case's monthly bills are prepared, interest will be 
  1117.      charged at that rate for all sums from the previous bill which have 
  1118.      still not been paid.  HOWEVER, no interest will be charged unless the 
  1119.      number of days designated here have elapsed between the invoice date 
  1120.      of the previous bill and the invoice date of the new bill being pre-
  1121.      pared.  
  1122.  
  1123.           Let us say, for example, that you enter 30 interest-free days 
  1124.      here.  Let us also presume that the client's balance due on the last 
  1125.      bill is $100 and that he has paid only $50 since that bill was sent.  
  1126.      You are now preparing the next month's bill.  If only 30 days have 
  1127.      elapsed between the last bill's invoice date and this one's, no in-
  1128.      terest will be charged on the $50 still owed from last month.  If, 
  1129.      however, at least 31 days have elapsed, the interest will be charged 
  1130.      on the basis of the following calculation:
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.      SETTING UP                           17
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.           $   50.00 (still owed) 
  1143.           x   interest rate for that case 
  1144.           x   number of months entered between the last bill's 
  1145.               and this new one's statement dates.
  1146.           ------------
  1147.           =   interest
  1148.  
  1149.  
  1150.      Lines printed per page on printer 
  1151.  
  1152.           Most printers are pre-set for 66 rows, unless you change their 
  1153.      default settings.  BillPower also assumes a default value of 66, unless 
  1154.      you change that assumption here.  If you are using standard letter-
  1155.      sized paper, and if your printer uses a spacing of 6 lines to the 
  1156.      inch, you do not need to change this value.
  1157.  
  1158.           If you have a laser printer, you should enter "LASER" at this 
  1159.      item.  Doing so will tell BillPower that your printer will handle all 
  1160.      the line counting, itself. 
  1161.  
  1162.  
  1163.      Lines from paper top to letterhead bottom
  1164.  
  1165.           If you will not be using letterhead paper, skip this item.  If, 
  1166.      however, BillPower will be printing statements onto private letterhead 
  1167.      paper, it must know how far down the page to begin printing.  Measure 
  1168.      the distance from the top of the page to the bottom of the letterhead 
  1169.      as accurately as possible.  Then enter the number of lines (at 6 
  1170.      lines to the inch) that can be printed in that space.  For instance, 
  1171.      if the distance were 2.2 inches, you would enter "13" (for "13 
  1172.      lines").  
  1173.  
  1174.  
  1175.      Printer Initialization Code
  1176.  
  1177.           You may need to refer to your printer's manual for this data, 
  1178.      which is NOT essential for using BillPower.  Therefore, if you're new 
  1179.      to computing, you may want to skip this item for now (by pressing 
  1180.      RET), and come back at some later date (after you've had more exper-
  1181.      ience with your computer and printer). 
  1182.  
  1183.           You will almost certainly want reports prepared on your printer 
  1184.      to be centered.  However, some printers are incapable of centering 
  1185.      paper on the platen.  If you have one of these printers, it must be 
  1186.      sent a special code to make it begin printing each line further to the 
  1187.      right than usual.  BillPower will send this code if you will tell it 
  1188.      here exactly what the code your specific printer expects for a Left 
  1189.      Margin change. 
  1190.  
  1191.           You might also change fonts (to, perhaps, Elite) by sending a 
  1192.      code.
  1193.  
  1194.  
  1195.      SETTING UP                           18
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.           Your printer's manual contains the proper code instructions.  
  1202.      Make sure that the code you supply is a DECIMAL code, not a HEXADECI-
  1203.      MAL code.  Fifteen spaces allows you to enter five 3-digit numbers in 
  1204.      sequence.  Make sure that each number constituting the code is rep-
  1205.      resented as a 3-digit decimal (eg: 52 should be entered as "052", and 
  1206.      1 should be entered as "001").
  1207.  
  1208.           The code you enter need not actually fill fifteen spaces if few-
  1209.      er are needed.  Assume, for instance, that you have an Epson printer 
  1210.      and that you need to move the margin to the right 4 spaces.  To do 
  1211.      so, you must enter nine digits: "027108052".  The "027" translates to 
  1212.      the ESC key; "108" translates to "l"; and "052" means a 4-space mar-
  1213.      gin ("053" would be a 5-space margin).
  1214.  
  1215.           Incidentally, what has been described above will probably work 
  1216.      just fine for reports.  But a mere five decimal codes may not be 
  1217.      enough for the potentially elaborate printer formatting you may want 
  1218.      to do for bills.
  1219.  
  1220.           To further customize your printing for bills, use EDIT to embed 
  1221.      printer control codes at the top of the return address file (M-
  1222.      RETADD.LTR).  To do so, you have to enter the actual characters, NOT 
  1223.      decimal codes, needed to change the printer's characteristics.  If you 
  1224.      want to enter a control character, press ^P first.  When you press ^P, 
  1225.      nothing will appear on the screen, but EDIT will be primed to assume 
  1226.      that the NEXT key pressed is a control key combination.  Assume, for 
  1227.      instance, that you need to embed "ESC Q" in the file.  To do so, you 
  1228.      would actually enter "^P ESC Q", not just "ESC Q".  Note that the ESC 
  1229.      key an other control characters may appear as peculiar symbols on your 
  1230.      display.
  1231.  
  1232.           You may intersperse different printer format codes at different 
  1233.      places in your return address file in order to achieve a variety of 
  1234.      fonts on the same bill.  You may also place codes into the bill open-
  1235.      ing and closing paragraph files, as well as in each signature block 
  1236.      file.   
  1237.  
  1238.           As you can see, BillPower offers you an enormous range of printer 
  1239.      formatting flexibility.  But you must know how to use your printer's 
  1240.      codes in order to tap into this power.
  1241.  
  1242.  
  1243.      Indent used for client addresses on bills
  1244.  
  1245.           BillPower will normally print a bill's client address at the left 
  1246.      margin (column 0).  If your paper is centered in the printer when 
  1247.      bills are prepared, this positioning should allow the address to show 
  1248.      through the window in a standard envelope.  If, however, you wish to 
  1249.      move the address to the right, you may designate another column.  It 
  1250.      is recommended that you leave this figure zero until you attempt to 
  1251.      prepare bills and determine that you need to change it.  To change 
  1252.  
  1253.  
  1254.      SETTING UP                           19
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.      this indent (or any of these other setup items) at a later date, you 
  1260.      need simply select the (^C)ustomize option from the MAIN MENU. 
  1261.  
  1262.  
  1263.      Account automatically adjusted for disbursements and receipts
  1264.  
  1265.           Your entry for this item will have effect only if you're using 
  1266.      BillPower Plus.
  1267.  
  1268.           BillPower Plus offers simple integrated accounting functions.  
  1269.      One way this can be achieved is to allow you to designate the account 
  1270.      you want affected whenever you spend or receive money.  If you've 
  1271.      opened that account with BillPower, the program will automatically 
  1272.      withdraw the amount of any disbursement you make from that account, 
  1273.      saving you the time of making a separate account-adjusting entry.  
  1274.      Likewise, whenever you make a receipt, a deposit to the designated 
  1275.      account will automatically occur.
  1276.  
  1277.           Assume that you always want your checking account to be adjusted 
  1278.      for disbursements and receipts, and that you have opened such an ac-
  1279.      count in the General Ledger module, assigning it the account number, 
  1280.      "CHECK".  If you enter "CHECK" at the cursor here, the CHECK account 
  1281.      will be the one adjusted for disbursements and receipts.  Of course, 
  1282.      you should insure that you have previously opened the CHECK account in 
  1283.      the General Ledger module. 
  1284.  
  1285.           If you make an entry here, every time you enter a receipt or dis-
  1286.      bursement, you'll be afforded the opportunity to enter up to two ac-
  1287.      counts to be automatically adjusted.  One of these account will al-
  1288.      ready be filled in (with "CHECK", for example), leaving you one more 
  1289.      to enter if you are interested in making a "double entry" to keep your 
  1290.      books balanced.
  1291.  
  1292.           If you make NO entry here, you will not be given the chance to 
  1293.      enter any account information when you make a receipt or disbursement 
  1294.      record.
  1295.  
  1296.           If you like the idea of having the automated double entry option 
  1297.      available when you enter disbursements or receipts, but don't want the 
  1298.      same account (eg: CHECK) every time, you should enter "NUL" here.  
  1299.      "NUL" tells BillPower that you want to make use of the program's doub-
  1300.      le entry facilities, but don't want the SAME account adjusted for ALL 
  1301.      disbursements and receipts.
  1302.  
  1303.           See the GENERAL LEDGER section for more details.
  1304.  
  1305.  
  1306.      Minimum time charged on Time Slips
  1307.  
  1308.           If your firm charges clients for a minimum amount of time when-
  1309.      ever work is done in their behalf, enter the number of minutes here.  
  1310.      For instance, if you always charge clients for at least a quarter-
  1311.  
  1312.  
  1313.      SETTING UP                           20
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.      hour of work whenever you speak to them on the phone or handle any 
  1319.      matter for them, you should enter "15" here (a quarter-hour is fif-
  1320.      teen minutes).    If you don't have a minimum time that you charge 
  1321.      clients, just leave this item as zero.  Of course, the entry made 
  1322.      here will affect only cases that are to be charged by the hour, not 
  1323.      contingency, fixed fee, or monthly retainer cases. 
  1324.  
  1325.  
  1326.      Screen Colors  
  1327.  
  1328.           You'll see this prompt only if you have a color video board.  
  1329.      Press "M", "S", or "B" until the color combination you want appears. 
  1330.  
  1331.  
  1332.      Employees and their charge rates
  1333.  
  1334.           Three timekeepers are allowed in BillPower, while BillPower Plus 
  1335.      allows fifteen.  For each one, you may enter his/her initials and up 
  1336.      to 6 hourly rates, which the program will use to compute client 
  1337.      charges.
  1338.  
  1339.  
  1340.      Tax on services
  1341.  
  1342.           There is another item you may customize, but it's needed so rare-
  1343.      ly that it's not shown on the CUSTOMIZING screen.  This item is a tax 
  1344.      on services.  
  1345.  
  1346.           If services in your area are taxed, you will want BillPower to 
  1347.      automatically compute the tax for you when it prepares bills.  To tell 
  1348.      BillPower what your local tax on services is, exit the program at your 
  1349.      earliest convenience.  Then, re-enter it typing at the DOS prompt, 
  1350.      "BILLPOWR x ?.???", where "?.???" is your local tax.  You need do this 
  1351.      only once; from then, on, BillPower should be loaded with the command, 
  1352.      "BP".
  1353.  
  1354.  
  1355.      Using a term other than "case"
  1356.  
  1357.           If you wish to substitute another term for "case", you'll need to 
  1358.      alter the BP.BAT file with EDIT.EXE (Ctrl-E from the Main Menu).  Find 
  1359.      the line that says "billpowr" and change it to "billpowr x x x Project", 
  1360.      "billpowr x x x Job", or "billpowr x x x File", depending upon which 
  1361.      term you wish to take the place of "case".
  1362.  
  1363.  
  1364.      Wrapping up the Installation
  1365.  
  1366.           You will next be asked whether you need to change any of the 
  1367.      information you have just entered.  If you press "Y", you will be 
  1368.      taken back to the first prompt to start over again.  If you press 
  1369.      "N", you will be asked to confirm today's date.  If the date dis-
  1370.  
  1371.  
  1372.      SETTING UP                           21
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.      played is correct, just press RET.  If the date is wrong, you may use 
  1378.      the cursor control keys to highlight the proper date and then press 
  1379.      RET.
  1380.  
  1381.           NOTE:
  1382.                BillPower is designed to be used on a regular basis.
  1383.           If you indicate that today is a date much different from 
  1384.           the last date that the program was used, BillPower will 
  1385.           assume that you have made a mistake.  The program won't 
  1386.           believe you of you tell it that today is 28 or more days 
  1387.           later than the date on which it was last used; nor will 
  1388.           it accept that today is in a month prior to the month in 
  1389.           which it was last used.  Thanks to this date checking,
  1390.           you're not likely to make gross errors in entering dates.
  1391.  
  1392.           In addition to using the cursor control keys to enter highlight 
  1393.      dates on the pop-up calendar, you may also enter them manually.  One 
  1394.      of three formats must be used.  For an example of each, assume that 
  1395.      today is December 1, 1989.  You could enter it as "1 DEC 89", 
  1396.      "12/01/89", or "120189".  
  1397.  
  1398.           Here it should be noted that there are many places in the program 
  1399.      where you will be asked to enter a "Mon Yr" (translation: month and 
  1400.      year).  When you come to such a place, simply enter the first three 
  1401.      characters of the month, then enter a space, and finally enter the 
  1402.      last two digits of the year.  For example, December 1989's "Mon Yr" is 
  1403.      "Dec 89".
  1404.  
  1405.  
  1406.      OPENING THE DATA FILES
  1407.  
  1408.           After you have entered the date, BillPower will double-check it 
  1409.      and then begin confirming the existence of data files.  If this is 
  1410.      your first use of BillPower, no data files will exist yet, so you will 
  1411.      be asked whether you want to create them.  The specific prompt ap-
  1412.      pearing on the screen will be, "[month] files do not exist -- create 
  1413.      them?"  Answer Yes by pressing "Y", unless, for some reason you do 
  1414.      NOT want to create new files for the month.
  1415.  
  1416.           Next, a message will appear, asking, "Do you want to erase any 
  1417.      old data from the hard disk?"  This message will appear only during 
  1418.      each month's FIRST USE of BillPower.  Keeping some old files may be 
  1419.      useful for referencing data from previous months, but how many old 
  1420.      files you preserve depends upon how much hard disk space you are wil-
  1421.      ling to devote to BillPower, and how much you need for other uses.  It 
  1422.      is recommended that you keep a minimum of a year's-worth of data on 
  1423.      the hard disk.
  1424.  
  1425.           If this is your first use of BillPower, there are no old files, 
  1426.      and you may, therefore, answer the question by pressing the "N" key 
  1427.      (for "No, I do not want to...").  But before you do, please read on, 
  1428.      so that you will gain an understanding of what to do when you reach 
  1429.  
  1430.  
  1431.      SETTING UP                           22
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.      this point in the coming months. 
  1437.  
  1438.  
  1439.      Setting up files for a new month
  1440.  
  1441.           Some files used by BillPower keep track of perpetual information 
  1442.      which must be consistent from month to month.  These perpetual files 
  1443.      will be automatically updated by BillPower at the appropriate times.  
  1444.      Other files, however, are month-specific.  These specialized files 
  1445.      will be created "from scratch" each month, and they'll hold that 
  1446.      month's services, disbursements, receipts, adjustments and notes.  
  1447.      They all have names beginning with the name of the month to which they 
  1448.      apply.
  1449.  
  1450.           If you want to clear up some hard disk space by erasing old 
  1451.      monthly files, and if you have not already taken care of that matter, 
  1452.      press "Y" when asked whether you want to erase some old data.  Make 
  1453.      sure, however, that you have floppy archive copies of the files about 
  1454.      to be erased.  You never know when you may need to retrieve some old 
  1455.      data which has been deleted from the hard disk.  If you have not made 
  1456.      the archives AND prepared ALL bills which will draw upon data compiled 
  1457.      during the months you are considering deleting, you should NOT delete 
  1458.      those months' files.
  1459.  
  1460.           After BillPower has erased whatever files you specified (if any), 
  1461.      it will create this month's new files and take you to the MAIN MENU.
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.      SETTING UP                           23
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.      MAIN MENU
  1496.  
  1497.           The MAIN MENU reflects the structure of the program.  Look at it 
  1498.      closely.  The message at the bottom requests that you press one of the 
  1499.      letters in parentheses.  If you wish deal with a case (or job/project) 
  1500.      simply press "C" to go to the CASE module.  Once there, you will be 
  1501.      presented with a similar CASE MENU.  The menu in each module is simi-
  1502.      lar to those in all the others. 
  1503.  
  1504.           To manipulate information within data records, press the appro-
  1505.      priate key indicated in parentheses.  For instance, to go to the 
  1506.      (R)eceipt file to enter, change, or otherwise manipulate information 
  1507.      within one of its records, you would press "R".  To enter or manipu-
  1508.      late a (N)ote, press "N".  Bills and most of the "enter/manipulate" 
  1509.      options shown in the center of the screen have separate sections of 
  1510.      these instructions devoted to them; the remaining options are dis-
  1511.      cussed below. 
  1512.  
  1513.  
  1514.      UTILIZE UTILITIES
  1515.  
  1516.           This option takes you to the UTILITIES module, where you can do 
  1517.      several useful things, such as erasing files and and sorting trans-
  1518.      actions chronologically.  Please see the UTILITIES MODULE section for 
  1519.      details.
  1520.  
  1521.  
  1522.      CUSTOMIZE THE PROGRAM  
  1523.  
  1524.           This option allows you to alter the parameters (such as the text 
  1525.      color) you established when you initially entered the program.  See 
  1526.      the CUSTOMIZING THE PROGRAM section (above) for details. 
  1527.  
  1528.  
  1529.      EDIT TEXT FILES   
  1530.  
  1531.           This option will take you directly into the EDIT program.  There, 
  1532.      you can alter many files, including those used for the opening and 
  1533.      closing paragraphs on bills, signature blocks, your income-expense 
  1534.      categories, your chart of accounts, and your return address. 
  1535.  
  1536.  
  1537.      ESC from BILLPOWER
  1538.  
  1539.           This option allows you to exit the program.  Upon leaving Bill-
  1540.      Power, you'll be asked whether you wish to copy your data files.  You 
  1541.      should almost ALWAYS answer affirmatively.  Never fail to heed a hint 
  1542.      to backup your files.  If you do elect to copy your files, you will be 
  1543.      taken through a routine similar to that experienced if you were to 
  1544.      select the "(B)acking up files" option in the UTILITIES module.  See 
  1545.      the UTILITIES MODULE section for details. 
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.      MAIN MENU                            24
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.      CASE MODULE
  1555.  
  1556.  
  1557.           In the CASE module, you will manipulate case/client records.  You 
  1558.      should regard a case/client record as merely a descriptive cover sheet 
  1559.      that would go into each case's file folder.  This record (or cover 
  1560.      sheet) can be inspected at any time to get a quick overview of the 
  1561.      case's current status in such areas as its balance due and its 
  1562.      aged receivables.  Remember that, anytime you want information on bal-
  1563.      ances due or receivables, you should come to the CASE module.
  1564.  
  1565.  
  1566.      MAKE A NEW RECORD
  1567.  
  1568.           If you press "M", you will be asked to give BillPower a Case Num-
  1569.      ber for the new case.  After you enter it, you will be taken into the 
  1570.      Edit mode, where you can fill in other information pertaining to that 
  1571.      case.
  1572.  
  1573.           NOTE:
  1574.                Though you may use ANY case numbering scheme you like, 
  1575.           you are strongly encouraged to use one in which the 
  1576.           case name consists of the first 4 or 5 letters of the cli-
  1577.           ent's last name and the first 2 or 3 letters of his fist 
  1578.           name (eg: John Smith's first case would be "SMITJO1".  Do-
  1579.           ing so will make case numbers easier to remember and will 
  1580.           also make certain searches for case information proceed 
  1581.           more a little more quickly than if you were to use another 
  1582.           scheme.
  1583.  
  1584.           The Edit mode's screen displays some information which you cannot 
  1585.      change, such as the case's balance.  Since the balance is automati-
  1586.      cally updated as each service/fee, disbursement, and receipt entry is 
  1587.      made, you may not alter it here.  If, for some reason, you want to 
  1588.      change this case's total amount due your firm, you must select the 
  1589.      "(A)djustment" option in the MAIN MENU.  The reason that you are not 
  1590.      allowed to make this change directly here is that, if you did so, 
  1591.      there would be no permanent record of the change and its reason.  
  1592.      Forcing you to make an Adjustment will result in the filing of such a 
  1593.      record.
  1594.  
  1595.           For similar reasons, you are also prevented from changing the 
  1596.      receivables displayed.  Note that one of the items reported is 
  1597.      "CrntDue", which represents the amount still due on the last bill that 
  1598.      you sent the client, minus any payments that have been received since 
  1599.      then.  "CrntDue" may well differ from the "Balance" figure, which in-
  1600.      cludes not just the amount due on the last bill, but also ALL the 
  1601.      transactions since then (including services/fees, disbursements, re-
  1602.      ceipts, and adjustments).
  1603.  
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.      CASE MODULE                          25
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.      MasterRcrd Number
  1616.  
  1617.           You will note that this number has already been assigned.  It is 
  1618.      always initially presumed that a case's master is that case, itself.  
  1619.      If you wish to change it, just use the cursor control and delete keys 
  1620.      to do so.  Once the new masterRcrd number has been entered, BillPower 
  1621.      will search for that case to confirm its existence.  If it cannot 
  1622.      find the masterRcrd, it will tell you so.  If it does find the mas-
  1623.      terRcrd, certain common information will be transferred from that 
  1624.      case to the new one you are now creating.
  1625.  
  1626.           A subordinate case MUST NOT be entered into the file before the 
  1627.      master to which it refers.  A masterRcrd must always have been en-
  1628.      tered into the case file BEFORE its subordinates.
  1629.  
  1630.           The reason many professionals prefer to put all matters under a 
  1631.      single "master" case is that they want the bills sent to their cli-
  1632.      ents to be completely consolidated.  If you have a master with sev-
  1633.      eral subordinates, the bill sent to your client will actually consist 
  1634.      of a separate bill for each subordinate case and a summary sheet con-
  1635.      taining the total amount due for all the cases.  You may believe that 
  1636.      some of your clients will be confused by receiving multiple bills, 
  1637.      especially if, as far as they're concerned, all the matters handled 
  1638.      by one firm should appear on one consolidated bill, rather than sep-
  1639.      arate bills arriving in the same envelope. 
  1640.  
  1641.           Before you begin any cases for a client, you should consider his 
  1642.      nature and decide whether you may ultimately need to set up several 
  1643.      subordinates under one master, or whether all the work you do for him 
  1644.      is appropriate for one case's record.  If you are unsure how to pro-
  1645.      ceed, just set up ONE case for him now.  Then, if, in the future, you 
  1646.      decide that you need to open a case subordinate to the one you orig-
  1647.      inally opened for him, you may do so simply by designating the orig-
  1648.      inal case as the new case's master.  However, you may not subsequent-
  1649.      ly open a new case and call it the original's master, since, as men-
  1650.      tioned above, master records must be opened with BillPower BEFORE any 
  1651.      of their subordinates.
  1652.  
  1653.  
  1654.      Area of Business
  1655.  
  1656.           Next you will come to the "Area of Business".  This must be a 
  1657.      number between 1 and 999 corresponding to the business category which 
  1658.      most closely describes this particular case's subject matter.  You 
  1659.      are free to define your category numbers, using any scheme that you 
  1660.      wish.  BillPower uses these numbers during its hunt routine to search 
  1661.      for all cases dealing with similar subjects (if you select the 
  1662.      "Area of Business" Hunt Gates in the Hunt mode).  By running such a 
  1663.      hunt, you can find, among other things, which areas of business bring 
  1664.      in the most money and which areas your firm seems to be concentrating 
  1665.  
  1666.  
  1667.      CASE MODULE                          26
  1668.  
  1669.  
  1670.  
  1671.  
  1672.      upon.  
  1673.  
  1674.           If you do not know the area of business or its number, and if you 
  1675.      would like some help, press the help key, F1.  You will be shown the 
  1676.      contents of the M-LBAREA.DAT file, which contains a listing of all the 
  1677.      business categories and their corresponding numbers.  When you find 
  1678.      the area that fits this case, enter its number and proceed to the next 
  1679.      item.  See the CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section 
  1680.      for instructions on how to change M-LBAREA.DAT's contents. 
  1681.  
  1682.  
  1683.      Charging Disbursements
  1684.  
  1685.           "Chrg Dsbrs" is the next item.  BillPower initially assumes that 
  1686.      you will always charge your clients for each disbursement.  When YES 
  1687.      appears next to the 'Chrg Dsbrs' item, this assumption will be fol-
  1688.      lowed for this case.  If you wish to alter this assumption for this 
  1689.      case, press "N" (for NO).  If 'Chrg Dsbrs' is NO, no disbursements 
  1690.      made for this case will be included on the client's bills, unless, at 
  1691.      the time each disbursement is actually entered into the computer, the 
  1692.      amount entry is completed with ^C (for CHARGE) instead of the usual 
  1693.      RET.  If 'Chrg Dsbrs' is YES, all disbursements made for this case 
  1694.      WILL be included on the client's bills, unless, at the time each dis-
  1695.      bursement is entered, the amount entry is completed with ^N (for NO 
  1696.      charge) instead of the usual RET.
  1697.  
  1698.  
  1699.      Responsible and Originating Employees
  1700.  
  1701.           The "Responsible Employee" is the employee who is chiefly respon-
  1702.      sible for the case.  "Orig" is the originating employee.  Here, you 
  1703.      should enter the ID of the employee who brought the case into the 
  1704.      firm. 
  1705.  
  1706.  
  1707.      Opening and Closing Dates
  1708.  
  1709.           The date this case is "Opened" is automatically entered by the 
  1710.      computer, but you may change it if you need to.  When the case is 
  1711.      closed, this item is titled, "Closed", and the date shown is that on 
  1712.      which the case was closed.  See the "Closing and Opening a Case" sec-
  1713.      tion, below.
  1714.  
  1715.  
  1716.      Case Name, Client Name, etc.
  1717.  
  1718.           The "Case Name" is the next item to fill in.  Give the case some 
  1719.      descriptive name (or "style") and enter it here.  Make sure that the 
  1720.      Case Name is a presentable one, since it will appear on all bills 
  1721.      prepared by BillPower.  Do not skip this item.  Each case MUST have a 
  1722.      case name, a case number and a masterRcrd number.
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.      CASE MODULE                          27
  1727.  
  1728.  
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732.           If this record is intended to serve merely as a "client" record, 
  1733.      used merely to link other subordinate cases, begin the case name with 
  1734.      an asterisk, "*" (eg: "*Smith Matters"). 
  1735.  
  1736.           The client's name should be entered with the last name first, 
  1737.      followed by a comma, a space, and the rest of the name.  For instance, 
  1738.      Mr. & Mrs. John A. Smith should be entered as "Smith, Mr. & Mrs. John 
  1739.      A."  Remember, LAST names should always be entered first, except in 
  1740.      the case of a client which is not a person (eg: IBM Corp), in which 
  1741.      case the first name entered should be the name upon which you want to 
  1742.      index the case.  For instance, The Hartford Group should be entered as 
  1743.      "Hartford Group" so that the indexing name is `Hartford', not `The'. 
  1744.  
  1745.           The program will index cases by the first initial of the cli-
  1746.      ent's last name.   At certain points in the program, you will be able 
  1747.      to find some information very quickly if you enter this initial and 
  1748.      then press the help key, F1.  Remember, the program assumes that 
  1749.      the first name entered is the client's last name, and it is with that 
  1750.      name's first initial that the indexing is done.
  1751.  
  1752.  
  1753.      Miscellaneous Information
  1754.  
  1755.           You may enter up to four lines of miscellaneous information.  
  1756.      This facility is very useful, since you may enter ANYTHING you wish, 
  1757.      such as the court, judge, and opposing counsel.  At any future time, 
  1758.      you may conduct a (H)unt to find all the cases that contain certain 
  1759.      miscellaneous data.  If, for instance, you included in this Miscellan-
  1760.      eous section a West reference key number, you could later find all 
  1761.      your cases that fall into that key number classification.  Be as brief 
  1762.      as you can here, so that you will have room to fill in lots of data on 
  1763.      these four lines.  Use abbreviations (eg: "OC:" for "Opposing Coun-
  1764.      sel:", or "WK:" for "West Key Number:" ), and be consistent in your 
  1765.      entries from case to case.  
  1766.  
  1767.           At various times in the life of a case, you may enter "markers" 
  1768.      into the Miscellaneous sections.  For instance, if some cases are 
  1769.      turned over to a collection agency, you could "mark" each's Miscel-
  1770.      laneous section with some notation, such as "(Clctn)".  Then, when-
  1771.      ever you wanted to find ALL such cases quickly, you could conduct a 
  1772.      (H)unt for all the cases whose Miscellaneous sections contain the 
  1773.      character sequence, "(Clctn)".
  1774.  
  1775.           If you begin the first line with a plus sign ("+"), the top two 
  1776.      miscellaneous lines will be included on this case's bills, just below 
  1777.      the case number and case name.  This feature is useful if, for in-
  1778.      stance, you do lots of work for an insurance company which requires 
  1779.      all bills submitted to contain such things as the accident date and 
  1780.      claim number (there's more on this in the BILLS section of these in-
  1781.      structions).
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.      CASE MODULE                          28
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.  
  1790.  
  1791.           Beginning the first line with a plus will cause this case's bills 
  1792.      to include the first two lines of miscellaneous data.  If there are 
  1793.      portions of the first two lines that you do NOT want to appear on 
  1794.      bills, enclose those portions inside curly brackets, "{" and "}".  
  1795.  
  1796.  
  1797.      Billing Format and Interval
  1798.  
  1799.           The "Billing Format" you wish to use for this case may be any of 
  1800.      seven basic choices, ranging from 2 (the format disclosing the least 
  1801.      information to the client), through 6 (the most explicit), to 8.  
  1802.      Formats 0 and 1 also exist to automatically provide an asterisk at 
  1803.      the beginning of certain Description entries, but they are subjects 
  1804.      reserved for discussion later.  All the formats are similar to one 
  1805.      another, though some provide information lacking in others.  Each of 
  1806.      the formats includes a salutation and signature block, unless you 
  1807.      enter a minus after the format number.  For example, format "6-" is 
  1808.      identical to format "6", except that it does not include a salutation 
  1809.      or signature.  There's more on this subject in the BILLS section, and 
  1810.      examples of the various formats may be found in the Appendix.  
  1811.  
  1812.           The "Intvl" is the billing interval, in months.  Here, you 
  1813.      should enter the number of months between the bills your firm will 
  1814.      send out for the case.  The number must be from 1 to 6.  As examples, 
  1815.      you should enter "1" for monthly, "3" for quarterly, and "6" for 
  1816.      semiannual, billing.
  1817.  
  1818.  
  1819.      Salutation
  1820.  
  1821.           If you want a salutation (eg: "Dear Mr. Smith:") to appear on 
  1822.      this client's bills, enter it here.
  1823.  
  1824.  
  1825.      Methods of Charging Your Clients
  1826.  
  1827.           The "TmKeepr Rate Level" is the hourly rate level (1 to 6) at 
  1828.      which you wish this case to be charged to the client.  Pressing the F1 
  1829.      key at this item will cause BillPower to show you a listing of the 
  1830.      timekeepers and their rates.  The timekeepers and rates were discussed 
  1831.      earlier in the CUSTOMIZING THE PROGRAM section. 
  1832.  
  1833.           If you have an arrangement with your client whereby he is to pay 
  1834.      you a certain amount each month until his debt is paid, enter that 
  1835.      amount as the "MonthlyPmnt".  If the MonthlyPmnt is zero, BillPower 
  1836.      will assume that the client is supposed to pay the whole balance shown 
  1837.      on each bill.  If the MonthlyPmnt item is greater than zero, each bill 
  1838.      for this case will contain a statement reminding the client that he 
  1839.      need pay no more than the MonthlyPmnt, even though it may be less than 
  1840.      the total balance due.  Also, if the MonthlyPmnt is greater than zero, 
  1841.      BillPower will NOT calculate interest for this case, even though you 
  1842.  
  1843.  
  1844.      CASE MODULE                          29
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.      specify an interest rate, as discussed below. 
  1850.  
  1851.           NOTE:
  1852.                Don't confuse a MonthlyPmnt with a Monthly Retainer 
  1853.           (described below).  The retainer is a regular monthly pay-
  1854.           ment which is due you, whether or not the client has an 
  1855.           outstanding balance at the time a bill is prepared.  The 
  1856.           MonthlyPmnt is due ONLY if the client has an outstanding 
  1857.           balance.  The MonthlyPmnt is a payment on a debt, while the 
  1858.           retainer is a sum paid to you regularly in order to keep 
  1859.           you "on the line", ready to provide services at the drop of 
  1860.           a hat.
  1861.  
  1862.           If you want the client to be charged no more than a certain 
  1863.      amount per hour, regardless of which employee does work on the case, 
  1864.      enter that amount as the "Max Hourly Rate".  Whenever work is done 
  1865.      for the case, BillPower will calculate the charges based upon the least 
  1866.      of a) the Max Hourly Rate or b) the appropriate TmKeepr Rate Level 
  1867.      hourly rate for the employee who does the work.  If you leave the Max 
  1868.      Hourly Rate at zero, this item will be ignored when charges are cal-
  1869.      culated, and the appropriate TmKeepr Rate Level charge rate for the 
  1870.      employee who does the work will be used.
  1871.  
  1872.           If you wish to charge the client interest for any amounts he may 
  1873.      owe you, enter the MONTHLY interest rate as the "IntRate".  Enter it 
  1874.      as a percentage (eg: 1.5% is entered as "1.5", not as ".015").  Dur-
  1875.      ing the billing process, BillPower will calculate simple interest on 
  1876.      the last bill's balance remaining unpaid for the number of days you 
  1877.      specified when you first set up to use the program (see the CUSTOMIZ-
  1878.      ING THE PROGRAM section).  BillPower will also write a service/fee re-
  1879.      cord for that interest, so that you may refer to the interest charge 
  1880.      at a later date.  That record will be entered into the service/fee 
  1881.      file for the EARLIEST month covered by the bill.  So, if the bill 
  1882.      covers JUN 89 to AUG 89, the interest record for that bill will be 
  1883.      put into the JUN 89 service/fee file.  Note that interest added to a 
  1884.      bill will be included in the balance forwarded upon which the next 
  1885.      bill's interest, if any, will be calculated.  Also remember that, 
  1886.      whenever you want to stop charging interest, you need only (E)dit this 
  1887.      case record and enter zero as the interest rate.
  1888.  
  1889.           If you want to charge a flat hourly rate for work done on the 
  1890.      case, regardless of who does the work, enter that rate as the "Flat 
  1891.      Hourly Rate".  If a Flat Hourly Rate is used, that rate will always be 
  1892.      used in the program's calculations for this case, no matter who does 
  1893.      work on the case. 
  1894.  
  1895.           If you wish to charge a fixed fee for this case, enter it next to 
  1896.      the "Fixed Fee" item.  If there is an entry here, no work done for 
  1897.      this case will result in any charges, unless you use ^C to force Bill-
  1898.      Power to calculate a charge for that work (the SERVICES\FEES section 
  1899.      will discuss ^C's use).  In other words, if you classify this case as 
  1900.      a fixed fee case, BillPower will charge the case nothing for services 
  1901.  
  1902.  
  1903.      CASE MODULE                          30
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.      (though disbursements WILL be charged, regardless of whether the case 
  1909.      is a fixed fee one, as long as the "Chrg Dsbrs" item above is "YES"), 
  1910.      unless you specifically tell it to when you make the service entry.  
  1911.      In most cases, you will probably not instruct BillPower to charge the 
  1912.      fee until the case is completed. 
  1913.  
  1914.           If you wish to run the case on a contingency, enter the contin-
  1915.      gency rate as the "Cntngnt Percentage".  For example, a one-third 
  1916.      contingency would be entered as "33.33". 
  1917.  
  1918.           If the case is to be managed on a retainer, enter the "Monthly 
  1919.      Retainer" to be charged to the client every month.  As with the fixed 
  1920.      fee and the contingency, BillPower will not charge this case for ser-
  1921.      vices, unless otherwise instructed at the time a service is entered.  
  1922.      If you enter a retainer, the "Retainer Limit" on the next line will 
  1923.      automatically be filled in (you may, of course, change it to any value 
  1924.      you wish).  The purpose of the Retainer Limit is to allow you to set a 
  1925.      limit on the value of work provided each month under the retainer.  
  1926.      Whenever a service or fee is provided which would cause that limit to 
  1927.      be exceeded during any given month, a reminder will appear on the 
  1928.      screen.  You will then have the opportunity to instruct BillPower (by 
  1929.      using ^C) to override the presumption against charging the case for 
  1930.      that service or fee.  In calculating the value of all work done on 
  1931.      retainer cases, BillPower assumes that all services would be charged 
  1932.      at the standard rate, Rate Level 1.  The Retainer Limit has no effect 
  1933.      upon disbursements or upon any type of transaction other than a ser-
  1934.      vice or fee.  In other words, if you set a Retainer Limit, BillPower 
  1935.      will keep track of only the service/fee monthly totals and will inform 
  1936.      you only if a service/fee will cause a month's total to exceed the 
  1937.      Retainer Limit.  
  1938.  
  1939.           Note that BillPower uses the term, "retainer", to mean a recur-
  1940.      ring payment made to the firm each month by the client.  Some firms, 
  1941.      however, use the term to mean a fixed fee paid in advance by the cli-
  1942.      ent.  If a case is to be charged a fixed fee (even though you may call 
  1943.      it a "retainer"), it should be entered next to the "Fixed Fee" item, 
  1944.      whether or not it is to be paid in advance; if it IS paid in advance, 
  1945.      you should, as soon as possible, enter the payment in the RECEIPTS 
  1946.      module, or, if appropriate, enter it as a trust account deposit in the 
  1947.      GENERAL LEDGER module. 
  1948.  
  1949.           If this is a retainer-type case, BillPower will automatically add 
  1950.      the retainer to each bill prepared for the case.  That way, you won't 
  1951.      have to worry about forgetting to make a manual entry for the amount 
  1952.      of the retainer.  If you'd rather not have the retainer added to each 
  1953.      bill automatically, place "DONT-ADD-RETAINER" onto the fourth line of 
  1954.      the Miscellaneous section described above.
  1955.  
  1956.           NOTE:
  1957.                The Fixed or Contingent fee that you enter in this
  1958.           CASE module is merely a reminder that you intend to 
  1959.           charge such a fee at some future date.  Your entry in THIS 
  1960.  
  1961.  
  1962.      CASE MODULE                          31
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.           module will not result in a charge to the client.  After 
  1968.           all, how can the program know WHEN you wish to charge the 
  1969.           fee?  When you determine that it is time for you to charge 
  1970.           a fee of some sort, you need simply make a fee record in 
  1971.           the SERVICES/FEES module.  For instance, while you are wor-
  1972.           king on a contingent fee case, BillPower will not calculate 
  1973.           any charges for work done (since it will have no hourly 
  1974.           rate at which to do the figuring).  When you finally win 
  1975.           the case, take a few seconds to manually calculate the re-
  1976.           covery percentage due you and enter that amount as a fee in 
  1977.           the SERVICES/FEES module.  The next bill that goes out will 
  1978.           contain that charge.
  1979.  
  1980.           If you have an agreement with your client, by which you may 
  1981.      charge him for work that you do, but by which the total charges for 
  1982.      services and fees may not exceed a certain amount, enter that amount 
  1983.      as the "Total Srvc/Fee Max".  Whenever a service is performed which 
  1984.      would cause this Max to be exceeded, the program will adjust the am-
  1985.      ount charged for that service to something (perhaps ZERO) which will 
  1986.      keep that client's total bill attributable to services and fees under 
  1987.      the specified Total Srvc/Fee Max.  You may, of course, override this 
  1988.      adjustment at the time the service is entered, if you wish.  This 
  1989.      Total Srvc/Fee Max has no effect on disbursements or on any type of 
  1990.      transaction other than a service or fee.  In other words, if you set a 
  1991.      Total Srvc/Fee Max, BillPower will keep track of only the service and 
  1992.      fee totals and will inform you only if a service/fee will cause the 
  1993.      total to exceed the Max.  
  1994.  
  1995.  
  1996.      Unusual Fee Arrangements
  1997.  
  1998.           If you have a fee arrangement with your client that does not fall 
  1999.      within any of those described above, simply enter it as a Miscellan-
  2000.      eous note.  Make sure, however, that, if it involves an hourly fee of 
  2001.      any sort, that fee is reflected as either the "TmKeepr Rate Level" or 
  2002.      the "Flat Hourly Rate".  If you do not do so, BillPower will not auto-
  2003.      matically calculate charges for work done as it is entered into the 
  2004.      computer.  If, for instance, your deal with the client were that you 
  2005.      were to work at $40 an hour AND receive 20% of any recovery, you would 
  2006.      enter an hourly rate of 40.00 as the Flat Hourly Rate.  You would also 
  2007.      make a Miscellaneous note to the effect that you are to receive 20% of 
  2008.      the recovery.  If you tried to enter 20% next to the "Cntngnt Percen-
  2009.      tage" item, the $40 hourly rate you just entered would disappear, and 
  2010.      BillPower would not be able to automatically calculate charges at 
  2011.      $40/hour.  When the recovery were finally received, you would refer to 
  2012.      your miscellaneous note for confirmation of the contingent percentage 
  2013.      and manually calculate your fee, yourself.
  2014.  
  2015.  
  2016.      Account Information
  2017.  
  2018.           If the case involves the use of an account, such as a trust or 
  2019.  
  2020.  
  2021.      CASE MODULE                          32
  2022.  
  2023.  
  2024.  
  2025.  
  2026.      retainer, enter the "Account" number.  The balance for the account 
  2027.      whose number you enter will be displayed to the right.  Each time you 
  2028.      make a transaction for that account (in the GENERAL LEDGER module, not 
  2029.      here), these balances will be automatically updated.
  2030.  
  2031.           Please note that this account's transactions will appear on any 
  2032.      bills you prepare for the client, unless the account number entered 
  2033.      here is preceded by an asterisk.  For instance, retainer account R-
  2034.      SMITJO1 should be entered as "*R-SMITJO1" if you do not want its 
  2035.      transactions to appear on bills for the case to which that account is 
  2036.      attached (here, for illustration, the R-SMITJO1 account is attached to 
  2037.      the SMITJO1 case). 
  2038.  
  2039.  
  2040.      Periodic/Occasional Billing
  2041.  
  2042.           Whenever you open a new case, you'll be expected to tell Bill-
  2043.      Power whether it is to be billed Periodically or Occasionally.  These 
  2044.      two methods of billing are described in the "WHAT BILLPOWER WILL DO" 
  2045.      section of the INTRODUCTION.
  2046.  
  2047.           You'll make your choice of billing method right after pressing F6 
  2048.      to save a new case to disk.  Or you may press the ALT-F9 key at any 
  2049.      time while you're filling the new case's information.  The currently 
  2050.      selected billing method will be shown in the lower right corner of the 
  2051.      screen as you press ALT-F9.  
  2052.  
  2053.           After a case has been saved, you may subsequently change the 
  2054.      billing method by editing the case and pressing ALT-F9.  But a case's 
  2055.      billing method may be changed only up to the time a first bill is 
  2056.      prepared for the case.  After that, the case's billing method is 
  2057.      "locked in".
  2058.  
  2059.           
  2060.      EDIT/EXAMINE A RECORD
  2061.  
  2062.           The edit mode is useful for two things.  The first is, of course, 
  2063.      to change data pertaining to a case.  The second is to simply examine 
  2064.      that case's data. 
  2065.  
  2066.  
  2067.      Specifying the Case to be Edited
  2068.  
  2069.           The first thing you will be asked after requesting an (E)dit is 
  2070.      the Case Number of the case to be edited.  
  2071.  
  2072.           NOTE:
  2073.                If you do not know it and would like some help, press 
  2074.           F1, and you will be shown a list of all the cases on the 
  2075.           disk.  To narrow the search, you should press the FIRST 
  2076.           letter of the client's last name just before you press F1.  
  2077.           If you precede F1 with a letter, you will be shown only 
  2078.  
  2079.  
  2080.      CASE MODULE                          33
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.  
  2085.           those cases whose client last names begin with that letter.  
  2086.  
  2087.           If you wish to edit all cases controlled by a certain Master-
  2088.      Rcrd, just press RET when first asked to enter the case number.  You 
  2089.      will then be asked to enter the number of the MasterRcrd whose sub-
  2090.      cases you wish to edit.  F1 will also work here as it is described in 
  2091.      the preceding paragraph, while pressing RET or ESC will take you back 
  2092.      to the MENU.  After you enter the MasterRcrd Number, you will be pre-
  2093.      sented with the first case on file whose MasterRcrd Number matches the 
  2094.      one you have entered.  After you have finished with that case, you may 
  2095.      press either F6 or ESC.  F6 will cause the next case with that Master-
  2096.      Rcrd Number (if there is one) to appear on the screen, while ESC will 
  2097.      abort the procedure and take you back to the MENU, without showing you 
  2098.      any other cases.
  2099.  
  2100.  
  2101.      Closing & Opening a case 
  2102.  
  2103.           If you wish to close or reopen the case being edited, press ^C 
  2104.      (for "Close/Open toggle"), instead of F6.  Doing so will cause Bill-
  2105.      Power to ask whether you really wish to use the close/open toggle.  If 
  2106.      so, press "Y", and the case will be closed (or reopened, if it had 
  2107.      already been closed).
  2108.  
  2109.           In addition to establishing a closing date, closing a case is 
  2110.      useful to keep it from being billed.  You may occasionally have a 
  2111.      case which you do not want to omit yet, but which you do not want to 
  2112.      bill for a while.  If so, you might consider closing it.  When you're 
  2113.      ready to bill the case again, just open it by pressing ^C while edit-
  2114.      ing the case record.  No closed cases will be billed, unless more 
  2115.      than nine months have elapsed since their last bills.
  2116.  
  2117.  
  2118.      Recent History    (BillPower Plus only)
  2119.  
  2120.           While editing a case record, you may obtain a listing of the ser-
  2121.      vices, receipts, notes, etc., pertaining to that case.  If you press 
  2122.      ^R, you will be asked to give earliest date whose information is to be 
  2123.      found.  Just pressing RET will tell BillPower to use a default date 
  2124.      approximately 3 months in the past.  After BillPower has been given a 
  2125.      date, it will begin displaying all the transactions and notes involv-
  2126.      ing that case since that date.  If you wish to obtain a printout, 
  2127.      press ALT-P just before you enter the date.
  2128.  
  2129.  
  2130.      F2 & F10 Keys
  2131.  
  2132.           Pressing the F2 key will cause BillPower to store the client's 
  2133.      name, address and phone number in the computer's electronic memory.  
  2134.      The F10 key will cause that same information to be copied from memory 
  2135.      to the case record being edited.  The ability to copy to and from 
  2136.      memory is useful if you have a client to which you have assigned a 
  2137.  
  2138.  
  2139.      CASE MODULE                          34
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.  
  2144.      masterRcrd and several subordinates.  If that client changes his ad-
  2145.      dress or phone number, you may make the appropriate changes on the 
  2146.      master record and store that information in memory by pressing F2.  
  2147.      Then, by simply calling each subordinate record to the screen and 
  2148.      pressing F10, the new information will be taken from memory and added 
  2149.      to that record.  The process can be automated if you select a Master-
  2150.      Rcrd Number, instead of a Case Number, when you enter the (E)dit mode 
  2151.      (if you do this, simply pressing F6, when you are finished editing a 
  2152.      record, will take you to the next case assigned to that masterRcrd). 
  2153.  
  2154.  
  2155.      HUNT FOR SOME INFO
  2156.  
  2157.           If you press "H" while in the CASES MENU, you will be taken to a 
  2158.      Hunt Gates display.  Here, you are to select the gates you want to 
  2159.      affect the search through the case file.  Each Hunt Gate will allow 
  2160.      passage of only those records which contain information consistent 
  2161.      with the parameter you assign it.  For example, if you wanted to find 
  2162.      records of all clients who work for a certain company, you would enter 
  2163.      a portion of the company name at item D (assuming  that you consis-
  2164.      tently used the Addrs1 line for company names).  If you wanted to find 
  2165.      all cases with a certain masterRcrd number, you would enter a portion 
  2166.      of that number at item A.  Entering something at both A and D would 
  2167.      narrow the search to only those cases whose MasterRcrd Numbers and 
  2168.      Addrs1's contained matches for items A and D.
  2169.  
  2170.           A hunt for any item whose entry is alphanumeric (as opposed to 
  2171.      strictly numeric) may be made on the basis of partial entries.  For 
  2172.      instance, if you wished to find all cases whose Addrs1's were either 
  2173.      "Smith Enterprises" or "Smith, Inc", you would need to enter only 
  2174.      "Smith" at item D.  All cases whose Addrs1's contained "Smith" would 
  2175.      be shown to you.  Included among these cases might be "Jones and 
  2176.      Smith, Ltd" and "The John Smith Company".  Any case whose Addrs1 con-
  2177.      tained "Smith" would be included.
  2178.  
  2179.           Following the above example, you could also have chosen to 
  2180.      search for Addrs1's containing "ith".  If you had done so, in addi-
  2181.      tion to all the cases mentioned above, you might also have come ac-
  2182.      ross cases whose Addrs1's were "Ithica Fabricators" and "Lithe Forms, 
  2183.      Inc".
  2184.  
  2185.           NOTE:
  2186.                This valuable partial entry feature is contained in 
  2187.           the Hunt mode of every BillPower module, except BILLING 
  2188.           module (where it's not appropriate).  It is applicable
  2189.           to only alphanumeric items (those which may contain either 
  2190.           letters or numbers).  It does not apply to dates, amounts, 
  2191.           and a few other items.  
  2192.  
  2193.           NOTE:
  2194.                Suppose you elect to enter "SMITJO" at the Case Number 
  2195.           gate.  If there were more than one case whose numbers con-
  2196.  
  2197.  
  2198.      CASE MODULE                          35
  2199.  
  2200.  
  2201.  
  2202.  
  2203.           tain that sequence of characters, they would all pass 
  2204.           through that gate.  Hence, SMITJO, SMITJO1, SMITJO2, etc., 
  2205.           would all be selected by BillPower for the hunt report.  If, 
  2206.           however, you wanted only SMITJO to pass through the gates 
  2207.           (to the exclusion of SMITJO1 and SMITJO2), you would have 
  2208.           to tell BillPower.  You would do this by ending your "SMITJO" 
  2209.           entry by pressing the F7 key, instead of the usual RET.
  2210.           If a Case Number gate is set up for an exact match, a 
  2211.           note will appear to the right, saying, "* exact *".  If no 
  2212.           such note is displayed, then ALL cases whose numbers con-
  2213.           tain matches for the entered character sequence will pass 
  2214.           through the gate.  If the "* exact *" note is shown, then 
  2215.           only the case whose number exactly matches that character 
  2216.           sequence will be reported. 
  2217.  
  2218.           To find cases applicable to a certain areas of business range, 
  2219.      set Gates F and G accordingly.  If all your divorce areas were num-
  2220.      bered between 100 and 150, you would set Gate F to "100" and Gate G to 
  2221.      "150" if you wanted to look for all your divorce work.  To find only a 
  2222.      SINGLE area of business, both Gates F and G (that is, both the lowest 
  2223.      and the highest area of business to be reported) should be identical. 
  2224.  
  2225.           BillPower keeps track of the date that the latest receipt for each 
  2226.      case has been received.  If you wanted to hunt for all cases whose 
  2227.      latest receipt date were before 15 JAN 87, you would select item H 
  2228.      and enter "15 JAN 87".  The hunt performed would select only those 
  2229.      cases for which a receipt had not been received since 15 JAN 87.  
  2230.      This gate allows you to find cases that are seriously in arrears.
  2231.  
  2232.           Another check you might want to make of your cases is to find 
  2233.      which ones have balances due greater than a certain amount or within 
  2234.      a certain range.  For instance, if you wanted to find all cases with 
  2235.      balances between -100 dollars (that is, a $100 credit) and +100 dol-
  2236.      lars ($100 due you), you would select items I and J and enter "-100" 
  2237.      and "100", respectively.  If you wanted to find all cases with bal-
  2238.      ances due of over 500 dollars, you would select item J only and enter 
  2239.      "500".
  2240.  
  2241.           Any gate that is left blank will be considered to be open, allow-
  2242.      ing ANY record to pass through.  In other words, each record will be 
  2243.      deemed to meet that gate's criterion, and, assuming that all the other 
  2244.      gates' criteria are also met, will be displayed during the hunt.  A 
  2245.      "0" entered for some of the numeric items will accomplish the same 
  2246.      purpose that a blank entry does for text items. 
  2247.  
  2248.           To find only retainer cases, or cases which are MasterRcrds, you 
  2249.      would select N or O to change that item's assertion from NO to YES (or 
  2250.      vice versa).  To find only cases which are open or closed, you would 
  2251.      select item L or M.
  2252.  
  2253.           Gate Q is a toggle that switches among the various reports 
  2254.      available: "Standard", "Receivables", "Client Addresses & Phones, 
  2255.  
  2256.  
  2257.      CASE MODULE                          36
  2258.  
  2259.  
  2260.  
  2261.  
  2262.      etc,", "Full-Screen Edit", "Labels and Envelopes", and "Letters".
  2263.  
  2264.           To begin the hunt, press F6.  For a printout of the hunt, press 
  2265.      ALT-P just before you press F6.
  2266.  
  2267.           Once the Hunting process begins, you will be shown the data for 
  2268.      each record conforming to the Hunt gates you have established.  
  2269.  
  2270.           If you have chosen a "Receivables" report, you'll get just what 
  2271.      you expect: a report of each conforming case's aged receivables.
  2272.  
  2273.           The "Client Addresses & Phones" report will give you an alphabet-
  2274.      ized listing of each client, his address, phone, and miscellaneous 
  2275.      information.  Remember, pressing ALT-P just before beginning the re-
  2276.      port will cause it to be sent to the printer.
  2277.  
  2278.           If you have chosen a "Standard" report, data for each conforming 
  2279.      record will appear on one line.  The program will then automatically 
  2280.      search for the next conforming record, display it, then look for the 
  2281.      next one, and so on.  You may make the program pause in its searching 
  2282.      by pressing the space bar.  Pressing ESC will abort the hunting pro-
  2283.      cess.
  2284.  
  2285.           The "Full-Screen Edit" report isn't really a report; rather, it 
  2286.      allows you to view's each conforming record's full summary screen.  As 
  2287.      each case's record is displayed you can actually edit it as if you 
  2288.      were in the (E)dit mode, instead of this (H)unt mode.  Of course, only 
  2289.      one case's data will be displayed on the screen at a time.  Unlike the 
  2290.      Standard summaries routine, this one will not search for the next con-
  2291.      forming file unless you press F6 to indicate that you wish to move on.  
  2292.      If you want to abort the Hunt routine, press ESC instead of F6.
  2293.  
  2294.  
  2295.      Labels and Envelopes    (BillPower Plus only)
  2296.  
  2297.           This option allows you to make mailing labels with clients' 
  2298.      names and addresses on them.  The labels used must be of the 1" X 4" 
  2299.      (or 15/16" X 3-1/2") variety and should be pin-fed into your printer 
  2300.      on a continuous sheet.
  2301.  
  2302.           This option will also allow you to print client names and ad-
  2303.      dresses onto envelopes, one at a time.
  2304.  
  2305.           When you enter this option, you will first be asked to designate 
  2306.      the left indentation for your label or envelope printing.  The de-
  2307.      fault is column 0, but you may enter any column between 0 and 45.  
  2308.      The left edge of each printed address will line up at this column on 
  2309.      your printer.  If you are happy with the current indent setting, just 
  2310.      press the RET key.
  2311.  
  2312.           Next, you will be asked whether you want a test pattern printed.   
  2313.      If you answer, "Y", you will see a demonstration of how the printing 
  2314.  
  2315.  
  2316.      CASE MODULE                          37
  2317.  
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.      will line up on your labels or envelopes.  If you need to reset the 
  2322.      indent and print another test pattern, you will be be afforded the 
  2323.      opportunity. 
  2324.  
  2325.           Then, you will be asked whether you want BillPower to pause be-
  2326.      tween addresses.  If you answer "Y", BillPower will stop after each 
  2327.      address is printed and will not proceed until you press the RET key.  
  2328.      If you are just printing labels, you will probably not want to pause. 
  2329.      But if you are printing envelopes, a pause will necessary, so that 
  2330.      you will be able to put each succeeding envelope into the printer.
  2331.  
  2332.  
  2333.      Letters to Clients    (BillPower Plus only)
  2334.  
  2335.           This option allows you to prepare many printouts of a short let-
  2336.      ter, each addressed to a different client.
  2337.  
  2338.           BillPower will ask you to enter the name of the file which con-
  2339.      tains the letter.  BillPower will then print the same letter for 
  2340.      each client meeting the parameters you established with the Hunt 
  2341.      Gates.
  2342.  
  2343.           The letter printed by BillPower must have been created with EDIT, 
  2344.      and it must reside in the ManageX subdirectory or on another disk en-
  2345.      tirely.  You will have to experiment with this module before attemp-
  2346.      ting an actual mass mailing.  Just prepare the body of the letter with 
  2347.      EDIT.  Then use this Letters "report" option to run a single letter.  
  2348.      If its format is unsatisfactory, go back to EDIT and make the approp-
  2349.      riate changes.  Repeat this procedure until you are happy with the 
  2350.      results.  Then do the mass mailing.
  2351.  
  2352.           BillPower has the ability to interpret special "tilde" codes in-
  2353.      serted into the text of the letter.  If you use EDIT, these codes will 
  2354.      be listed when you press the F5 key while creating or editing your 
  2355.      letter.  Assume that you want to insert the client's name at some 
  2356.      point in the letter.  To do so, you could place "~D" at the approp-
  2357.      riate spot.  Then, when the letter is being prepared by BillPower, 
  2358.      "~D" will be translated to the name of whatever client is being ad-
  2359.      dressed.  Be sure to set the letter's left margin by placing ".LMx" at 
  2360.      the very beginning of the very first line of the letter (where "x" is 
  2361.      the column where you want the letter to begin printing on your printer 
  2362.      -- typically 8).  If you use ".LMx", there should be nothing else on 
  2363.      that line of the letter; that is, the actual body of the letter should 
  2364.      begin on line 2.  Also, set the letter's line length (the maximum num-
  2365.      ber of spaces in each line -- typically 65) by pressing the F4 key.  
  2366.      An example file called "OVERDUE.LTR" is supplied with BillPower.  It 
  2367.      may be modified for use in your office to send dunning letters to cli-
  2368.      ents who are behind in their payments.  You might also prepare and 
  2369.      keep on hand form letters for such things as welcoming clients and 
  2370.      thanking them for their choosing your firm.
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.      CASE MODULE                          38
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.      Custom Reports    (BillPower Plus only)
  2383.  
  2384.           If you would like to print a Custom Report, you should press ^Q 
  2385.      (Ctrl-Q), instead of just "Q".  When you do, you'll be prompted for 
  2386.      the name of the file containing the custom report you want prepared.  
  2387.  
  2388.           The report you specify must have already been prepared with 
  2389.      EDIT.EXE (^E at the Main Menu).  It should contain "tilde codes" (see 
  2390.      the "Letters" section above) for elements of data you want printed for 
  2391.      each case that meets the parameters you've specified with the Hunt 
  2392.      Gates.  The typical custom report will consist of a single line con-
  2393.      taining a few tilde codes and little else.
  2394.  
  2395.  
  2396.      OMIT ALL RECORDS TAGGED FOR OMISSION
  2397.  
  2398.           Go ahead and press ^O now, even though you may not have marked 
  2399.      any records for omission in the Edit mode.  You will at least see how 
  2400.      the mode operates.  During the omission process, BillPower will look 
  2401.      at each record in the file to see whether it is tagged for omission.  
  2402.      If so, it will be omitted; if not, it will be saved.  There will be a 
  2403.      some of disk drive activity, the length of which depends upon how many 
  2404.      cases BillPower is tracking. 
  2405.  
  2406.  
  2407.  
  2408.  
  2409.  
  2410.  
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.  
  2416.  
  2417.  
  2418.  
  2419.  
  2420.  
  2421.  
  2422.  
  2423.  
  2424.  
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.      CASE MODULE                          39
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.  
  2439.      SERVICES/FEES MODULE
  2440.  
  2441.  
  2442.      MAKE A TIME SLIP OR FEE RECORD
  2443.  
  2444.           If the SERVICES/FEES MENU is being displayed, press "M" to make a 
  2445.      record.  You will be asked to enter the date of the service whose re-
  2446.      cord you are about to create.  All you need to do is use the cursor 
  2447.      control keys to highlight the proper date on the calendar that 
  2448.      appears.  If you wish enter the date manually, be sure to use the pro-
  2449.      per format for entering dates.  
  2450.  
  2451.           NOTE: 
  2452.                If the date is the same as the last date you entered at 
  2453.           the keyboard anywhere in the program, enter "S" (for "same").  
  2454.  
  2455.           If you enter ^T for the date, BillPower will automatically enter 
  2456.      both the current date AND the current time into the time slip.
  2457.  
  2458.  
  2459.      Case Number
  2460.  
  2461.           The next item you will have to fill in is a "Case Number".  Bill-
  2462.      Power will search the case file for your entry.  If such a case does 
  2463.      not exist, you will be told so.  If it does exist, the first several 
  2464.      characters of that case's name will appear to the right. As with en-
  2465.      tering the date, you may shorten your entry here by entering "S" (for 
  2466.      "same") if the case number you wish to enter is the same as the last 
  2467.      case number you have entered anywhere in the program.
  2468.  
  2469.           If you do not know the case number and would like some help, 
  2470.      press F1, and you will be shown a list of all the cases on the 
  2471.      disk.  To narrow the search, you should press the first letter of 
  2472.      the client's last name just before you press F1.  If you precede 
  2473.      F1 with a letter, you will be shown only those cases whose client 
  2474.      last names begin with that letter.
  2475.  
  2476.  
  2477.      Employee
  2478.  
  2479.           If the case you enter exists, the responsible employee will be 
  2480.      displayed as the "Employee" on the next line.  If the person actually 
  2481.      performing the service does not happen to be the employee responsible 
  2482.      for the case, you may change this item appropriately.
  2483.  
  2484.  
  2485.      Description
  2486.  
  2487.           You must next fill in a "Description" of the service performed or 
  2488.      the type of fee being charged.  BillPower has word-wrap ability in 
  2489.      this item.  Don't bother hitting RET to get down to the next line of 
  2490.      the description; when you're at the end of a line, BillPower will aut-
  2491.  
  2492.  
  2493.      SERVICES/FEES MODULE                 40
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.      omatically place the cursor at the beginning of the next line.  Your 
  2499.      total entry may be up to 540 characters, but you should be as brief as 
  2500.      possible -- the fewer lines you use in making your entry, the less 
  2501.      disk space will be used to store it.
  2502.  
  2503.  
  2504.      Reformatting
  2505.  
  2506.           If, after making changes to the service description, some lines 
  2507.      are much too short, you may reformat the entire description by pres-
  2508.      sing F3.  Pressing F3 causes extra space at the end of each line to be 
  2509.      filled with data from the following line.  It results in lines that 
  2510.      are about the same length.
  2511.  
  2512.  
  2513.      Long Descriptions
  2514.  
  2515.           If you need more than 540 characters, enter what you can for 
  2516.      this record and then make another record for the rest of the ser-
  2517.      vice or fee description.  Only one of the records created for the 
  2518.      same service or fee description may include Time or AMOUNT entries.  
  2519.      If more than one record for the same service or fee contains Time or 
  2520.      TOTAL entries, the client may be charged more than once for that ser-
  2521.      vice or fee. 
  2522.  
  2523.  
  2524.      Abbreviations
  2525.  
  2526.           Description entries may be shortened (and disk space saved) 
  2527.      through the use of abbreviations or office codes (such codes are con-
  2528.      tained in a file that can be accessed with EDIT -- see the CATEGORIES, 
  2529.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section for details).  To enter a 
  2530.      service code, simply type it and end it with a backslash.  Assume, for 
  2531.      example, that the code for "Office Conference with" were "OC".  If you 
  2532.      wished to enter an office conference with Mr. Smith, you could enter 
  2533.      either "Office Conference with Mr. Smith" or "OC\Mr. Smith".  If you 
  2534.      entered the latter, you could be saving time by typing fewer charac-
  2535.      ters and also saving disk space.  BillPower would know what "OC\" 
  2536.      means.  If you subsequently prepared a bill containing the service 
  2537.      description, "OC\Mr. Smith", BillPower would actually type out "Office 
  2538.      Conference with Mr. Smith".
  2539.  
  2540.           If, when you enter a backslash, the computer's beeper sounds, you 
  2541.      have entered a code or abbreviation which does not exist.  Try again.  
  2542.      If you need to see a listing of the acceptable codes, press the help 
  2543.      key, F1.
  2544.  
  2545.  
  2546.      Private Notes
  2547.  
  2548.           If you wish to enter something for your records but do not 
  2549.      want it to appear on any bills prepared by BillPower, you may en-
  2550.  
  2551.  
  2552.      SERVICES/FEES MODULE                 41
  2553.  
  2554.  
  2555.  
  2556.  
  2557.      close it in curly brackets.  If the service description were 
  2558.      "OC\Mr. Smith {and his wife}", the bill containing that descrip-
  2559.      tion would show only "Office Call with Mr. Smith".  If, for some 
  2560.      reason, you want NONE of your description to appear on the bill, 
  2561.      you could enclose the entire description in curly brackets.
  2562.  
  2563.  
  2564.      Asterisk Suppression
  2565.  
  2566.           Another way to prevent the ENTIRE description from appearing 
  2567.      on bills is to begin the description with an asterisk.  A des-
  2568.      cription, "*OC\Mr. Smith", would not appear on a bill at all.  
  2569.      The advantage of using the asterisk, instead of the curly brac-
  2570.      kets, is that the asterisk will prevent nearly EVERYTHING on the 
  2571.      service record from appearing on any bill.  In addition to the 
  2572.      description, the time spent and employee who did the service will 
  2573.      also be suppressed at bill-printing time.  The only thing from 
  2574.      that service/fee record that will appear on a bill will be the 
  2575.      amount charged, and even that item will appear only indirectly, 
  2576.      as part of the total charges for the month.
  2577.  
  2578.           Who would want to use asterisk-suppression?  The answer is, 
  2579.      those professionals who don't like to itemize their bills, but 
  2580.      prefer instead to send bills containing brief summaries of work 
  2581.      done during each month.  If you are one of these people, you 
  2582.      could make sure that each service description entered during the 
  2583.      month is preceded with an asterisk.  Then, at the end of the 
  2584.      month, you could make a service entry containing a summary of the 
  2585.      work done that month (this entry, of course, would NOT contain an 
  2586.      asterisk, because you would not want it to be suppressed).  The 
  2587.      bill subsequently prepared would show this end-of-month-summary 
  2588.      and the total amount charged for services that month, but no in-
  2589.      dividual service descriptions would appear (because they were 
  2590.      preceded with asterisks).  If you are one who prefers end-of-
  2591.      month summaries to itemized service descriptions, you should 
  2592.      elect to use Billing Format #1 when you set up the record for 
  2593.      each case (in the CASE module, of course).  Format #1 is identi-
  2594.      cal to #2 (the least detailed), except that format #1 automati-
  2595.      cally precedes each service description with an asterisk at the 
  2596.      time the service description is entered into a record.
  2597.  
  2598.           The only difference between a record whose Service or Fee 
  2599.      Description entry begins with an asterisk and one whose doesn't 
  2600.      is that the asterisk will prevent that record from being reflec-
  2601.      ted on bills which are printed for actual mailing to clients.  
  2602.      Pre-bills will not be affected by the asterisk (or by curly brac-
  2603.      kets).
  2604.  
  2605.           NOTE:
  2606.                Remember that, even though the bill mailed to your 
  2607.           client will not contain any description preceded by an as-
  2608.           terisk, the bill's total WILL account for whatever amount 
  2609.  
  2610.  
  2611.      SERVICES/FEES MODULE                 42
  2612.  
  2613.  
  2614.  
  2615.  
  2616.           is charged for each service.  Since the client may not see 
  2617.           the descriptions for all the services for which he is being 
  2618.           charged, he may think that the total amount reflected on 
  2619.           the bill is incorrect.  Therefore, you should insure that 
  2620.           whatever end-of-month summaries you use adequately explain 
  2621.           the charges. 
  2622.  
  2623.  
  2624.      Time Entries and Total Charge
  2625.  
  2626.           Next, enter the "Time Began".  This is the time at which perfor-
  2627.      mance of the service noted above began.  If you wish, you may use "P" 
  2628.      for "PM" and "A" for "AM".  Under this scheme, 10:05 AM would be en-
  2629.      tered as "1005A" and 2:34 PM would be entered as "234P" (colons 
  2630.      aren't needed).  Alternatively, you may enter times with neither a 
  2631.      "P" nor an "A", in which case BillPower will assume that any time bet-
  2632.      ween 12:00 and 6:59 is "PM", while anything between 7:00 and 11:59 is 
  2633.      "AM".   
  2634.  
  2635.           If you want BillPower to pick up the computer's system time, just 
  2636.      enter ^T, instead of the time.  The first time you enter ^T, the 
  2637.      "stopwatch" will begin running -- entering ^T again will stop it.  You 
  2638.      may enter ^T (to start and stop it) at any Time item or at the Service 
  2639.      Performer or Case Number item.  Note that the stopwatch may be started 
  2640.      and stopped only once per time slip.
  2641.  
  2642.           If a FEE, rather than a service, was entered above, DO NOT enter 
  2643.      any times, since times should be used only to reflect the period dur-
  2644.      ing which SERVICES are performed.  Also, if this record is merely a 
  2645.      continuation of the preceding record, do not enter any times if you 
  2646.      already entered such times in the preceding record.  
  2647.  
  2648.           "Time Ended" is the time at which performance of the service 
  2649.      noted above ended.  If you do not wish to enter a Time Began or a 
  2650.      Time Ended, but would prefer to enter just the Time Spent, simply 
  2651.      press RET for each item you do not wish to enter.
  2652.  
  2653.           Once the beginning and ending times have been entered, the "Time 
  2654.      Spent" on the service will be automatically calculated.  This will be 
  2655.      multiplied by the Service Performer's hourly rate (or the Max Hour-
  2656.      ly Rate for the case, if applicable, whichever is less) and displayed 
  2657.      as the AMOUNT.  If, for some reason, you wish to reflect an amount of 
  2658.      time different from what was calculated by the program, (or if you 
  2659.      skipped the Time Began and Time Ended items) you may enter it at the 
  2660.      "Time Spent" line.  If you wish to charge an amount different from 
  2661.      what BillPower has calculated, you may enter any amount you wish at 
  2662.      the "AMOUNT" line.
  2663.  
  2664.           If you want to record the time spent on the service, but do not 
  2665.      wish to charge the case anything for that service, complete the Time 
  2666.      Began, Time Ended, or Time Spent entry with a ^N (for "no charge"), 
  2667.      instead of RET.  Doing so will cause "NC" to appear at the end of the 
  2668.  
  2669.  
  2670.      SERVICES/FEES MODULE                 43
  2671.  
  2672.  
  2673.  
  2674.  
  2675.      "Time Spent" line. 
  2676.  
  2677.           If the case for which you are entering a service is a fixed fee, 
  2678.      contingent, or retainer case, BillPower will automatically assume that 
  2679.      you do not want to charge the case for time spent on specific ser-
  2680.      vices.  If you wish to overrule this assumption, finish your time 
  2681.      entries with ^C (for "charge this time"), instead of RET.
  2682.  
  2683.  
  2684.      Charging rate
  2685.  
  2686.           Whenever you make any changes to a service/fee record, the hour-
  2687.      ly rate at which services will be charged is re-figured.  A series of 
  2688.      default rates are used by the program to arrive at the appropriate 
  2689.      rate for a particular service.  If you wish to enter a special rate 
  2690.      for this service, you may do so here.  If you subsequently come back 
  2691.      to edit this record, the rate may change back to one of the defaults 
  2692.      if you make ANY CORRECTIONS AT ALL to the record.  Therefore, when-
  2693.      ever you edit/examine a service/fee record, be sure to double-check 
  2694.      the rate before you move on with F6. 
  2695.  
  2696.  
  2697.      Next Time Slip
  2698.  
  2699.           To save the service record and move on, press F6.  BillPower will 
  2700.      then automatically take you to another time slip/fee entry record to 
  2701.      be filled out.  If you do not need to make any more entries, just 
  2702.      press F6 again.  
  2703.  
  2704.  
  2705.      Deferred Billing (BillPower Plus only)
  2706.  
  2707.           If you wish to indefinitely defer billing this Time Slip or Fee 
  2708.      record, press F7 when the cursor is at one of the top items on the 
  2709.      screen.  Doing so will cause the billing process to skip over this 
  2710.      record.  
  2711.  
  2712.           The record will be automatically "un-tagged" and forwarded to a 
  2713.      later month's file when you do a chronological sort (in the ^Utilities 
  2714.      module) of this month's files.  Then, when you get ready to do that 
  2715.      later month's bills, you should first do a set of pre-bills.  As you 
  2716.      review the pre-bills, you may elect once again to defer this record 
  2717.      until a still later month.  To do so, you'll have to come back to this 
  2718.      SERVICES module, edit this record, and press F7 to tag it again for 
  2719.      further deferral.  See the Deferred Billing section. 
  2720.  
  2721.      "TO DATE: ..." information
  2722.  
  2723.           If you're doing a time slip or fee record for a case, some of 
  2724.      that case's data will be summarized at the bottom of the screen.  The 
  2725.      "Srvc/Fees" figure is the total services and fees charged to that 
  2726.      case until now (not including the current entry).  Also shown are the 
  2727.  
  2728.  
  2729.      SERVICES/FEES MODULE                 44
  2730.  
  2731.  
  2732.  
  2733.  
  2734.      total hours and the value of those hours (at the primary billing rate 
  2735.      of the responsible employee).  "Balance" is the case's current bal-
  2736.      ance due, including all transactions, except the one you're now en-
  2737.      tering.  "CrntDue" is the amount still due on the last bill sent to 
  2738.      the client.  "LastBill" is the date of the last bill sent to the 
  2739.      client.
  2740.  
  2741.  
  2742.      EDIT A TIME SLIP OR FEE RECORD
  2743.  
  2744.           When you choose to (E)dit a record, you will be asked the "Mon 
  2745.      Yr of file to edit".  Here, you should enter the month and year (eg: 
  2746.      NOV 87) during which the record (or records) you wish to edit were 
  2747.      entered.  If the month to be searched happens to be the current 
  2748.      month, just press RET. 
  2749.  
  2750.           The next prompt will be "Case Number".  Here, you should enter 
  2751.      the number of the case whose transaction you wish to find.  If you 
  2752.      know the exact transaction record number to be edited, you may just 
  2753.      press RET, without entering a case.
  2754.  
  2755.           Finally, BillPower asks for the "Record Number to Begin Search".  
  2756.      If you just press RET without entering a record number, BillPower will 
  2757.      show you each time slip or fee record whose case and month of entry 
  2758.      are the same as those you entered above.  The search will begin at 
  2759.      the first record in the file.  To go from each record to the next, 
  2760.      press F6.  To abort the search through the records press ESC.
  2761.  
  2762.           If, however, you DO enter a record number, BillPower will skip 
  2763.      all the records before that one, which will be the first shown to you.  
  2764.      If it happens to be the ONLY one you want to look at, press ESC when 
  2765.      you have finished with it (ESC causes a search to abort, remember?).  
  2766.  
  2767.           If you enter no "Mon Yr", case, or record  number, the Edit mode 
  2768.      will abort (unless there happens to be a transaction entered during 
  2769.      the current month which does not apply to a particular case number).
  2770.  
  2771.           When you have finished editing/examining a record, press F6 to 
  2772.      store it and to move on to the next record for the date you have de-
  2773.      signated (assuming that you have not designated a record number, in 
  2774.      which case, only one record would be edited).  Pressing ESC will 
  2775.      cause BillPower to store the record and then to leave the Edit mode 
  2776.      without going on to the next record.
  2777.  
  2778.           
  2779.      HUNT FOR INFORMATION     
  2780.  
  2781.           The Hunt Gates in this module work just like those in the CASES 
  2782.      module.  The only difference is that you have a different selection of 
  2783.      gates that you may define.
  2784.  
  2785.           Gate Q toggles among the various types of reports available: 
  2786.  
  2787.  
  2788.      SERVICES/FEES MODULE                 45
  2789.  
  2790.  
  2791.  
  2792.  
  2793.      Standard, Income-Expense, Balance Sheet, and Full Screen Edit.
  2794.  
  2795.           Gates L through P tell BillPower which types of transactions to 
  2796.      include in the hunt.  Even though you're in the SERVICES/FEES module, 
  2797.      the hunt you do here can include Disbursements, Receipts, and/or Ad-
  2798.      justments.  If you wish, you can even prevent services/fees from being 
  2799.      included.  Just switch the appropriate gates to "YES" or "NO".
  2800.  
  2801.  
  2802.      ZIP TO A TIME SLIP
  2803.  
  2804.           As you go through a day, you will often find yourself working on 
  2805.      several cases simultaneously.  As you perform a task for each, you 
  2806.      should enter it onto a time slip.  Of course, you may make out a sep-
  2807.      arate time slip for each task performed.  But, alternatively, you may 
  2808.      add each new service performed for a case to the first time slip 
  2809.      opened that day for that case.  If your preference is to keep adding 
  2810.      to the first time slip, you may use this (Z)ip function to find that 
  2811.      record quickly when you need to make an addition.
  2812.  
  2813.           After pressing `Z', you will be shown a list of up to twenty 
  2814.      cases with which you have dealt during the day.  Press the letter 
  2815.      corresponding to the one whose time slip you need to amend. 
  2816.  
  2817.           When the time slip appears, add to it as you wish.  If you want 
  2818.      to begin the automatic timer, press ^T; to stop the timer, press ^T 
  2819.      again (or press F6 or esc).  When the auto timer stops, the dollar 
  2820.      value of this most recent time block will be added to the time slip's 
  2821.      previous total.  Thus, every time you zip to a time slip during the 
  2822.      day, you may keep adding to the total time and dollar amount by simply 
  2823.      pressing ^T when you begin and end your entry.  This feature is most 
  2824.      useful if you keep BillPower in memory at all times through the use of 
  2825.      a multi-tasking program like Software Carousel or DESQview.
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.  
  2847.      SERVICES/FEES MODULE                 46
  2848.  
  2849.  
  2850.  
  2851.  
  2852.      DISBURSEMENTS MODULE
  2853.  
  2854.  
  2855.           The DISBURSEMENTS module is used for ALL firm disbursements, 
  2856.      whether or not they apply to particular clients or cases.  Office 
  2857.      supply purchases and employee salary payments, for example, should be 
  2858.      recorded in this module, as should all your expenses for the SMITJO1 
  2859.      case.  Anytime the firm transfers some of its money to someone else 
  2860.      (or to someone else's account) for ANY reason, that transfer is a 
  2861.      disbursement which should be entered here.
  2862.  
  2863.  
  2864.      MAKE A DISBURSEMENT
  2865.  
  2866.           Press "M" to make a record.  You will be asked to enter the date 
  2867.      of the disbursement whose record you are about to create.  Be sure to 
  2868.      use the proper format for entering dates, or use "S" (for "same", rem-
  2869.      ember?).
  2870.  
  2871.           BillPower will then take you into the Edit mode, so that you can 
  2872.      enter the new record's data.  You may do so in the manner described 
  2873.      in this manual's preceding sections in their discussions of making 
  2874.      and editing records.  
  2875.  
  2876.           NOTE:
  2877.                In the (M)ake mode, you may save time by entering "S" 
  2878.           (for "same as last entry") for almost any item, such as the 
  2879.           Case Number.  "S" will cause the Case Number, etc., from 
  2880.           the last record entered to be entered again.
  2881.  
  2882.           Most of the items to be filled in are comparable to those dis-
  2883.      cussed previously in the SERVICES/FEES section.  There are, however, a 
  2884.      few new items with which you need to be familiar. 
  2885.  
  2886.  
  2887.      Category
  2888.  
  2889.           If you wish to later be able to sort your disbursements by cate-
  2890.      gory, enter the category number (1 to 9999) here.  If you are in doubt 
  2891.      about the appropriate category number, press F1 for a listing. If the 
  2892.      list does not have the category you wish, remember that you may modify 
  2893.      it with EDIT to suit your individual needs (see the CATEGORIES, 
  2894.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section). 
  2895.  
  2896.           If the category you enter does not exist, BillPower will tell you; 
  2897.      otherwise, a description of the category will appear at the bottom of 
  2898.      the screen.
  2899.  
  2900.  
  2901.      Payee or Creditor 
  2902.  
  2903.           At the "Payee" item, you should enter the name of the person or 
  2904.  
  2905.  
  2906.      DISBURSEMENTS MODULE                 47
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.      company from whom you made the purchase or to whom you made the pay-
  2912.      ment.  You will have to be brief here, since your entry is limited to 
  2913.      only a few characters.  If the disbursement is a simple advance made 
  2914.      directly to a client, enter the client's name here if you did not al-
  2915.      ready enter it as part of the Description just entered. 
  2916.  
  2917.  
  2918.      AMOUNT
  2919.  
  2920.           Next, enter the "AMOUNT".  If you do not know what this amount 
  2921.      should be, just enter zero; you can always come back to this record at 
  2922.      a later date to enter the correct amount when it becomes known.  An 
  2923.      example of this situation would be a long distance telephone call 
  2924.      which you want to enter now, but for which you will not know the 
  2925.      charges until you receive the telephone bill in a few weeks.  If you 
  2926.      enter an amount of zero now, you may subsequently change it by using 
  2927.      the Edit mode.
  2928.  
  2929.           If you want the record to reflect the amount you paid, but do 
  2930.      not wish to charge the client for the disbursement, complete the 
  2931.      "Amount Paid/Owed" with a ^N (for "no charge"), instead of RET.  Do-
  2932.      ing so will cause "NC" to appear at the end of the entry.  
  2933.  
  2934.  
  2935.      Check Number 
  2936.  
  2937.           If you are paying for the disbursement with a check, you may 
  2938.      enter the check number.  This is the number of the check (from the 
  2939.      firm's account) with which the disbursement is being paid.  If you 
  2940.      have already entered a check number during this batch of disbursement 
  2941.      entries, you may just enter "N" (for "next"), and the check number 
  2942.      will be automatically assigned.
  2943.  
  2944.  
  2945.      EDIT A DISBURSEMENT
  2946.  
  2947.           The editing procedures have been covered under "(M)ake a dis-
  2948.      bursement", above.  
  2949.  
  2950.           For a discussion of how to find a specific record, refer to the 
  2951.      section on editing a time slip or fee in the SERVICES/FEES module 
  2952.      section.
  2953.  
  2954.  
  2955.  
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.  
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.      DISBURSEMENTS MODULE                 48
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.      RECEIPTS MODULE
  2971.  
  2972.  
  2973.           The RECEIPTS module is where you enter payments made to you or 
  2974.      your firm.  There are few significant differences between this mod-
  2975.      ule's operation and any other module's.  If you need help with any of 
  2976.      this module's features, please refer to descriptions of comparable 
  2977.      ones in the previous sections of these instructions.  
  2978.  
  2979.           Two items unique to this module are the `Advance' items shown in 
  2980.      the (M)ake and (E)dit modes.  An advance is a sum paid to the client 
  2981.      or on his behalf.  Whenever a disbursement is made on behalf of a 
  2982.      case in the DISBURSEMENTS module, BillPower considers it an `Advance' 
  2983.      to be paid back by the client.  
  2984.  
  2985.           If you are in the (M)ake mode, BillPower will show you the current 
  2986.      outstanding advances and suggest an amount to apply toward them.  The 
  2987.      program will initially assume that you wish to pay advances before 
  2988.      you pay anything else, but you may alter this assumption by entering 
  2989.      whatever you like, as long as it does not exceed the amount of the 
  2990.      receipt already entered.  Whatever portion of the receipt you do not 
  2991.      allocate toward repayment of advances will be assumed to be for other 
  2992.      portions of the client's total balance owed to you, such as services, 
  2993.      fees, and adjustments.  
  2994.  
  2995.  
  2996.  
  2997.  
  2998.  
  2999.  
  3000.  
  3001.  
  3002.  
  3003.  
  3004.  
  3005.  
  3006.  
  3007.  
  3008.  
  3009.  
  3010.  
  3011.  
  3012.  
  3013.  
  3014.  
  3015.  
  3016.  
  3017.  
  3018.  
  3019.  
  3020.  
  3021.  
  3022.  
  3023.  
  3024.      RECEIPTS MODULE                      49
  3025.  
  3026.  
  3027.  
  3028.  
  3029.      ADJUSTMENT MODULE
  3030.  
  3031.           This module is used to enter write-offs and other bill-refining 
  3032.      adjustments.  Adjustments are entries which you want to be included 
  3033.      in bills, but which do not fall under any of the more specific clas-
  3034.      sifications recognized by BillPower (services/fees, receipts, and dis-
  3035.      bursements).  
  3036.  
  3037.           To enter the ADJUSTMENT module, press "A" while you are in the 
  3038.      MAIN MENU.  When the ADJUSTMENT MENU appears, select "M" to create the 
  3039.      adjustment record.
  3040.  
  3041.           You will be asked the adjustment's effective date, and then you 
  3042.      will be shown a screen of items to be filled in.  All are self-
  3043.      explanatory, with the exception of "(W)rite-off or (C)harge".  If the      
  3044.      adjustment amount is to be subtracted from a client's bill, you 
  3045.      should press "W", since your intention is write it off.  If, instead, 
  3046.      you wish to add to your client's debt, press "C", since you intend to 
  3047.      charge him more than he would otherwise owe.
  3048.  
  3049.  
  3050.  
  3051.  
  3052.  
  3053.  
  3054.  
  3055.  
  3056.  
  3057.  
  3058.  
  3059.  
  3060.  
  3061.  
  3062.  
  3063.  
  3064.  
  3065.  
  3066.  
  3067.  
  3068.  
  3069.  
  3070.  
  3071.  
  3072.  
  3073.  
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.  
  3078.  
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.      ADJUSTMENT MODULE                    50
  3084.  
  3085.  
  3086.  
  3087.  
  3088.      GENERAL LEDGER MODULE
  3089.  
  3090.  
  3091.           The GENERAL LEDGER module is for maintaining the various accounts 
  3092.      for which your firm is responsible.  Checking, Trust, and Escrow ac-
  3093.      counts are examples.   This module allows you to completely integrate 
  3094.      a chart of accounts into the billing program.  
  3095.  
  3096.           Though it will track both "debit" and "credit" accounts, the de-
  3097.      fault mode for this module provides simple single-entry functionality.  
  3098.      Double-entry accounting, an option available with BillPower Plus, is 
  3099.      triggered by making an entry at the "Account automatically adjusted 
  3100.      for disbursements and receipts" item in the CUSTOMIZING routine (ac-
  3101.      cessed by tapping ^C at the menu -- see the SETTING UP section for 
  3102.      details).  Use of the program for double-entry accounting will be dis-
  3103.      cussed later.
  3104.  
  3105.  
  3106.      OPEN A NEW ACCOUNT
  3107.  
  3108.           To open an account, select the (O)pen option from the menu.  
  3109.      First, you will be asked to enter an account number.  The number you 
  3110.      assign an account will have a direct bearing upon how easily you are 
  3111.      able to extract information from BillPower's files.  Please see the 
  3112.      NUMBERING SYSTEM PROPOSAL section.
  3113.  
  3114.           Next, you will have to enter a descriptive name for the account, 
  3115.      and you will be asked to designate whether this is to be a (C)redit 
  3116.      or a (D)ebit account.  Any account that would appear as an ASSET on a 
  3117.      balance sheet should be entered as a Debit account.  An account that 
  3118.      will appear as a LIABILITY on the balance sheet is a Credit account.  
  3119.      If you are unsure of your new account's classification, enter "-";  
  3120.      otherwise, enter "C" or "D".
  3121.  
  3122.           BillPower will then ask whether the new account will be used to 
  3123.      hold retainer funds for a case.  If not, answer `N'.  If you answer 
  3124.      `Y', you will be asked to enter the Balance (if any) you would like to 
  3125.      maintain in the account, as well as a minimum acceptable balance.  The 
  3126.      first figure is the balance you would like to maintain in the account 
  3127.      (preferably an amount to which your client has agreed).  The minimum 
  3128.      acceptable balance, on the other hand, is the point at which you will 
  3129.      want to ask your client to replenish this retainer account.  Assume, 
  3130.      for instance, that the account's desired balance is $1000 and that its 
  3131.      minimum acceptable balance is $500.  As you do work for your client, 
  3132.      you will be withdrawing money from this retainer account.  At some 
  3133.      point, you will want to ask your client to replenish the account to 
  3134.      the desired balance of $1000.  This threshold is reached when the ac-
  3135.      count's balance is below $500.  Whenever a bill is sent to the client, 
  3136.      BillPower will check the account balance.  If it is below the minimum 
  3137.      acceptable balance of $500, the bill will contain a request for the 
  3138.      amount needed to bring the account's funds up to the Desired Balance 
  3139.      of $1000.  If the account balance is over the minimum acceptable bal-
  3140.  
  3141.  
  3142.      GENERAL LEDGER MODULE                51
  3143.  
  3144.  
  3145.  
  3146.  
  3147.      ance when the bill is prepared, no such request will be made.
  3148.  
  3149.           Before this section is closed, it should be mentioned that, once 
  3150.      an account is given an Account Number, that number may not be changed.  
  3151.      The descriptive name and all other attributes may be edited, but the 
  3152.      Account NUMBER will be permanent.  If you were allowed to subsequently 
  3153.      change the Account Number, previously-entered transactions involving 
  3154.      that account would be left in "limbo", since they would still be 
  3155.      linked to the OLD Account Number. 
  3156.  
  3157.  
  3158.      MAKE A TRANSACTION ENTRY
  3159.  
  3160.           This straigtforward process is similar to that in the DISBURSE-
  3161.      MENTS module.  However, the "Check Number" item is a little different.
  3162.  
  3163.           The last item to be filled in is the "Check Number".  If the 
  3164.      transaction is for a deposit, just enter "D".  If it is for a with-
  3165.      drawal without the issuance of a check, enter "W".  If it is for a 
  3166.      withdrawal accompanied by the issuance of a check, enter the number of 
  3167.      the check with which the withdrawal from the account will be made.  Do 
  3168.      not enter a check number if the transaction is a deposit (for example, 
  3169.      if you are depositing a client's check into an account, do not enter 
  3170.      the client's check number here -- enter "D", for "Deposit").  The 
  3171.      check number must not be greater than 30000.  Since BillPower will try 
  3172.      to prevent your withdrawing more from the account than is presently 
  3173.      contained therein, always be sure to enter a deposit for an account 
  3174.      before you attempt any withdrawals.
  3175.  
  3176.           If you wish, you may use the same check number on several trans-
  3177.      action records.  You might want to do so if you will be using the 
  3178.      same check to pay for several different categories of expenses.  If 
  3179.      such is the case, make a separate account transaction for each cate-
  3180.      gory and use the same check number for all the transaction records. 
  3181.  
  3182.  
  3183.      HUNTING FOR SOME INFORMATION        
  3184.  
  3185.           The (H)unt routine is similar to those found elsewhere in Bill-
  3186.      Power.
  3187.  
  3188.           Near the end of each hunt will be a listing of the TOTAL DEBITS 
  3189.      and TOTAL CREDITS reported during the hunt.  In arriving at these tot-
  3190.      als, BillPower considers all deposits to debit accounts and all withdra-
  3191.      wals from credit accounts to be DEBITS, while all withdrawals from 
  3192.      debit accounts and all deposits to credit accounts are considered to 
  3193.      be CREDITS.  Deposits and withdrawals from "-" accounts are treated as 
  3194.      if they involved debit accounts.  Also reported is the DIFFERENCE bet-
  3195.      ween the total debits and the total credits.  This difference is use-
  3196.      ful if you are doing double-entry bookkeeping, and you need to see at 
  3197.      a glance whether the total debits and credits balance.  If the DIFFER-
  3198.      ENCE is not zero, then a double-entry error may have been made during 
  3199.  
  3200.  
  3201.      GENERAL LEDGER MODULE                52
  3202.  
  3203.  
  3204.  
  3205.  
  3206.      the period specified in the Hunt Gates.  Remember, this section of the 
  3207.      report shows the totals of only those transactions which meet the par-
  3208.      ameters set by your Hunt Gates.  The total balance for each account is 
  3209.      given in the Account Balances section, described below.
  3210.  
  3211.           The very last thing shown in a hunt will be a listing of the 
  3212.      current account balances.  If a balance is enclosed inside left and 
  3213.      right carets, "<" and ">", it is a Credit account balance.  For repor-
  3214.      ting purposes only, BillPower treats Credit accounts as negative Debit 
  3215.      accounts.  Hence, Credit account balances that are negative will be 
  3216.      ADDED to the total, while positive ones will be SUBTRACTED.  This is 
  3217.      where to quickly find whether your books are properly balanced: if the 
  3218.      account balance totals are not zero, your books are out of balance.
  3219.  
  3220.  
  3221.      OMITTING ACCOUNTS
  3222.  
  3223.           Accounts are omitted by selecting the (^O)mit option in the AC-
  3224.      COUNTS MENU.  The two-step omission process is similar to that found 
  3225.      in the CASES module, but the tagging takes place directly from the 
  3226.      menu, not in the Edit mode. 
  3227.  
  3228.  
  3229.      ORGANIZING YOUR BOOKS
  3230.  
  3231.           Setting up your chart of accounts involves:  1) opening the ac-
  3232.      counts in this GENERAL LEDGER module; and 2) designating your income 
  3233.      and expense categories by entering them into the M-LBCODE.DAT file 
  3234.      (see the CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section of 
  3235.      these instructions).
  3236.  
  3237.                NOTE:
  3238.                     You may optionally open your accounts with the 
  3239.                EDIT program (^E at the main menu).  But be careful 
  3240.                if you so.  Remember that BillPower does not allow 
  3241.                you to change the number of an account, since doing 
  3242.                so may leave in "limbo" some transactions made for 
  3243.                that account before the change.  Because the EDIT 
  3244.                program makes it easy for you to change an account's 
  3245.                number, you must be on your guard not to do so.  It 
  3246.                is recommended that you use EDIT only to set up your 
  3247.                chart of accounts initially.  Thereafter, if you need 
  3248.                to change something, use the editing functions found 
  3249.                in this GENERAL LEDGER module.  After initially estab-
  3250.                lishing the chart of accounts, use EDIT only if you
  3251.                need to change the order in which the accounts appear
  3252.                in the chart of accounts.
  3253.  
  3254.  
  3255.  
  3256.  
  3257.  
  3258.  
  3259.  
  3260.      GENERAL LEDGER MODULE                53
  3261.  
  3262.  
  3263.  
  3264.  
  3265.  
  3266.  
  3267.      Accounts vs. Categories
  3268.  
  3269.           Remember that BillPower draws a clear distinction between an ac-
  3270.      count and an income/expense category.  An account is an actual body 
  3271.      of money.  It is the value of an account that is affected by a re-
  3272.      ceipt or expenditure.
  3273.  
  3274.           A category, on the other hand, is, just as name implies, simply a 
  3275.      type of expense or income.  Though the TRANSACTION involving a cate-
  3276.      gory may AFFECT an account's balance, the category is not, itself, an 
  3277.      account (body of money).  For instance, a rent payment might fall into 
  3278.      an expense category called "rent", but the actual body of money affec-
  3279.      ted is probably the "checking" account.  Though BillPower will, for 
  3280.      any period of time, report the total value of transactions involving 
  3281.      each income and expense category, it does not permanently collect 
  3282.      those figures into an "account".
  3283.  
  3284.           Which categories (not accounts) should you open?  If you're un-
  3285.      sure, just stick with those already contained in the sample income-
  3286.      expense file (M-LBCODE.DAT) provided with BillPower.  Use EDIT (^E in 
  3287.      the MAIN MENU) to examine/edit this file.
  3288.  
  3289.           Which accounts (not categories) should you open?  Basically, the 
  3290.      decision is yours.  If you're unsure, you might consider using these 
  3291.      as an absolute minimum:
  3292.  
  3293.           ACCOUNT NUMBER   DESCRIPTIVE NAME       CREDIT or DEBIT
  3294.           -------------------------------------------------------
  3295.           CHECK            CHECKING ACCOUNT       Debit
  3296.           EQUITY           GENERAL EQUITY         Credit
  3297.  
  3298.           As the need arises, also open escrow and retainer accounts.  Give 
  3299.      each client's retainer/escrow a unique number and name.  Since the 
  3300.      funds in such accounts are not yours, you might consider them to be 
  3301.      neither CREDIT not DEBIT.  If such is the case, choose "-" as the 
  3302.      CREDIT/DEBIT category (signifying neither). 
  3303.  
  3304.  
  3305.      DOUBLE ENTRY ACCOUNTING
  3306.  
  3307.           If you've customized the program properly, you'll be afforded the 
  3308.      double entry option.  If you opt for double entry, you must be abso-
  3309.      lutely sure that you understand the concept completely.  If you don't, 
  3310.      you'll just be wasting your time and possibly ruining your books.
  3311.  
  3312.           With this option in effect, you will be allowed to make balancing 
  3313.      account entries whenever you enter a disbursement, receipt or General 
  3314.      Ledger transaction.  This option will save you considerable time that 
  3315.      would otherwise have been spent making duplicate account-adjustment 
  3316.      entries.  Your bookkeeping will be automated like never before.  
  3317.  
  3318.  
  3319.      GENERAL LEDGER MODULE                54
  3320.  
  3321.  
  3322.  
  3323.  
  3324.  
  3325.           The double-entry option is just that: an OPTION.  If it's not in 
  3326.      effect, you won't be able to enter balancing account information when 
  3327.      you enter transactions.  But even with the option in effect, it's 
  3328.      still just an option.  You MAY enter balancing account information, 
  3329.      but you don't have to.  Thus, BillPower provides you with a great deal 
  3330.      of flexibility.  But this flexibility may also allow you to make mis-
  3331.      takes that will cause your books to go out of balance.  The program 
  3332.      checks for non-balancing entries only if you've specified TWO accounts 
  3333.      to be adjusted for a specific transaction.  If you specify only a sin-
  3334.      gle account, BillPower assumes that you're not interested in double 
  3335.      entry for the current transaction.
  3336.  
  3337.           With the double entry option in effect, entering a single dis-
  3338.      bursement or receipt will result in the simultaneous entry of up to 
  3339.      two General Ledger account transactions and the updating of the ba-
  3340.      lances in those accounts. 
  3341.  
  3342.  
  3343.      Designating the accounts to adjust
  3344.  
  3345.           If the double entry option is in effect, you will notice that two 
  3346.      additional items appear on each disbursement and receipt entry screen:
  3347.  
  3348.                              Affected G/L account 1 
  3349.                              Affected G/L account 2
  3350.  
  3351.      BillPower expects you to fill in one or both of these items if you 
  3352.      want the program to automatically adjust its General Ledger accounts 
  3353.      when you complete entering the transaction.  
  3354.  
  3355.           For each of these, you should fill in an account number preceded 
  3356.      by a "+" or "-" (eg: "+CHECK" or "-CHECK").  A "+" indicates that the 
  3357.      amount of the transaction you're entering should be ADDED to the 
  3358.      balance in the specified account, while "-" indicates that the sum 
  3359.      should be SUBTRACTED.  BillPower won't accept an entry that does not 
  3360.      begin with a "+" or "-".
  3361.  
  3362.  
  3363.      Automating the process
  3364.  
  3365.           What's described in the section above will save you the time that 
  3366.      might otherwise be spent making one or two separate General Ledger 
  3367.      entries after you finish entering a disbursement or receipt.  But 
  3368.      things could be further streamlined if BillPower knew the accounts to 
  3369.      adjust without your having to tell it every time you enter a transac-
  3370.      tion.  With a little planning, you can achieve this automation.
  3371.  
  3372.           The first thing you need to do is to decide which of your General 
  3373.      Ledger accounts is the one you will usually want affected whenever you 
  3374.      do a disbursement or receipt.  In all probability, it will be your 
  3375.      firm's checking account.  Assuming that this account has already been 
  3376.  
  3377.  
  3378.      GENERAL LEDGER MODULE                55
  3379.  
  3380.  
  3381.  
  3382.  
  3383.      assigned a number and has also been opened with BillPower, you should 
  3384.      enter that account number at the "Account automatically adjusted..." 
  3385.      prompt in the CUSTOMIZING routine.  
  3386.  
  3387.           If the account that you've specified for automatic adjustment is 
  3388.      not called "NUL", that the program will assume that you want that 
  3389.      account updated EVERY time you make a disbursement or receipt.  At the 
  3390.      time you make each entry, however, you may override this assumption if 
  3391.      you like.  If "NUL" is what you've specified in the CUSTOMIZING rou-
  3392.      tine, then BillPower will make no assumption at all about which 
  3393.      account you want adjusted for each disbursement and receipt.  Instead, 
  3394.      you'll have to fill in the account number "from scratch" each time you 
  3395.      enter a disbursement or receipt. 
  3396.  
  3397.  
  3398.      The other account
  3399.  
  3400.           The discussion in the section above concerned only one account, 
  3401.      the one that you will nearly always want to update whenever you enter 
  3402.      a receipt or disbursement.  If you're interested in keeping your books 
  3403.      balanced, however, you'll also want to fill in a second account num-
  3404.      ber.  
  3405.  
  3406.           Unlike the first account, the second will vary from transaction 
  3407.      to transaction, depending upon the category into which the transaction 
  3408.      falls.  You'll have to be pretty competent with double-entry accoun-
  3409.      ting if you want to be sure to tell BillPower the proper account to 
  3410.      update.  As you enter each disbursement or receipt, you'll have to 
  3411.      decide what the balancing G/L entries should be.  This thought pro-
  3412.      cess, of course, takes time and exposes the system to the possibility 
  3413.      that you may occasionally make a careless decision.  But BillPower 
  3414.      offers you an alternative that will save even  more time and reduce 
  3415.      the potential for error: designating the balancing account entries 
  3416.      well in advance, when you initially set up the program.
  3417.  
  3418.           Before reading further, you should first review the ABBREVIATIONS 
  3419.      and CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section, found 
  3420.      later in these instructions.
  3421.  
  3422.           The discussion of ABBREVIATIONS and CATEGORIES describes three 
  3423.      items that may appear on each line within the M-LBCODE.DAT file, used 
  3424.      by BillPower to store income and expense category information.  But 
  3425.      there is a fourth item that may also be entered on each line that des-
  3426.      cribes an income or expense category.  This fourth item is the G/L 
  3427.      account that you want to adjust every time you enter a transaction 
  3428.      involving that line's category.  
  3429.  
  3430.           The fourth item begins in column 43 (use the TAB key to align the 
  3431.      cursor properly).  The item consists of an account number preceded by 
  3432.      a "+" or "-" (eg: "+EQUITY" or "-EQUITY").  A "+" indicates that you 
  3433.      want to ADD to the account whenever a transaction involving this cate-
  3434.      gory is made, while a "-" indicates that you want to SUBTRACT.  Be 
  3435.  
  3436.  
  3437.      GENERAL LEDGER MODULE                56
  3438.  
  3439.  
  3440.  
  3441.  
  3442.      ABSOLUTELY SURE that you precede each account number with a "+" or a 
  3443.      "-", that each account you specify has previously been opened with 
  3444.      BillPower, and that you align everything properly in the file. 
  3445.  
  3446.           Remember that the account numbers you place into the M-LBCODE.DAT 
  3447.      file are for the secondary (or "balancing") G/L transactions made 
  3448.      automatically when you enter a disbursement or receipt.  The primary 
  3449.      G/L transaction will be determined by your previous entry in the CUS-
  3450.      TOMIZING routine (the "Account automatically adjusted..." item).  The 
  3451.      primary account is the one that BillPower ALWAYS assumes you want ad-
  3452.      justed whenever you enter a disbursement or receipt.  The secondary 
  3453.      account is the one that will balance your books after the adjustment 
  3454.      to the primary account is made.  The primary account is not affected 
  3455.      by the category into which a receipt or disbursement entry falls.  The 
  3456.      secondary account, however, will always be dependent upon the income-
  3457.      expense category. 
  3458.  
  3459.           The primary and secondary accounts you set in the CUSTOMIZING
  3460.      routine and in the M-LBCODE.DAT file will provide BillPower with as-
  3461.      sumptions about which accounts you want to update whenever you enter 
  3462.      an disbursement or receipt.  It will act upon these assumptions, un-
  3463.      less you override them at the time you make the actual transaction 
  3464.      entries.  This degree of flexibility is unique to BillPower.
  3465.  
  3466.  
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.  
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.  
  3477.  
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.  
  3482.  
  3483.  
  3484.  
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.  
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.      GENERAL LEDGER MODULE                57
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.      BILLS 
  3502.  
  3503.  
  3504.           When doing bills, BillPower, unlike some other programs, does not 
  3505.      automatically include all unbilled items in its statements and then 
  3506.      "dump" them from the system.  Instead, BillPower prepares bills for 
  3507.      certain TIME PERIODS (one month, two months, three months, etc.).  
  3508.      Both unbilled transactions AND transactions already billed (if any) 
  3509.      will be included in BillPower's statements.  Of course, transactions 
  3510.      already billed will be included only if you are RE-DOING bills that 
  3511.      have previously been submitted for a certain period.  The client will 
  3512.      never be charged more than once for the same item, but he may see it a 
  3513.      second time if you RE-DO a bill covering the month in which that item 
  3514.      was entered.  If, for instance, you do March's bill at the beginning 
  3515.      of March and again at the end of March, the same items which appeared 
  3516.      on the first bill will appear on the second, but the client won't be 
  3517.      charged a second time for them.  The second bill will simply be re-
  3518.      capping the transactions previously included in the original bill, as 
  3519.      well as including transactions that have occurred subsequent to the 
  3520.      first bill's preparation.
  3521.       
  3522.           This different method of billing allows BillPower to keep ALL 
  3523.      transactions in its data base, even those that have been billed, un-
  3524.      til YOU want to eliminate them.  BillPower won't arbitrarily erase 
  3525.      them.  Thus, you have the flexibility to re-prepare bills many times, 
  3526.      even months after their original preparation.  And, since the trans-
  3527.      actions are not automatically erased by BillPower, those items may be 
  3528.      included in any reports you may wish to prepare at any time in the 
  3529.      future.
  3530.  
  3531.           A consequence of providing you such unprecedented flexibility is 
  3532.      that, under certain circumstances, BillPower may not include all the 
  3533.      transactions you might expect in its bills.  This will occur if, dur-
  3534.      ing THIS month, you are preparing bills for LAST month, and you erron-
  3535.      eously expect transactions entered for THIS month to be included.  
  3536.      Remember, this month's transactions will appear only when THIS month's 
  3537.      bills are done (preferably at the beginning of the next month). 
  3538.  
  3539.           If you want to insure that THIS month's entries are included in 
  3540.      the bills you prepare now, you should do bills for THIS month, not 
  3541.      last month.  Doing bills for this month will force BillPower to auto-
  3542.      matically include LAST month's entries in the bills, AS LONG AS you 
  3543.      have not already prepared last month's bills (if you HAVE already done 
  3544.      last month's bills, this month's will contain transactions entered for 
  3545.      the current month only). 
  3546.  
  3547.  
  3548.  
  3549.  
  3550.  
  3551.  
  3552.  
  3553.  
  3554.  
  3555.      BILLS                                58
  3556.  
  3557.  
  3558.  
  3559.  
  3560.  
  3561.  
  3562.      OVERVIEW
  3563.  
  3564.      COMPOSITION OF A BILL
  3565.  
  3566.           A bill consists of six parts:
  3567.  
  3568.           1  a return address;
  3569.           2  a client name, address and salutation, drawn from the 
  3570.               appropriate case's record at the time of the bill's 
  3571.               preparation;
  3572.           3  an opening statement;
  3573.           4  a basic data section drawn from transaction data at the
  3574.               time of the bill's preparation; 
  3575.           5  a closing statement; and
  3576.           6  a signature block.
  3577.  
  3578.      These components are printed, one after the other onto each client's 
  3579.      statement.  The format of the statements permits the use of 8-1/2" by 
  3580.      11" paper, single sheets or form-feed.  Almost any modern printer may 
  3581.      be used.  All statements should be printed at a pitch of 10 characters 
  3582.      per inch.
  3583.  
  3584.  
  3585.      BILLING FORMATS
  3586.  
  3587.           You select each case's billing format by (M)aking or (E)diting 
  3588.      that case's record (in the CASE module).  The seven formats are all 
  3589.      similar to each other, differing mainly in the amount of service/fee 
  3590.      information provided.  Format 2 is the least informative, while for-
  3591.      mat 6 is the most.
  3592.  
  3593.           There is also format 1, which is essentially similar to format 
  3594.      2, but which automatically inserts an asterisk before each service 
  3595.      description entry, so that the service will not be described on the 
  3596.      bill.  At the time that each service description is entered, this 
  3597.      asterisk may be erased if you want the service to be shown on the 
  3598.      bill.  Remember, asterisks prevent everything but the amount from 
  3599.      showing on the bill (and the amount is reflected only indirectly, in 
  3600.      the totals).  Format 0 is identical to 1, except that, in addition to 
  3601.      automatically inserting an asterisk before each SERVICE description 
  3602.      entry, the program will also precede all DISBURSEMENT, RECEIPT, and 
  3603.      ADJUSTMENT descriptions with asterisks.
  3604.  
  3605.           Each format includes a salutation and signature block, unless 
  3606.      the format number ends with a minus.  For example, "6-" would not 
  3607.      include a salutation and signature block, while format "6" would. 
  3608.  
  3609.           It is suggested that, before you do any actual billings, you 
  3610.      test each billing format, to see which you prefer.  Do a FICTIONAL 
  3611.      client's bill for the current month (be sure you've entered some fic-
  3612.  
  3613.  
  3614.      BILLS                                59
  3615.  
  3616.  
  3617.  
  3618.  
  3619.      tional services, disbursements, and receipts).  Then go to the CASE 
  3620.      module and (E)dit that client's case, in order to change the bil-
  3621.      ling format.  Then do another bill.  Repeat the process until you 
  3622.      have collected several printouts of the different billing formats (2 
  3623.      through 8, and 2- through 8-).  File them for future reference.  Do-
  3624.      ing these practice bills will also allow you to see how you like your 
  3625.      return address, opening & closing paragraphs, and signature blocks.
  3626.  
  3627.  
  3628.      RETURN ADDRESS      
  3629.  
  3630.           The return address must be contained in a file called "M-
  3631.      RETADD.LTR", and it must be located on the hard disk.  Whenever Bill-
  3632.      Power prepares a bill, it will find this file and print it onto the 
  3633.      statement.  This file should, of course, contain the firm's return 
  3634.      address.  It should be created with EDIT before you try to prepare any 
  3635.      statements.  If it is not on the disk when a statement is prepared, no 
  3636.      return address will be printed.  If you plan to use letterhead sta-
  3637.      tionery, erase M-RETADD.LTR from the hard disk and make sure that you 
  3638.      have entered the correct figure for the number of "Lines from paper 
  3639.      top to letterhead printing bottom" in the MAIN MENU's (^C)ustomize 
  3640.      routine.  
  3641.  
  3642.           After the return address (if such a file exists) is printed, 
  3643.      BillPower will print the statement date (selected by you at the time 
  3644.      the statements are prepared), followed by the client's name, address, 
  3645.      and salutation (as stored in the Case record of the case for which the 
  3646.      statement is being prepared).  The statement date will begin in the 
  3647.      same column as the top line of the return address, if the return add-
  3648.      ress file exists; otherwise, it will appear at the left margin.  If 
  3649.      the format chosen for the case whose bill is being prepared ends with 
  3650.      a minus (eg: "6-"), then no salutation will be printed.
  3651.  
  3652.           Between the client address and the salutation will appear a 
  3653.      short reference ("RE:") section, which will include the case Number 
  3654.      and case Name.  Also included will be portions of the case record's 
  3655.      Miscellaneous data IF the first line of that data begins with a plus 
  3656.      sign (see the Miscellaneous discussion in the CASE MODULE section).
  3657.  
  3658.  
  3659.      OPENING STATEMENT
  3660.  
  3661.           Next comes the opening portion of the bill, which should include 
  3662.      any remarks you wish to precede the details of the statement.  An 
  3663.      example would be,
  3664.  
  3665.           Following is a summary of the services we have recently 
  3666.           rendered in your behalf.
  3667.  
  3668.           The opening portion must be in a file named "M-BLOPEN.LTR". M-
  3669.      BLOPEN.LTR is included with the BillPower program as an example.  You 
  3670.      may modify it with EDIT to suit your purposes. 
  3671.  
  3672.  
  3673.      BILLS                                60
  3674.  
  3675.  
  3676.  
  3677.  
  3678.  
  3679.           If you do not want an opening paragraph printed on your state-
  3680.      ments, erase the "M-BLOPEN.LTR" file from your hard disk.
  3681.  
  3682.           After the opening portion is printed, BillPower will print the 
  3683.      statement details.  This part of the statement consists of a listing 
  3684.      of all services, fees, disbursements, income, etc., pertaining to the 
  3685.      case whose statement is being prepared for a certain month. 
  3686.  
  3687.           If you are keeping a retainer or other account for the client, 
  3688.      that account's recent activities will be listed next.  If you don't 
  3689.      want account information to appear on the bill, you should make sure 
  3690.      that the account number, as entered at the bottom of the case's edit 
  3691.      screen (in the CASES module), begins with an asterisk. 
  3692.  
  3693.  
  3694.      CLOSING STATEMENT
  3695.  
  3696.           The closing portion of the bill should include any remarks you 
  3697.      wish to follow the details of the statement.  An example would be,
  3698.  
  3699.           Please promptly pay any amount shown above as being due this 
  3700.           firm.  Thank you.
  3701.  
  3702.           The file containing the closing statement for a bill with a bal-
  3703.      ance owed is "M-BLOWED.LTR".  The file used for a bill with a zero or 
  3704.      credit balance is "M-BLCRDT.LTR".  These files are included with the 
  3705.      BillPower program as examples.  You may modify them with EDIT to suit 
  3706.      your purposes. 
  3707.  
  3708.           If you do not want a closing paragraph printed on your state-
  3709.      ments, erase the appropriate ".LTR" files from your hard disk.
  3710.  
  3711.  
  3712.      SIGNATURE BLOCK
  3713.  
  3714.           The signature block portion of the bill also requires a file 
  3715.      created by EDIT.  The file name must be "M-SGNxxx.LTR", where "xxx" 
  3716.      are the initials of a timekeeper.  For example, Fred W. Tanner's sig-
  3717.      nature block file would be "M-SGNFWT.LTR", while Jerry Formy's would 
  3718.      be "M-SGNJF.LTR".  The initials used must be consistent with those 
  3719.      found in the ^CUSTOMIZE module (in which you entered each timekeeper's 
  3720.      initials and up to six hourly rates).  "M-SGNSS.LTR" (for employee Sam 
  3721.      Snort) is included with the program as an example. 
  3722.  
  3723.           If you do not want a signature block printed on your statements, 
  3724.      erase the appropriate "M-SGNxxx.LTR" files from your hard disk.
  3725.  
  3726.  
  3727.      SUMMARY SHEET
  3728.  
  3729.           If a master record has any subordinates, the bills for the mas-
  3730.  
  3731.  
  3732.      BILLS                                61
  3733.  
  3734.  
  3735.  
  3736.  
  3737.      ter and its subordinates will be prepared, one after the other, be-
  3738.      fore bills for any other cases are done.  After each master's series 
  3739.      of bills is printed, a summary sheet for all its cases will also be 
  3740.      printed.  It will list the amount due (or credit) for each case as-
  3741.      signed to the master and will show a grand total.  You may either 
  3742.      append this sheet to the back of all the bills sent to the client 
  3743.      whose master and subordinates have just been prepared, or you may use 
  3744.      it as a cover sheet for those bills.
  3745.  
  3746.  
  3747.      PREPARING A BILL
  3748.  
  3749.  
  3750.           When you enter the BILLING module, a set of Hunt Gates will 
  3751.      appear.
  3752.  
  3753.           BillPower initially assumes that you intend to send prebills to 
  3754.      the screen, but you may change this assumption, if you wish, by al-
  3755.      tering Gates J and L.  
  3756.  
  3757.           Gate K allows you to designate whether you want to bill cases set 
  3758.      up for Periodic Billing, Occasional Billing, or both.  The default is 
  3759.      "Periodic" because it is those cases you will most frequently want to 
  3760.      bill during a mass billing.
  3761.  
  3762.           An actual bill is one that you actually intend to send to a 
  3763.      client.  Prebills, on the other hand, are intended to be used inter-
  3764.      nally within your office.  They are based upon billing format 6 (the 
  3765.      most informative), but they also contain some extra information not 
  3766.      found in their Actual Bill counterparts, such as the record number of 
  3767.      each transaction included in the statements.  You may use this record 
  3768.      number to quickly locate any record that needs to be altered before an 
  3769.      Actual Mailing takes place.  If, for instance, disbursement record 34  
  3770.      contains erroneous information, you may change it by editing that re-
  3771.      cord in the DISBURSEMENTS module. 
  3772.  
  3773.  
  3774.      Date of Statement and Month Billed
  3775.  
  3776.           Gate H should show the statement date you wish to appear on each 
  3777.      actual bill prepared.  You should also make sure that Gate I accurate-
  3778.      ly reflects the "Mon Yr" of the month whose bills you wish to pre-
  3779.      pare.  For example, if you are preparing January 1990's bill, Gate I 
  3780.      should show, "JAN 90".
  3781.  
  3782.  
  3783.           NOTE pertaining to cases set up for Periodic billing:
  3784.       
  3785.                If some of the cases whose bills you will be preparing 
  3786.           have billing intervals of more than one month, those bills 
  3787.           will be prepared only if they are due during the month 
  3788.           specified above.  Therefore, be sure that the month you 
  3789.  
  3790.  
  3791.      BILLS                                62
  3792.  
  3793.  
  3794.  
  3795.  
  3796.           specify is in the LATEST month which you want included in 
  3797.           the bills prepared.  If a case is due to be billed during 
  3798.           that month, the bill will cover ALL months since that case's 
  3799.           last bill was sent. 
  3800.  
  3801.                If the last bill was prepared during the middle of the 
  3802.           month whose bills you now want prepared, the new bill will 
  3803.           cover that entire month (not just the portion of the month 
  3804.           which was not already billed), as well as subsequent 
  3805.           months.  
  3806.  
  3807.                If a bill is not due for a case whose billing interval 
  3808.           is greater than one month, that case will be skipped for 
  3809.           billing purposes, and no bill will be prepared.  Case skip-
  3810.           ping occurs only in the "Actual Bill" billing mode.  Pre-
  3811.           billing statements, however, may be prepared for any case, 
  3812.           for any month, at any time.  You may also force BillPower to 
  3813.           prepare a case's Actual Bill if you designate its Case Number 
  3814.           on the billing Hunt Gates screen. 
  3815.  
  3816.           Try not to prepare a case's bill for a particular month if there 
  3817.      is any likelihood that more work will be done for that case during 
  3818.      that month, unless that case is set up for Occasional (as opposed to 
  3819.      Periodic) billing.  For example, resist sending the January bills on 
  3820.      19 January if you are likely to do any more work during January.  If 
  3821.      you were to provide some services between the 19th and the 31st, you 
  3822.      would have to re-prepare January's bills in order to advise your cli-
  3823.      ents of those services.  Those services will NOT appear on your Feb-
  3824.      ruary bills if January has already been billed (though January ser-
  3825.      vices WILL appear on February bills if January has NOT been billed 
  3826.      yet).  The only exception to this advice against billing for partial 
  3827.      months is that you may consider such a bill for a particular case if 
  3828.      you will not be doing any more work for that case during that month 
  3829.      (as would be true if the case were completed) or if that case were set 
  3830.      up for Occasional (not Periodic) billing.
  3831.  
  3832.           It is recommended that you establish a routine whereby you regu-
  3833.      larly prepare each month's bills at the beginning of the following 
  3834.      month (ie: send January's bills sometime in early February).  If you 
  3835.      stick to this routine, your billing will run easily, without your hav-
  3836.      ing to worry about the various caveats contained in this discussion.  
  3837.      If you resist the temptation to alter this routine in what you might 
  3838.      consider "special" circumstances, you will keep your billing proce-
  3839.      dures uncomplicated and smooth.  In those few instances when you MUST 
  3840.      prepare a bill at an unusual time, you can feel confident that Bill-
  3841.      Power will follow your wishes.  But, for the sake of keeping your in-
  3842.      ternal office procedures as simple as possible, strive to do ALL your 
  3843.      billing one time each month.
  3844.  
  3845.  
  3846.  
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.      BILLS                                63
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.      Other Hunt Gates
  3858.  
  3859.           The other Hunt Gates allow you to select the cases for which you 
  3860.      want bills prepared.  For example, to bill only those cases whose last 
  3861.      payments were received before 22 January 1989, select item D and enter 
  3862.      "22 JAN 89".  
  3863.  
  3864.           However, the first time you do your billing each month, you 
  3865.      should do a "MASS BILLING" by leaving Hunt Gates A to G exactly as 
  3866.      they are initially set.  Only by going through this MASS BILLING can 
  3867.      you insure that ALL case due to be billed actually WILL be billed. 
  3868.  
  3869.           When the Hunt Gates initially appear, they will be set to make 
  3870.      BillPower prepare a bill for EVERY Periodic case due for a bill.  A 
  3871.      case is considered due if:  1) the number of months established as its 
  3872.      Billing Interval (in the CASES module) have elapsed since the last 
  3873.      bill was sent; and 2a) that case has had some activity since its last 
  3874.      bill was sent, or 2b) you are due some money for that case.  A case 
  3875.      will also be billed, even if no activity has occurred since a case's 
  3876.      last bill, if nine or more months have elapsed since that bill was 
  3877.      sent or if more than a couple of months have passed since that case 
  3878.      was opened.  
  3879.  
  3880.           IF YOU WANT ALL CASES DUE BILLS TO ACTUALLY HAVE BILLS PREPARED, 
  3881.      DO NOT CHANGE THE HUNT GATES THAT INITIALLY APPEAR.  ALWAYS MAKE A 
  3882.      PRACTICE OF PREPARING BILLS FOR ALL CASES DUE THEM AT LEAST ONCE A 
  3883.      MONTH.  If the program ever prepares a bill that you didn't specifi-
  3884.      cally request, it will be because that case is in danger of exceeding 
  3885.      nine months without having been billed.
  3886.  
  3887.  
  3888.      First Case to be Prepared
  3889.            
  3890.           After you press F6 to begin the hunt, you may be asked to des-
  3891.      ignate which MasterRcrd's bills are to be prepared first.  BillPower 
  3892.      initially assumes that you want to start with the first one in the 
  3893.      file, but you may change this assumption by entering the masterRcrd 
  3894.      Number of the case with which you wish to begin.  In most cases, you 
  3895.      should simply press RET to ignore the prompt (and allow BillPower to 
  3896.      stick with its first-case assumption).  But occasionally, you will 
  3897.      want to start somewhere other than at the beginning of the file.  
  3898.  
  3899.  
  3900.      Setting the Print Mode and Aligning the Paper
  3901.  
  3902.           You will next be asked whether the printer is turned on.  If you 
  3903.      want the bills displayed on the screen, answer with an "N"; otherwise, 
  3904.      answer "Y".  If you answer affirmatively, you will be given the op-
  3905.      portunity to select the print mode, using the buttons on the face of 
  3906.      your printer (assuming your printer has this feature).  If your are 
  3907.  
  3908.  
  3909.      BILLS                                64
  3910.  
  3911.  
  3912.  
  3913.  
  3914.      happy with the default printer settings, or if you have given Bill-
  3915.      Power (in the CUSTOMIZING THE PROGRAM section) a series of codes to 
  3916.      send the printer before preparing bills, you may wish to ignore this 
  3917.      item.
  3918.               
  3919.           Next, you should align the paper in the printer.  Make sure that 
  3920.      the print head is one inch below the top of the first sheet of paper.  
  3921.      Even if you are using letterhead, you must follow this instruction 
  3922.      (one inch below the PAPER TOP, not below the letterhead).   If you are 
  3923.      using letterhead, though, you should have told BillPower (in the CUS-
  3924.      TOMIZING routine) how many lines there are to the bottom of the let-
  3925.      terhead printing.
  3926.  
  3927.  
  3928.      Cases set for Occasional Billing
  3929.  
  3930.           When BillPower encounters a case set up for billing under the 
  3931.      Occasional method, it will first ask itself whether the case has been 
  3932.      billed previously.  If not, a first bill will be printed. 
  3933.  
  3934.           If a bill has been prepared previously, the screen will clear and 
  3935.      BillPower will offer you the opportunity to designate which period you 
  3936.      wish to bill.  You may elect to prepare a new bill for only those 
  3937.      transactions falling after the last date billed, or you may elect to 
  3938.      re-prepare any of up to ten prior bills.  
  3939.  
  3940.           To prepare a brand new bill, just tap RET.
  3941.  
  3942.           To re-prepare a prior bill, use the arrow keys to specify the 
  3943.      earliest date you want to appear on the bill about to be prepared.  
  3944.      BillPower will identify which of the earlier bills you wish to prepare 
  3945.      by comparing the date you specify to the earliest date covered by each 
  3946.      bill.  Then, you'll be asked whether the bill about to be prepared is 
  3947.      to span only the original bill's period, or whether you want this to 
  3948.      be a special bill that covers everything from the beginning date you 
  3949.      specified, through TODAY. 
  3950.  
  3951.  
  3952.      PRE-BILLS 
  3953.  
  3954.           The top of a pre-bill will show selected items reflecting the 
  3955.      case's current status.  Such items include the current balance, which 
  3956.      may differ from the final balance shown at the bottom of the bill 
  3957.      (since the end of the month being billed will probably be earlier 
  3958.      than the current date).  The pre-bill will also contain a reference 
  3959.      to the record number of each item reflected thereon.  If you need to 
  3960.      change an item, you will know exactly which record to edit before the 
  3961.      actual bill is sent.
  3962.  
  3963.           The bottom of the pre-bill may contain a reminder ("Apply ... 
  3964.      ___") to apply funds in the client's account to his debt.  The remin-
  3965.      der may also be to the effect that you should consider charging the 
  3966.  
  3967.  
  3968.      BILLS                                65
  3969.  
  3970.  
  3971.  
  3972.  
  3973.      client the agreed upon fixed or contingent fee or to charge the client 
  3974.      interest.  If you wish to apply the funds about which you are being 
  3975.      reminded, put a check mark in the blank space, so that your secretary 
  3976.      will know that an appropriate record needs to be entered before the 
  3977.      Actual Bills are prepared.  For instance, if it were now time to 
  3978.      charge the client the agreed-upon fixed fee, you would check "Apply 
  3979.      Fixed Fee ___".  Your secretary would then know that she has to make a 
  3980.      service/fee entry for that case in the amount of the fixed fee before 
  3981.      the Actual Bill for that case is prepared; otherwise, the fixed fee 
  3982.      will not be charged.
  3983.  
  3984.           A pre-bill will show ALL the pertinent data for each transac-
  3985.      tion, even though the actual bill prepared for the same case may be 
  3986.      prepared in a less detailed format and may have some information sup-
  3987.      pressed or expanded.  Abbreviations MAY appear as such on pre-bills, 
  3988.      but actual bills will spell out the items being abbreviated.  Actual 
  3989.      bills will not show items intended to be hidden, such as items whose 
  3990.      descriptions begin with asterisks, but pre-bills will show them.  The 
  3991.      pre-bill is not intended to be a perfect reflection of the actual 
  3992.      bill, but rather an informative tool to help you review what has been 
  3993.      done during the period being billed.
  3994.  
  3995.  
  3996.      DEFERRED BILLING
  3997.  
  3998.           As you screen the items on a pre-bill, you may select some for 
  3999.      editing, some for omission, and some for deferred billing.  If you 
  4000.      select a transaction for deferred billing, you may call the pertinent 
  4001.      record to the screen in the appropriate Edit mode and press F7.  Pres-
  4002.      sing F7 will result in that record's being skipped during actual bil-
  4003.      ling for the month in which the transaction took place.  After the 
  4004.      actual billing takes place, you will have the opportunity to forward 
  4005.      the record to the current month's file, so that it will be picked up 
  4006.      during the next billing cycle (unless, of course, it is again tagged 
  4007.      for deferral when the current month is billed). 
  4008.  
  4009.           If the month you're billing now IS the current month, you won't 
  4010.      be able to forward the deferred transactions to a future month's 
  4011.      files, since they don't exist yet.  Therefore, you must be sure to go 
  4012.      through a SORT (in the ^Utilities module) for this month before you do 
  4013.      bills for any future months.  The act of chronologically sorting any 
  4014.      month's records automatically forwards deferred items to the current 
  4015.      month.  This should present you no problems, since you will probably 
  4016.      want to conduct a sort just before you do billing, anyway.
  4017.  
  4018.  
  4019.      STATEMENT RE-PREPARATION
  4020.  
  4021.           You should avoid having a bill prepared for a month preceding 
  4022.      one for which another bill has already been prepared.  For example, 
  4023.      if February's bill has already been prepared, and you subsequently 
  4024.      have January's prepared again, you will also have to re-prepare Feb-
  4025.  
  4026.  
  4027.      BILLS                                66
  4028.  
  4029.  
  4030.  
  4031.  
  4032.      ruary's.  The reason for this is that the beginning balance for the 
  4033.      bill already prepared for February will have been based upon the en-
  4034.      ding balance for the January bill already prepared.  If you were now 
  4035.      to go back and change January's bill, the January ending balance 
  4036.      might not be the same as it had been before.  Therefore, the begin-
  4037.      ning balance for the February bill already prepared might no longer 
  4038.      be accurate.  Only if you prepare February's (and any other succeed-
  4039.      ing month's) bill again, will all beginning and ending balances be-
  4040.      come consistent again.
  4041.  
  4042.  
  4043.      "UPDATED COPY" BILLS     
  4044.  
  4045.           BillPower will sometimes prepare statements that contain the nota-
  4046.      tion, "**** UPDATED COPY ****".  The reason is that, after having 
  4047.      prepared an (A)ctual statement for a case, you have subsequently 
  4048.      altered the transaction data base upon which that statement was foun-
  4049.      ded.  Assume, for instance, that, on February 20, you prepare a 
  4050.      JAN89-FEB89 bill for the SMITJO1 case.  Then, on February 26, you 
  4051.      enter a new service for that case.  When BillPower takes in that new 
  4052.      service, it will realize that the bill already prepared for February 
  4053.      (the JAN89-FEB89 bill) will need to be redone, to reflect the new 
  4054.      February entry.  Therefore, the next time you do a bill for SMITJO1, 
  4055.      that bill will automatically include the period JAN89-FEB89, so that 
  4056.      the client will be informed of the change.  
  4057.  
  4058.           NOTE:
  4059.                Even if you waited until May to prepare the next bill, 
  4060.           January and February would be included in that bill.  Bill-
  4061.           Power would automatically set the period of that bill to 
  4062.           "FEB89-MAY89", thus insuring inclusion the new transaction.
  4063.  
  4064.      To help keep the client from becoming confused at receiving a second 
  4065.      bill covering a period for which a bill has already been received, 
  4066.      the phrase, "UPDATED COPY", will be printed on the statement.
  4067.  
  4068.  
  4069.      CUSTOMIZED BILL FORMATS
  4070.  
  4071.           If you like, you may develop your own billing formats.  Each will 
  4072.      consist of three files (developed with EDIT.EXE).  The first will 
  4073.      contain your return address, date, client's address, salutation and 
  4074.      opening paragraph.  The second will contain the format for the bill's 
  4075.      transaction itemization.  The third will contain your closing para-
  4076.      graph, signature block, etc.  Your three files will contain tilde 
  4077.      codes, so that BillPower will know where to substitute what data from 
  4078.      the case and transaction files.  Most of the tilde codes may be seen 
  4079.      if you press the F5 key when using EDIT.EXE to create each file.
  4080.  
  4081.           All three files are named after the format number you wish to 
  4082.      assign to the data they contain.  For instance, if the three files 
  4083.      were for billing format 15, they would be named, "15.OPN", "15.ITM", 
  4084.  
  4085.  
  4086.      BILLS                                67
  4087.  
  4088.  
  4089.  
  4090.  
  4091.      and "15.CLS", respectively.  Note that the first file must end with 
  4092.      ".OPN", the second with ".ITM", and the third with ".CLS".  BillPower 
  4093.      comes with three example files for billing format 11.  As you might 
  4094.      guess, they are called "11.OPN", "11.ITM", and "11.CLS".  You should 
  4095.      use those files as models for whatever billing formats you develop.  
  4096.      The ITM file you set up must be IDENTICAL in general layout to the 
  4097.      11.ITM file.  Every line beginning with a left curly bracket, "{", 
  4098.      must be preserved.  The only items you may change are on the lines 
  4099.      immediately following those beginning with curly brackets.  It would 
  4100.      be a good idea to copy 11.ITM into your new ITM file when you first 
  4101.      begin setting it up.  After the 11.ITM file has been copied into the 
  4102.      new ITM file, you may then modify it to suit your needs.  To copy any 
  4103.      file into a new file, go to the top line of the new file and press 
  4104.      Ctrl-K, followed by "R"; then, name the file you wish to copy. 
  4105.  
  4106.  
  4107.  
  4108.  
  4109.  
  4110.  
  4111.  
  4112.  
  4113.  
  4114.  
  4115.  
  4116.  
  4117.  
  4118.  
  4119.  
  4120.  
  4121.  
  4122.  
  4123.  
  4124.  
  4125.  
  4126.  
  4127.  
  4128.  
  4129.  
  4130.  
  4131.  
  4132.  
  4133.  
  4134.  
  4135.  
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.  
  4140.  
  4141.  
  4142.  
  4143.  
  4144.  
  4145.      BILLS                                68
  4146.  
  4147.  
  4148.  
  4149.  
  4150.      NOTE MODULE   (BillPower Plus only)
  4151.  
  4152.           This module is useful for making generalized notes or entering 
  4153.      memos applicable to your cases.  You could, for instance, make a memo 
  4154.      concerning a conversation you have had with Mr. Smith or concerning 
  4155.      some research that you have done for the SMITJO1 case.  To enter the 
  4156.      Note module, press "N" while most any other menu is being displayed.  
  4157.  
  4158.           Each note record consists of the entry date, the case which the 
  4159.      note concerns, and up to 17 lines of information.  Since they consume 
  4160.      a considerable amount of disk space, you should be a brief as possible 
  4161.      when you prepare notes.  In order to save space, BillPower will omit 
  4162.      any blank lines that exist in a note when it is saved to disk.  If you 
  4163.      absolutely need to have a blank line, you may force BillPower to keep 
  4164.      it by making the line consist of over 70 blank spaces.
  4165.  
  4166.           You will note that one Hunt Gate allows you to hunt by a charac-
  4167.      ter sequence contained in the first line of the note, while another 
  4168.      gate allows a search for the character sequence in ANY of the note's 
  4169.      17 lines.  Since hunting through one line is faster than searching 
  4170.      through 17, the hunt will go more quickly if you select Gate C (1st 
  4171.      line) than if you select Gate B (any line).  If you consistently put 
  4172.      the most likely indexing words (such as Key numbers or the parties in-
  4173.      volved in meetings or conversations) on the first line of your notes, 
  4174.      subsequent hunts for those words can be run faster by selecting Gate 
  4175.      C.  You should use Gate B only if you aren't sure of the lines on 
  4176.      which your character sequences appear. 
  4177.  
  4178.  
  4179.  
  4180.  
  4181.  
  4182.  
  4183.  
  4184.  
  4185.  
  4186.  
  4187.  
  4188.  
  4189.  
  4190.  
  4191.  
  4192.  
  4193.  
  4194.  
  4195.  
  4196.  
  4197.  
  4198.  
  4199.  
  4200.  
  4201.  
  4202.  
  4203.  
  4204.      NOTE MODULE                          69
  4205.  
  4206.  
  4207.  
  4208.  
  4209.      PEOPLE MODULE   (BillPower Plus only)
  4210.  
  4211.           This module is designed to hold the name, address, phone number, 
  4212.      and various miscellaneous data for each person you encounter in the 
  4213.      course of your business.  If you diligently enter the appropriate 
  4214.      information for everyone involved with each case (client, accountant, 
  4215.      attorney, consultant, witness, etc.), you will be able to run conf-
  4216.      licts of interest searches through your data.  This module is also 
  4217.      useful if you need to quickly find someone's telephone number or ad-
  4218.      dress or if you need to be quickly refreshed on your impression of 
  4219.      someone you met many months (or years) ago.
  4220.  
  4221.           When you (M)ake an entry in this module, you will be expected to 
  4222.      enter various items of information.  One item is the case with which 
  4223.      the person is associated.  If this person is not necessarily associ-
  4224.      ated with a case (but being entered just for purposes of future ref-
  4225.      erence), you do not have to fill in this case item.  
  4226.  
  4227.           Another item is the category into which this person falls.  You 
  4228.      may establish your own scheme of one- to eight-character categories 
  4229.      (eg: `Jdg' for "judge").  This information will be helpful in con-
  4230.      flicts searches.
  4231.  
  4232.           If there are items of information that you think should be kept 
  4233.      on record, but which are not specifically listed on the Edit screen, 
  4234.      you may enter them in the generalized "Notes" section.
  4235.  
  4236.           To find a telephone number quickly, just enter the PEOPLE module, 
  4237.      press `E' (for `Edit'), and then enter the last and first names of the 
  4238.      person whose number you need.  You might save some time by not enter-
  4239.      ing the first name.  If you omit the first name, BillPower will find 
  4240.      EVERY person with the last name you entered.  If the first one found 
  4241.      isn't the right one, press F6 to move on to the next, and the next, 
  4242.      and so on.  Entering only a last name may well work for "Zappa, Frank" 
  4243.      (because there are so few Zappas), but may slow you down for "Smith, 
  4244.      Fred" (since ALL Smiths would be found, one after the other).
  4245.       
  4246.           The (H)unt routine is similar to those found elsewhere in the 
  4247.      program.
  4248.  
  4249.           Note that the maximum number of people this module can track is 
  4250.      4000.  If this maximum is ever reached, you will be able to enter no 
  4251.      more data until you have omitted some of the names.  The (^O)mit rou-
  4252.      tine allows you to automatically omit all names associated with cases 
  4253.      which have long since been omitted from the disk (you don't need to 
  4254.      keep records of those people for conflicts searches if you are no 
  4255.      longer handling the cases which involved them).  Of course, as in 
  4256.      other modules, you may also specify an individual record for omission 
  4257.      by pressing ^O when that record is being Edited.  But you will prob-
  4258.      ably find it most convenient to do a "mass" omission of ALL the per-
  4259.      sons associated with cases that have, themselves, been omitted.
  4260.  
  4261.  
  4262.  
  4263.      PEOPLE MODULE                        70
  4264.  
  4265.  
  4266.  
  4267.  
  4268.  
  4269.           In the (^O)mit routine, the only records that will be omitted 
  4270.      will be those: 1) which have been specifically tagged for omission; 
  4271.      or 2) which were entered into the People file before a date you will 
  4272.      be asked to specify AND which are associated with cases that have 
  4273.      been omitted.  If a name was entered into the people file after the 
  4274.      date you specify OR if it is associated with a case which is still 
  4275.      active, that name will NOT be omitted, unless you have previously 
  4276.      tagged it for omission. 
  4277.  
  4278.  
  4279.  
  4280.  
  4281.  
  4282.  
  4283.  
  4284.  
  4285.  
  4286.  
  4287.  
  4288.  
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.  
  4294.  
  4295.  
  4296.  
  4297.  
  4298.  
  4299.  
  4300.  
  4301.  
  4302.  
  4303.  
  4304.  
  4305.  
  4306.  
  4307.  
  4308.  
  4309.  
  4310.  
  4311.  
  4312.  
  4313.  
  4314.  
  4315.  
  4316.  
  4317.  
  4318.  
  4319.  
  4320.  
  4321.  
  4322.      PEOPLE MODULE                        71
  4323.  
  4324.  
  4325.  
  4326.  
  4327.      UTILITIES MODULE
  4328.  
  4329.           You may enter the Utilities module from the MAIN MENU by pres-
  4330.      sing ^U.  Once in the module, you will be able to choose from among 
  4331.      the options discussed below.
  4332.  
  4333.  
  4334.      BACK UP DATA FILES
  4335.  
  4336.           If you wish to make backup or archive copies of your current data 
  4337.      files, select this option.  BillPower relies upon the backup program 
  4338.      ("BACKUP.COM or BACKUP.EXE") that was supplied with your computer.  
  4339.      Therefore, make sure that this program is in the ManageX directory or 
  4340.      in your computer's "path". 
  4341.  
  4342.           Since you may have to use more than one disk for the backup, you 
  4343.      will have to keep track of the order in which the disks are used for 
  4344.      backing up.  Therefore, be sure that you have labeled your backup 
  4345.      disks something like, "BillPower Jan89-Aug89 Data Backup (Even days) 
  4346.      #1, "BillPower Jan89-Aug89 Data Backup (Even days) #2", "BillPower 
  4347.      Jan89-Aug89 Data Backup (Odd days) #1", "BillPower Jan89-Aug89 Data 
  4348.      Backup (Odd days) #2", etc.  The computer will tell you when to change 
  4349.      disks, if it is necessary to do so.  Note that the backup disk labels 
  4350.      include the months whose data is contained on the disks.  This infor-
  4351.      mation may be extremely helpful after you have placed the backup disks 
  4352.      into archive status.  If, sometime in the future, you want to find the 
  4353.      most recent archive files a certain month's transaction data, you need 
  4354.      only look at the labels on the disks to determine which were made at 
  4355.      the latest date.
  4356.  
  4357.           If the message, "Bad command or file name", appears on the 
  4358.      screen, you failed to copy the BACKUP program into the ManageX direc-
  4359.      tory.  Just exit BillPower, copy the BACKUP program into the ManageX 
  4360.      directory, re-enter BillPower, and try this option again.
  4361.  
  4362.           If you feel confident enough with DOS, you may elect not to have 
  4363.      BillPower do your backing up, but to do it yourself.  You might save 
  4364.      some time and disk space if you do the copying directly in DOS.  The 
  4365.      files you need to copy each day are:  1) those whose names begin with 
  4366.      "M-" and end with ".LB?"; and  2) those whose names begin with 
  4367.      "MonYr*" and end with ".LB?", where "MonYr" is the current Month and 
  4368.      Year (eg: "DEC87").  Assume, for example, that the current month were 
  4369.      December 1989.  To copy all the latest data files, copy all the 
  4370.      "DEC89*.LB?" files and all the "M-*.LB?" files to the backup disk.  
  4371.      Remember never to enter a new month without having prepared archive 
  4372.      copies of the previous month's data.
  4373.  
  4374.  
  4375.      RESTORE BACKUP FILES FROM BACKUP DISK
  4376.  
  4377.           If something happens to harm your hard disk, you will need to 
  4378.      copy your data files from one of your backups by selecting this op-
  4379.  
  4380.  
  4381.      UTILITIES MODULE                     72
  4382.  
  4383.  
  4384.  
  4385.  
  4386.      tion.  BillPower relies upon the restore program ("RESTORE.COM or RES-
  4387.      TORE.EXE") that was supplied with your computer.  Therefore, make sure 
  4388.      that this program is in the ManageX directory or in your computer's 
  4389.      "path". 
  4390.  
  4391.           You will be asked whether you wish to "Restore (A)ll the files 
  4392.      on the floppy, or only (M)onthly transaction files".  If you answer 
  4393.      "A", then all the files on the backup floppy will be copied to your 
  4394.      hard disk.  These files include not only the monthly transaction 
  4395.      (service/fee, disbursement, receipt, and account), but also such per-
  4396.      ennial files as the case and employee files.  If you are restoring 
  4397.      files from a backup disk other than the current month's, the peren-
  4398.      nial files will not be current, and it is doubtful that you will want 
  4399.      to copy them.  They will take the place of the current case and em-
  4400.      ployee files if they are restored from an old backup.  If you are 
  4401.      restoring from the current month's backup disk(s), you probably will 
  4402.      not mind if the perennial files are copied along with the monthly 
  4403.      transaction files.  If you are restoring files because your primary 
  4404.      files have been damaged, you will ALMOST CERTAINLY want the perennial 
  4405.      files to be restored.  To restore ALL the files on the backup 
  4406.      disk(s), including the perennial files, answer "A".
  4407.  
  4408.           If you want only a certain month's transaction data restored, 
  4409.      answer "M".  You would select "M" if, for instance, you had previous-
  4410.      ly erased a past month's transaction data from your hard disk and now 
  4411.      needed to add it again, so that a report you desire could include 
  4412.      that month.  If you answer "M", you will be asked to enter the "Mon 
  4413.      Yr" of the month whose transaction data you wish to restore.  For 
  4414.      example, if you wanted to add December 1989's data, you would enter 
  4415.      "DEC89".
  4416.  
  4417.           Since you are restoring data files to a hard disk, you may have 
  4418.      to insert several backup disks into the backup disk drive, one after 
  4419.      the other.  Make sure that you insert backup disk #1 when you are 
  4420.      told to, and follow the instructions on the screen. The computer will 
  4421.      tell you when to change disks, if it is necessary to do so. 
  4422.  
  4423.           If the message, "Bad command or file name", appears on the 
  4424.      screen, you failed to copy the RESTORE program into the ManageX direc-
  4425.      tory.  Just exit BillPower, copy the RESTORE program into the ManageX 
  4426.      directory, re-enter BillPower, and try this option again.
  4427.  
  4428.           NOTE:
  4429.                Never restore files piecemeal.  In other words, when 
  4430.           you need to fix files that have been damaged, you must res-
  4431.           tore ALL the files from your last backup.  Don't attempt 
  4432.           to restore only a few, because inconsistencies between the 
  4433.           current files and those that have been restored from a re-
  4434.           cent backup will distort your data.
  4435.  
  4436.  
  4437.  
  4438.  
  4439.  
  4440.      UTILITIES MODULE                     73
  4441.  
  4442.  
  4443.  
  4444.  
  4445.  
  4446.  
  4447.      SORT TRANSACTIONS CHRONOLOGICALLY
  4448.  
  4449.           Occasionally, the transactions (such as time slips, disbursement 
  4450.      and account records) that you enter will not be in chronological or-
  4451.      der.  For instance, you may enter a time slip for 20 January after 
  4452.      you have already entered one for 25 January.  If you do not place the 
  4453.      records into chronological order, the bills you produce will reflect 
  4454.      out-of-order transactions.  This causes no problems other than making 
  4455.      your bills a little less logical than would be the case if they were 
  4456.      in chronological order.
  4457.  
  4458.           If you would like to place your records into the right order 
  4459.      before you send out your bills, select this option by pressing "S".  
  4460.      After you enter the month whose records you wish to sort chronologi-
  4461.      cally, BillPower will take care of the matter for you.  The process 
  4462.      will be slow, so you will not want to do this too often -- once at 
  4463.      the end of each month will suffice.  If you need to sort more than 
  4464.      one month's transactions, you will have to select this option more 
  4465.      than once (one time for each month). 
  4466.  
  4467.  
  4468.      ERASE DATA FILES
  4469.  
  4470.           This option allows you to erase old data files for a past month 
  4471.      or year.  The data files are those service, disbursement, receipt, 
  4472.      and account transaction files which are maintained each month.  Re-
  4473.      member that you will want to keep your hard disk from accumulating 
  4474.      too many old files that needlessly take up disk space.  Every couple 
  4475.      of months you should consider erasing the old files from the hard 
  4476.      disk.  To erase such files, use this option.  You will be asked to 
  4477.      enter the "Mon Yr of monthly (or Yr of yearly) files to erase".  If 
  4478.      you want to erase only one month's files, enter the "Mon Yr" of that 
  4479.      month.  For instance, if you wanted to erase March 1989's files from 
  4480.      the hard disk, you would enter, "MAR89".  To erase all the files for 
  4481.      an entire year, enter the "Yr".  For example, to erase all of 1989's 
  4482.      files, you would enter, "89".
  4483.  
  4484.           You should not erase files for a month or year unless ALL bills 
  4485.      for ALL cases have been prepared for that month or year.  If the data 
  4486.      for the pertinent months has been erased from the hard disk, the pro-
  4487.      gram will "hang up" when it attempts to prepare a bill covering those 
  4488.      months.
  4489.  
  4490.           Ideally, you should try to keep as much data on the hard disk as 
  4491.      you think you are likely ever to need on short notice.  That may 
  4492.      amount to one, two, or three year's-worth.  You are, of course, 
  4493.      limited by the size of your hard disk, and the uses to which you put 
  4494.      your computer.  Data that is so old that you probably won't need it 
  4495.      very frequently should be archived on backup diskettes and erased 
  4496.      from the hard disk, thus freeing space for current data.
  4497.  
  4498.  
  4499.      UTILITIES MODULE                     74
  4500.  
  4501.  
  4502.  
  4503.  
  4504.  
  4505.           Of course, you should NEVER, NEVER erase any files unless you 
  4506.      have made archive backup copies of them.
  4507.  
  4508.  
  4509.      CASE RE-INDEXING
  4510.  
  4511.           If you ever try to edit a case, and BillPower can't seem to find 
  4512.      it, the problem may be that the case file's index has been corrupted.  
  4513.      There are many possible reasons for this problem, ranging from power 
  4514.      surges and unreliable hardware to faulty software and memory-resident 
  4515.      program interference.
  4516.  
  4517.           To re-index the case file, simply choose this option.  Your ac-
  4518.      count and people files will also be indexed, along with your cases.  
  4519.      If you wish, you may have the program also check for duplicate case 
  4520.  
  4521.      numbers (BillPower shouldn't allow you to enter two cases with 
  4522.      the same case number, but it may if the index is faulty at the time 
  4523.      you enter the second one).  Such checking will slow down the re-
  4524.      indexing operation, so use it only if you think you need to.
  4525.  
  4526.           When the re-indexing is complete, press ESC.  You should then be 
  4527.      able to edit any case you wish.  If the problem still isn't fixed, 
  4528.      however, you'll have to select the (R)estore option, discussed above. 
  4529.  
  4530.  
  4531.      TRANSACTION RE-INDEXING
  4532.  
  4533.           If you notice that certain transactions are not appearing on 
  4534.      bills as they should (or if you're unable to edit those transactions), 
  4535.      your transaction file's index may have become corrupted.  There are 
  4536.      many possible reasons for this problem, ranging from power surges and 
  4537.      unreliable hardware to faulty software and memory-resident program 
  4538.      interference.
  4539.  
  4540.           To re-index the transaction file, choose this option.  You'll 
  4541.      have to tell BillPower the "Mon Yr" whose transactions you want in-
  4542.      dexed.  After indexing that "Mon Yr", you may designate another, and 
  4543.      another, etc., until all the files you wish have been re-indexed.  
  4544.      When you're done, press ESC to return to the MAIN MENU.  If, after all 
  4545.      that, you notice that the correct transactions are still not appearing 
  4546.      on your bills, you'll have to select the (R)estore option, discussed 
  4547.      above. 
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.  
  4552.  
  4553.  
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.  
  4558.      UTILITIES MODULE                     75
  4559.  
  4560.  
  4561.  
  4562.  
  4563.      CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM
  4564.  
  4565.  
  4566.      CATEGORIES & ABBREVIATIONS
  4567.  
  4568.           The M-LBCODE.DAT file contains three types of information, all 
  4569.      conforming to the same general format.  It holds a listing of each  
  4570.      1) service code, 2) income category, and 3) expense category.  Each 
  4571.      line in the file consists of an abbreviation (from 1 to 3 characters 
  4572.      long) and a description of what the abbreviation means.  Other option-
  4573.      al items are also included, as described below.  You are encouraged to 
  4574.      change this file with EDIT, so that it fits your needs exactly.  
  4575.  
  4576.           Go to EDIT (to examine M-LBCODE.DAT) by pressing ^E when the MAIN 
  4577.      MENU is displayed.  When the EDIT menu is on the screen, press `E' 
  4578.      (for "Expense/Income/Service" file) to modify M-LBCODE.DAT.
  4579.  
  4580.           The file may have a total of up to 200 lines.  The items in each 
  4581.      line must be lined up EXACTLY, and each line must end with a carriage 
  4582.      RETurn.  The abbreviation may be from one to three characters in 
  4583.      length and must begin in column 1.  A description of what is being 
  4584.      abbreviated should begin in column 6, 7, 8 or 9, and may extend to 
  4585.      column 30.  The TAB key will help you align your data.
  4586.  
  4587.           You may have blank lines which contain no information, and you 
  4588.      may have lines containing headings, but you may have no more than 200 
  4589.      lines.
  4590.  
  4591.  
  4592.      Income/Expense Category Numbers
  4593.  
  4594.           If you are using a line for an income or expense description, 
  4595.      the third item (beginning at column 33) may be the income or expense 
  4596.      category, and the first item (the abbreviation) may be left blank if 
  4597.      you wish.  The category may be any number between 1 and 9999.  Do not 
  4598.      use zero.  Begin your category entry at column 33.  If it is an income 
  4599.      category, begin the entry with "I-"; if it is an expense category, 
  4600.      begin it with "E-".  For example, an income category is represented by 
  4601.      "I-1001", while "E-2054" represents an expense category.  Do NOT use 
  4602.      the same numbers for both expense and income categories.  For ins-
  4603.      tance, do not designate both these categories: I-2054 and E-2054.  And 
  4604.      DO NOT USE FRACTIONS to designate categories -- only WHOLE numbers are 
  4605.      allowed.
  4606.  
  4607.  
  4608.      Optional Category Levels
  4609.  
  4610.           There may be up to four levels of income and expense categories.  
  4611.      The first is the income-expense distinction mentioned above ("E-" for 
  4612.      expense, "I-" for income).  The next level is designated by a descrip-
  4613.      tion (the second item in each line, remember?) containing ONLY capital 
  4614.      letters.  The level following that one must have at least one letter 
  4615.  
  4616.  
  4617.      CATEGORIES                           76
  4618.  
  4619.  
  4620.  
  4621.  
  4622.      of the description capitalized, but NOT ALL the letters.  And the last 
  4623.      level must not have ANY capitalized letters.  Take a look at the sam-
  4624.      ple M-LBCODE.DAT file provided with BillPower to see examples of these 
  4625.      category levels.
  4626.  
  4627.  
  4628.      Optional Service Rates
  4629.  
  4630.           If a line is being used for a SERVICE, rather than a disbursement 
  4631.      or receipt, the fourth item (beginning at column 43) may be a charge 
  4632.      rate for that service.  You may enter a TmKeepr Hourly Rate Level by 
  4633.      entering "L" and the number of the rate level at which the service 
  4634.      will be charged.  For example, to charge the service at each emplo-
  4635.      yee's rate level 1, enter "L1" at column 43.  To charge a FLAT rate, 
  4636.      rather than a TmKeepr rate LEVEL, enter an hourly rate, preceded by a 
  4637.      "$".  For example, if the service (such as a long distance call sur-
  4638.      charge) is to be charged at $30 per hour, regardless of who does the 
  4639.      work on it, enter "$30" at column 43.   If a line has a charge rate at 
  4640.      the end, that rate will be charged for any service whose Description 
  4641.      (entered in the SERVICES/FEES module) BEGINS with the corresponding 
  4642.      abbreviation.  To charge a FIXED AMOUNT for the service, rather than 
  4643.      merely an hourly rate, enter that amount, preceded by a "T".  The 
  4644.      charge rates/amounts contained in this file take precedence over any 
  4645.      that would otherwise apply to a rendered service IF (and only if) the 
  4646.      service Description BEGINS with the abbreviation to which the charge 
  4647.      rate applies.
  4648.  
  4649.  
  4650.      AREAS OF BUSINESS 
  4651.  
  4652.           The M-LBAREA.DAT file supplied with BillPower contains a listing 
  4653.      of the areas of business.  You should edit this file to fit your 
  4654.      needs.  It should consist of no more than 24 lines (make sure that no 
  4655.      blank lines remain at the end of the file).  Each line may be up to 77 
  4656.      characters long.  Unlike the M-LBCODE.DAT file, you are not required 
  4657.      to line up certain information within M-LBAREA.DAT.  You may arrange 
  4658.      the file any way you want, as long as the 24 X 77 limits mentioned 
  4659.      above are not violated. 
  4660.  
  4661.  
  4662.      NUMBERING SYSTEM PROPOSAL
  4663.  
  4664.           The best numbering system is one that allows you to easily re-
  4665.      member each case or account number.  It is recommended that such a 
  4666.      number consist of the first four or five letters from the client's 
  4667.      last name and the first two or three letters from his first.  Under 
  4668.      this system, the case number for the first case you handle for John 
  4669.      Smith would be SMITJO1.  The second case for Mr. Smith would be SMIT-
  4670.      JO2.  
  4671.  
  4672.           Also decide upon a consistent pattern for numbering your ac-
  4673.      counts.  It is recommended that you begin the number of each account 
  4674.  
  4675.  
  4676.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM  77
  4677.  
  4678.  
  4679.  
  4680.  
  4681.      belonging to the same class of accounts with the same short alphanu-
  4682.      meric sequence.  For instance, you could begin all accounts pertain-
  4683.      ing to the firm's assets with "A-" (eg: "A-BIGSOFA").  You could 
  4684.      start the numbers of all accounts payable with "P-" (eg: "P-AT&T").  
  4685.      All client accounts (such as trusts and retainers) could begin with 
  4686.      "C-" (eg: "C-SMITJO1"), and so, on.
  4687.  
  4688.           If you follow a consistent pattern in numbering accounts, you 
  4689.      will be able to sort through your records during (H)unts for particu-
  4690.      lar categories of accounts.  To find all records pertaining to ANY 
  4691.      asset, for instance, you would define the Account Number Hunt Gate as 
  4692.      "A-".  When you pressed F6 to begin the hunt, BillPower would find all 
  4693.      records pertaining to the A-BIGSOFA, A-TYPWRT#1, A-CHAIR#1, etc., ac-
  4694.      counts, but it would not find anything on the C-SMITJO1 account.  Of 
  4695.      course, if you had carelessly named a client account something like 
  4696.      "C-SMITPA-1", it would also be picked up in the hunt for physical as-
  4697.      set account information, since it would also contain the character 
  4698.      sequence, "A-".  Try to limit the use of hyphens and other delimiters 
  4699.      (such as "/",":", and ",") to character sequences at the beginning of 
  4700.      account numbers.
  4701.  
  4702.           You may establish sub-categories of accounts.  If, for instance, 
  4703.      you wanted furniture to be a sub-category of assets ("A-", remember?), 
  4704.      you could begin all such accounts with "FA-" (where "F" is for "fur-
  4705.      niture" and "A" is for "assets").  Equipment might be in the  "EA-" 
  4706.      category.  A hunt for all accounts containing "A-" would find FA-BIG-
  4707.      SOFA, FA-CHAIR, EA-TYPWRT#1, and A-GENERAL, among others (since each 
  4708.      of those "numbers" contains "A-").  But if you wanted to hunt for only 
  4709.      "FA-" accounts, then only the FA-BIGSOFA and FA-CHAIR accounts would 
  4710.      be found.  
  4711.  
  4712.  
  4713.  
  4714.  
  4715.  
  4716.  
  4717.  
  4718.  
  4719.  
  4720.  
  4721.  
  4722.  
  4723.  
  4724.  
  4725.  
  4726.  
  4727.  
  4728.  
  4729.  
  4730.  
  4731.  
  4732.  
  4733.  
  4734.  
  4735.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM  78
  4736.  
  4737.  
  4738.  
  4739.  
  4740.      USING BILLPOWER WITH OLD CASES AND ACCOUNTS
  4741.  
  4742.  
  4743.           If you intend to use BillPower with cases or accounts that were 
  4744.      opened before you obtained BillPower, you will have to enter their 
  4745.      data into BillPower's files.  You should set up the records for these 
  4746.      accounts and cases in the same manner as for your new ones.  Likewise, 
  4747.      you should enter transactions just as you do with your new ones.  
  4748.      Treat them in every respect in the manner that you treat your new ac-
  4749.      counts and cases, except as described below.
  4750.  
  4751.           Normally, when BillPower prepares a bill, it will include a bal-
  4752.      ance brought forward from the preceding month.  However, when you 
  4753.      FIRST BEGIN using the program, its data base will contain no infor-
  4754.      mation about what the balance was at the end of the last month (or ANY 
  4755.      information at all, for that matter).  The first transaction you enter 
  4756.      for each case, therefore, should be the balance brought forward from 
  4757.      your manual (or old computer) system.  If the client owes you money, 
  4758.      you should enter the amount as a SERVICE; if you owe him money, it 
  4759.      should be an ADJUSTMENT (of the "write-off" variety).  In either case, 
  4760.      the service/adjustment's description should be something like, 
  4761.      "Balance prior to computerized billing."  The first bill prepared will 
  4762.      contain this entry, instead of the usual "balance-forward" line (which 
  4763.      will be found on subsequent bills). 
  4764.  
  4765.           NOTE:
  4766.                Under no circumstances should a transaction entry for 
  4767.           any case be dated more than three months prior to the actual
  4768.           date you entered that CASE into BillPower's data base.
  4769.  
  4770.           Previously-opened accounts also need to be opened with BillPower.  
  4771.      Go to the GENERAL LEDGER module and (M)ake a deposit for each such ac-
  4772.      count.  The deposit should be in the amount of the current account 
  4773.      balance.  That's all there is to it.  If, for some reason, there is a 
  4774.      negative balance in an account, you will have to enter it as a with-
  4775.      drawal (instead of a deposit).
  4776.  
  4777.  
  4778.  
  4779.  
  4780.  
  4781.  
  4782.  
  4783.  
  4784.  
  4785.  
  4786.  
  4787.  
  4788.  
  4789.  
  4790.  
  4791.  
  4792.  
  4793.  
  4794.      OLD CASES AND ACCOUNTS               79
  4795.  
  4796.  
  4797.  
  4798.  
  4799.      MESSAGES
  4800.  
  4801.           To save disk space, the MESSAGES section has been omitted.
  4802.      The documentation you receive with your registered copy of BillPower 
  4803.      will include descriptions of the the program's various messages.
  4804.  
  4805.  
  4806.  
  4807.  
  4808.  
  4809.  
  4810.  
  4811.  
  4812.  
  4813.  
  4814.  
  4815.  
  4816.  
  4817.  
  4818.  
  4819.  
  4820.  
  4821.  
  4822.  
  4823.  
  4824.  
  4825.  
  4826.  
  4827.  
  4828.  
  4829.  
  4830.  
  4831.  
  4832.  
  4833.  
  4834.  
  4835.  
  4836.  
  4837.  
  4838.  
  4839.  
  4840.  
  4841.  
  4842.  
  4843.  
  4844.  
  4845.  
  4846.  
  4847.  
  4848.  
  4849.  
  4850.  
  4851.  
  4852.  
  4853.      MESSAGES                             80
  4854.  
  4855.  
  4856.  
  4857.  
  4858.      BILLPOWER ON A LOCAL AREA NETWORK
  4859.  
  4860.           BillPower is designed to work with nearly any LAN that will allow 
  4861.      a user on one work station to open and close (not merely copy) files 
  4862.      on another.  When invoked for use on a LAN, the program utilizes file 
  4863.      locking to prevent two users from simultaneously attempting to change 
  4864.      information in the data base.  Though only one user at a time can Make 
  4865.      or Edit a record, any user can Hunt through the data base for informa-
  4866.      tion at almost any time (unless he's doing a Full-Screen-Edit-type 
  4867.      hunt, which allows records to be edited).  
  4868.  
  4869.           If your LAN defaults to the assumtion that you want it to auto-
  4870.      matically lock files for you, YOU WILL HAVE PROBLEMS with BillPower.  
  4871.      BillPower, not your LAN, must decide when to lock which files.  Make 
  4872.      sure that your LAN is configured to give ALL users complete access to 
  4873.      ALL files in the server's MANAGEX directory.  Make sure that ALL such 
  4874.      files are "sharable" by all users and that your LAN will NOT automati-
  4875.      cally assign a "non-sharable" status to newly-created files in the 
  4876.      MANAGEX directory. 
  4877.  
  4878.           IMPORTANT:
  4879.                 If you're a REGISTERED user (keep reading if you're 
  4880.           not), you must have a copy of BillPower that's been prepared 
  4881.           for the maximum number of users you intend to have on the 
  4882.           LAN.  If you use a non-LAN version (or a LAN version that's 
  4883.           not prepared for as many users as you actually have on the 
  4884.           net), the program may appear to work properly in most ins-
  4885.           tances, but you'll be running the risk of losing data.  If 
  4886.           the number of users on your net ever increases beyond the 
  4887.           number for which you're registered, you must be sure to up-
  4888.           date your registration and install a copy of the program de-
  4889.           signed for more users.  If you forget to do so, you may lose 
  4890.           data.  Therefore, it's a good idea to register, not neces-
  4891.           sarily for the number of users you presently have, but for 
  4892.           the maximum number you anticipate may eventually be on the 
  4893.           net. 
  4894.  
  4895.           The LAN version must be installed on each computer in the net.  
  4896.      This is done by simply placing the registered diskette into each com-
  4897.      puter's drive A and entering "A:INSTALL C:" (assuming that the compu-
  4898.      ter's hard disk is drive C).
  4899.  
  4900.           The BP.BAT file in each computer's MANAGEX directory should have 
  4901.      an extra line inserted near the top, just above below the line that 
  4902.      reads, "cls".  This extra line should direct the station to look to 
  4903.      the server subdirectory containing BillPower's data.  Assume, for ins-
  4904.      tance, that the server's hard disk is referred to as drive "F" and 
  4905.      that drive "F" has a "MANAGEX" directory containing all of the Bill-
  4906.      Power files used by the LAN's stations.  In this case, the line to 
  4907.      insert into the station's BP.BAT file would be:
  4908.  
  4909.                               cd F:\MANAGEX
  4910.  
  4911.  
  4912.                                          90
  4913.  
  4914.  
  4915.  
  4916.  
  4917.  
  4918.           The BP.BAT file on each machine also needs to reflect the desig-
  4919.      nations of both this specific terminal and the main terminal (that is, 
  4920.      the one used by the person chiefly responsible for maintaining the 
  4921.      data base).  Find the line in the BP.BAT file that reads, "billpowr".  
  4922.      After the word "billpowr", you need to add seven parameters, each sep-
  4923.      arated by a space.  The first four may already have been set (see the 
  4924.      SETTING UP section of these instructions), but if they're not, just 
  4925.      substitute an "x" for each one.  The fifth parameter should be a 1- to 
  4926.      3-letter designation for the main terminal.  
  4927.  
  4928.           The sixth parameter should be a 1- to 3-letter designation for 
  4929.      this specific station.  You might assign each station a different num-
  4930.      ber or letter, or you might want to use a station's primary user's 
  4931.      initials as its designation.  For example, if Jane Jones usually oper-
  4932.      ates the main computer, the fifth parameter following "billpowr" in 
  4933.      each station's BP.BAT file might be "JJ".  If the primary user of a 
  4934.      specific station is Allen W. Bosley, that station's BP.BAT file might 
  4935.      specify "AB" as the sixth parameter following "billpowr".  That sta-
  4936.      tion's BP.BAT file might, therefore, have a line that reads, 
  4937.  
  4938.                            "BILLPOWR x x x x JJ AWB" 
  4939.  
  4940.           IMPORTANT:
  4941.                 Make absolutely sure that each station's BP.BAT file 
  4942.           contains the SAME fifth parameter following "billpowr" 
  4943.           (since the main terminal doesn't change).  Also ensure that 
  4944.           no two stations have the same sixth parameter (since each 
  4945.           individual station is DIFFERENT).  If you violate either 
  4946.           rule, you run the risk of losing data, despite the fact the 
  4947.           program may appear to be operating properly.  Once you set 
  4948.           up each station's BP.BAT file, you might want to write-pr-
  4949.           otect it, to prevent it's being changed by a user. 
  4950.  
  4951.           To tell BillPower which of the server's disks will hold its data 
  4952.      base, the seventh parameter following "billpowr" should be that 
  4953.      drive's designation.  If, for instance, a given station refers to the 
  4954.      server's disk as drive F, the seventh parameter should be "F" (eg: 
  4955.      "billpowr x x x x JJ AWB F"). 
  4956.  
  4957.           If you're a non-registered user wanting to try BillPower's file 
  4958.      locking on your LAN, the eighth parameter following "billpowr" should 
  4959.      be, "LAN" (eg: "BILLPOWR x x x x JJ AWB F LAN"). 
  4960.  
  4961.           After you've customized each station's BP.BAT file, you'll find 
  4962.      that the program works much as it does as single-user software.  The 
  4963.      main differences are that: 1)  BillPower will occasionally delay a 
  4964.      user's entering something, as it waits for another user to finish some 
  4965.      process that could potentially change the data base; and 2) only the 
  4966.      main (primary user's) terminal will be able to perform certain func-
  4967.      tions (such as ^Editing with EDIT).
  4968.  
  4969.  
  4970.  
  4971.                                          91
  4972.  
  4973.  
  4974.  
  4975. APPENDICES
  4976.  
  4977.  
  4978.         To save disk space, the Appendices have been omitted.  They'll 
  4979.     be included in the documentation you receive when you register.